Faturamento eletrônico: como funciona
Em um número crescente de países, uma fatura só é legalmente uma fatura depois que o órgão fiscal a viu e lhe atribuiu um número oficial. O papel e o PDF são o registro; a cópia do governo é a verdade. Este artigo explica o que isso significa na prática, o que o REDA Financials faz a respeito e o que precisa ser configurado antes que qualquer coisa aconteça.
O que “faturamento eletrônico” realmente significa
O faturamento eletrônico é uma exigência legal, não um recurso de conveniência. Onde se aplica, cada fatura de venda precisa ser enviada ao órgão fiscal em um formato estruturado, e o órgão responde com uma decisão e um identificador fiscal único. Só então o documento é válido para ser entregue ao seu cliente.
Vale ser preciso sobre três coisas que costumam ser confundidas:
| Isto não é… | …a mesma coisa que isto |
|---|---|
| Enviar uma fatura em PDF por e-mail | Enviar a fatura ao órgão fiscal em um formato estruturado e legível por máquina e receber uma decisão oficial sobre ela. Um PDF é a imagem de uma fatura; o faturamento eletrônico é uma entrega ao fisco. |
| Contabilizar a fatura | Contabilizar registra a fatura nos seus próprios livros. Transmitir informa ao governo que ela existe. As duas coisas precisam acontecer e são eventos separados. |
| Um número gerado pelo seu sistema | O identificador fiscal é emitido pelo órgão, não por você. É a prova de que o documento foi transmitido e aceito. |
Como o órgão é um terceiro, ele responde no próprio ritmo: às vezes em segundos, às vezes horas depois, e mais devagar no fim do mês, quando todo mundo transmite ao mesmo tempo. Esse único fato molda todo o desenho do recurso.
As quatro peças
O faturamento eletrônico no REDA Financials é formado por quatro partes. Entender o que é cada uma torna as etapas de configuração óbvias, em vez de arbitrárias.
| Peça | O que é | Quem mexe nela |
|---|---|---|
| Configuração de fatura eletrônica | Um registro de configuração por entidade: qual país, quais tipos de documento estão no escopo e se as faturas são transmitidas automaticamente ao serem contabilizadas ou ficam retidas para uma pessoa liberar. Sem registro de configuração, aquela entidade não emite eletronicamente. | O administrador, uma vez |
| Histórico de fatura eletrônica | Um registro por fatura: a conversa completa com o órgão fiscal. O que foi enviado, o que voltou, o identificador fiscal e cada nova tentativa. Esta é a sua evidência de auditoria. | Criado automaticamente; consultado por contabilidade e auditoria |
| A consulta de status | Um ciclo em execução contínua que transmite tudo o que ainda está na fila e pergunta ao órgão fiscal o veredito sobre tudo o que aguarda decisão, aproximadamente a cada quinze minutos. | O administrador inicia uma vez |
| Uma conexão com o órgão fiscal do seu país | Cada país transmite de um jeito. A conexão com um órgão específico é fornecida por um pacote de extensão instalado junto com o REDA Financials. O aplicativo base fornece a estrutura, a trilha de auditoria e o fluxo de trabalho. | Instalado com o seu parceiro de implementação |
O que acontece quando uma fatura é contabilizada
Supondo que a entidade esteja configurada e a conexão instalada, esta é a sequência — nada disso exige sair do REDA Financials nem redigitar dados em um portal do governo.
- Um usuário contabiliza a fatura de venda, exatamente como sempre fez. Nada na contabilização muda.
- Um Histórico de fatura eletrônica é criado automaticamente para essa fatura. Isso acontece depois que a fatura foi salva com segurança, e é proposital: um problema para alcançar o órgão fiscal nunca pode desfazer nem bloquear a própria contabilização. Seus livros nunca ficam reféns de um serviço público lento.
- O Histórico é liberado na hora ou fica retido como rascunho, conforme a configuração da entidade. A liberação automática combina com alto volume de faturamento; reter combina com empresas que querem que uma pessoa confira antes de transmitir.
- O documento é transmitido e o órgão confirma o recebimento. O Histórico passa para Enviado. Nesse ponto o órgão tem a fatura, mas ainda não se manifestou sobre ela.
- A consulta de status recolhe o veredito: a fatura passa para Aceito (e ganha seu identificador fiscal) ou para Rejeitado (com o motivo do órgão registrado).
- A própria fatura mostra o resultado. Dois campos somente leitura na fatura de venda — Status de fatura eletrônica e UUID de fatura eletrônica — permitem que qualquer pessoa veja a situação sem abrir o Histórico.
Os status e o que cada um está dizendo
| Status | Significado | Precisa de uma pessoa? |
|---|---|---|
| Rascunho | Existe um Histórico, mas ele não foi liberado para transmissão. É o normal quando a entidade transmite manualmente. | Sim: alguém precisa liberá-lo |
| Pronto para enviar / Na fila | Liberado e aguardando transmissão. | Não |
| Enviado | O órgão recebeu e confirmou o recebimento; ainda não há veredito. | Não: a consulta cuida disso |
| Aceito | Aprovado. A fatura é legalmente válida e carrega seu identificador fiscal. | Não: esta é a linha de chegada |
| Rejeitado | O órgão recusou o documento e informou o motivo. Causas comuns são um identificador fiscal do cliente que não bate com o cadastro do órgão, ou um valor que ele contesta. | Sim: corrigir e reemitir |
| Erro | A própria troca falhou: nunca chegou ao órgão, ou a resposta nunca voltou. É diferente de uma rejeição. | Sim: corrigir e reenviar |
| Cancelado | O documento foi retirado. | Não |
Por que uma fatura transmitida não pode ser descontabilizada
Depois que uma fatura foi enviada, o REDA Financials não deixa você descontabilizá-la nem alterá-la. Não é uma restrição do sistema que possa ser desativada na configuração: o órgão fiscal já tem aquele documento, e alterar a sua cópia deixaria seus livros em desacordo com o registro do governo.
O remédio correto é o mesmo que os contadores sempre usaram: emitir uma nota de crédito para reverter a original e depois emitir uma fatura corrigida. A fatura corrigida é transmitida por direito próprio, de modo que o registro do órgão e o seu continuam alinhados e a correção fica totalmente rastreável — que é exatamente o que uma auditoria precisa.
Faturas que você não quer transmitir
Algumas faturas nunca devem chegar ao órgão fiscal: uma cobrança interna entre as suas próprias entidades, um documento de teste, uma operação fora do escopo da obrigatoriedade. A caixa de seleção Ignorar fatura eletrônica na fatura de venda exclui completamente aquela fatura: nenhum Histórico é criado e nada é transmitido.
Quem precisa fazer o quê
| Função | O que faz |
|---|---|
| Administrador | Cria a Configuração de fatura eletrônica por entidade, inicia a consulta de status, coloca os campos novos nos layouts de página, concede a segurança em nível de campo e adiciona Ignorar fatura eletrônica ao conjunto de campos Interface. Uma única vez, na entrada em produção. |
| Contas a receber | Contabiliza as faturas normalmente. Acompanha o Status de fatura eletrônica na fatura, marca Ignorar fatura eletrônica quando uma fatura está fora do escopo e reemite tudo o que o órgão rejeitar. |
| Controller / auditoria | Lê os Históricos de fatura eletrônica como evidência da transmissão e acompanha as contagens no cartão de Operações para perceber uma fila que parou de andar. |
Para onde ir depois
- Configurar o faturamento eletrônico de uma entidade: a configuração, campo a campo.
- Consulta de status de fatura eletrônica: iniciar o ciclo que transmite e recolhe os vereditos. Obrigatório.
- Ler um Histórico de fatura eletrônica: resolver uma rejeição ou um erro.
- Faturamento eletrônico na fatura de venda: o que a equipe de contas a receber vê no dia a dia.
- Extensões de fatura eletrônica: como o órgão fiscal de um país específico é conectado.
Perguntas frequentes
Não. Sem um registro de Configuração de fatura eletrônica não acontece nada: nenhum Histórico é criado, o cartão de Operações informa que não há nada configurado e o faturamento se comporta exatamente como antes. O recurso fica inerte até que uma entidade seja configurada.
Sim: a configuração é por entidade. Crie uma Configuração de fatura eletrônica apenas para as entidades cujo país exige; as demais não são afetadas.
Não. O Histórico é criado depois que a fatura é confirmada, em uma etapa separada, justamente para que um órgão fiscal lento ou indisponível não possa atrasar nem fazer falhar uma contabilização.
A fatura permanece em Enviado e aparece na contagem “Aguardando resposta do órgão” no cartão de Operações. Se um único documento ficar parado enquanto os outros são resolvidos, abra o Histórico dele e verifique se algum recebimento chegou a ser registrado; se não, reenvie.
Nesta versão, não. A transmissão eletrônica cobre por enquanto os documentos de venda.
No Histórico de fatura eletrônica. Há um por fatura e ele registra o que foi enviado, o que o órgão respondeu, quando, e o identificador fiscal emitido — que costuma ser exatamente o que um auditor pede para ver.