Aplicação de notas de crédito de fornecedor
Uma Nota de Crédito de Fornecedor contabilizada é um crédito parado, esperando para ser usado. Aplicá-la gasta esse crédito contra as faturas em aberto do fornecedor — reduzindo o que você realmente paga. Este artigo mostra os caminhos manual e automático, como a nota acompanha o crédito restante e as regras que mantêm as aplicações corretas.
Acesso necessário. Aplicar crédito cria registros de subledger, portanto exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem revisar aplicações, mas não criá-las nem removê-las.
Aplicação manual
Abra a nota contabilizada e clique em Aplicar Nota de Crédito de Fornecedor
A tela de aplicação lista as faturas em aberto do fornecedor — contabilizadas, com saldo pendente, na mesma entidade.
Distribua o crédito
Informe quanto crédito cada fatura recebe. A Meridian aplicou todo o crédito de US$ 300 da Summit HVAC à conta de manutenção original — então a fatura de US$ 3.600 precisou de apenas US$ 3.300 em dinheiro. Você pode dividir uma nota entre várias faturas, ou aplicar várias notas a uma única fatura.
Confirme
Os saldos são atualizados instantaneamente: o saldo pendente das faturas cai, o valor Aplicado a Faturas da nota sobe, e o Crédito Restante cai. O painel Resumo da Nota de Crédito de Fornecedor mostra a barra de utilização se mover.
Veja a aritmética do caso da Meridian, do início ao fim — o padrão que toda aplicação de nota segue:
| Etapa | Documento | Efeito |
|---|---|---|
| A conta de manutenção de US$ 3.600 da Summit é contabilizada | Fatura de compra | Saldo pendente de US$ 3.600 |
| A nota de crédito de −US$ 300 é contabilizada | Nota de Crédito de Fornecedor MVM001001 | Crédito restante de US$ 300, aguardando |
| A nota é aplicada à conta | Aplicação | O saldo pendente da fatura cai para US$ 3.300; a nota mostra Aplicado a Faturas de US$ 300, Crédito Restante de US$ 0 — totalmente utilizado |
| A conta é paga | Desembolso MCD001013 | US$ 3.300 em dinheiro — não US$ 3.600 — liquida a fatura por completo |
Aplicação automática
Marque Auto Apply Memo em uma nota contabilizada e o REDA Financials gasta o crédito por você, entre as faturas em aberto daquele fornecedor, até o crédito acabar ou não restar nenhuma fatura elegível. Ele respeita os períodos de AP fechados o tempo todo.
A ordem em que ele gasta. A fila é decidida para você, nesta ordem:
- Fatura original — se a nota indica a fatura a que se refere, essa fatura é liquidada primeiro, à frente de todas as outras.
- Prioridade de aplicação — um número menor significa prioridade maior. Faturas sem prioridade ficam no fim desta etapa.
- Data da fatura — a mais antiga primeiro, que é o caso comum quando nada acima se aplica.
Duas configurações mudam o que a fila contém, e não a sua ordem:
- Dimension Match — quando ativo, apenas faturas que carregam as mesmas dimensões de custo são elegíveis, e cada uma aceita somente o crédito que suas dimensões correspondentes justificam. Se nada corresponder, a nota é deixada intacta em vez de ser aplicada onde for conveniente.
- Match Lines on Apply — quando ativo, a nota é conciliada produto a produto: cada linha da nota procura linhas de fatura com o mesmo produto e credita essas linhas. Deixe desativado e a nota é aplicada em nível de cabeçalho contra o saldo da fatura. Ative quando um crédito for realmente sobre itens específicos — um eletrodoméstico devolvido, um serviço cobrado a mais — e você quiser que o crédito recaia sobre o mesmo produto de onde veio.
As regras
| Regra | Motivo |
|---|---|
| Mesmo fornecedor | Uma nota é a promessa daquele fornecedor — não pode compensar as contas de outro fornecedor. |
| Mesma entidade | Cada uma das suas empresas liquida suas próprias contas a pagar. Saldos entre empresas se movem pelo lado do caixa — veja Liquidação de contas a pagar entre empresas. |
| Somente documentos contabilizados | Notas em rascunho não têm crédito utilizável; faturas em rascunho não têm nada a liquidar. |
| Mesmo livro razão | O crédito e a fatura devem estar no mesmo livro razão — uma nota em um livro não pode liquidar silenciosamente um saldo em outro. |
| Mesma moeda | Quando o multimoeda está ativo, a nota e a fatura precisam compartilhar a moeda. O crédito nunca é convertido no caminho até uma fatura. |
| Sem reembolsos | O crédito da nota só compensa faturas. Um fornecedor devolvendo dinheiro é um evento bancário, não uma aplicação de nota. |
Acompanhando o crédito
- Na nota: o Resumo da Nota de Crédito de Fornecedor mostra Crédito Total, Aplicado a Faturas e Crédito Restante como uma barra de utilização; a guia Aplicações lista cada aplicação.
- Em cada fatura: o crédito de nota aplicado aparece como Nota Aplicada no Resumo da Fatura, e as aplicações são listadas na sua guia Aplicações.
- Crédito não aplicado entre fornecedores: a lista Notas de Crédito de Fornecedor (Não Aplicadas) mostra todas as notas com crédito ainda a gastar — vale a pena conferir antes de qualquer lote de pagamento.
Desfazendo uma aplicação
Exclua a linha de aplicação (a partir da guia Aplicações de qualquer um dos documentos): o saldo da fatura volta e o crédito restante da nota é restaurado. Reabrir ou cancelar qualquer um dos documentos desfaz suas aplicações automaticamente.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que isso prejudica | Faça isso em vez disso |
|---|---|---|
| Executar o lote de pagamento antes de aplicar as notas | O dinheiro sai para saldos que o crédito poderia ter coberto — e o crédito fica parado sem uso | Percorra a lista Notas de Crédito de Fornecedor (Não Aplicadas) antes de cada lote |
| Esperar o fornecedor "reembolsar" a nota | Esse reembolso nunca vem por meio deste documento — o crédito da nota só compensa faturas | Aplique-o à próxima conta do fornecedor; um reembolso em dinheiro genuíno é registrado em bancos |
| Tentar aplicar uma nota em rascunho | Rascunhos não têm crédito utilizável — a tela de aplicação não oferecerá nada | Contabilize a nota primeiro; depois aplique |
| Aplicar crédito a uma fatura em disputa | A disputa agora inclui o crédito, e desfazer significa excluir aplicações depois | Aplique a contas sem disputa; o crédito não expira |
| Esperar que uma nota liquide a fatura de uma empresa irmã | Aplicações de nota nunca cruzam entidades — a tela simplesmente não listará essas contas | Mantenha o crédito dentro da sua entidade; saldos entre empresas se movem pelo lado do caixa (Liquidação de contas a pagar entre empresas) |
O que vem a seguir
- Entendendo as Notas de Crédito de Fornecedor — a contabilidade por trás do crédito.
- Criando uma Nota de Crédito de Fornecedor — registrando a nota de crédito.
- Aplicação de desembolsos — a contraparte deste fluxo pelo lado do caixa.
Perguntas frequentes
Antes — assim o lote de pagamento só pede o caixa líquido. Se a fatura já foi paga integralmente, aplique a nota à próxima conta do fornecedor; o crédito não expira.
Verifique os três suspeitos de sempre: ela está contabilizada (não em rascunho)? ainda tem saldo pendente? é o mesmo fornecedor e a mesma entidade da nota? Se a correspondência de dimensões estiver em vigor, centros de custo diferentes também a excluem.
Nada de especial — o crédito não aplicado simplesmente é transportado como um passivo negativo no seu balanço patrimonial até ser usado. Se a relação com um fornecedor terminar com crédito pendente, peça ao fornecedor que o reembolse e registre esse reembolso em bancos.
Sim — a aplicação de cada nota é um registro próprio, e uma fatura pode reunir várias sem problema. O valor de Nota Aplicada no Resumo da Fatura soma todas elas, e a guia Aplicações lista cada uma.
Não — os descontos de liquidação são registrados nos pagamentos em dinheiro (veja Descontos de Pagamento Antecipado e Condições). Uma nota apenas reduz o saldo pendente; qualquer desconto se aplica à parcela em dinheiro que você ainda paga.
Os conjuntos de permissões Accounts Payable ou Accounting Admin — as aplicações são registros de subledger. O Accounting Controller pode revisar todas as aplicações, mas tem acesso somente leitura às transações de subledger.
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