Contabilização e cancelamento de uma ordem de compra
O ciclo Rascunho → Contabilizada → Cancelada de uma ordem de compra se parece com o de uma fatura, mas ele movimenta alavancas diferentes: nenhum lançamento no livro razão, consequências reais no orçamento. Este artigo detalha exatamente o que cada transição faz — e o que não faz.
Acesso necessário. Contabilizar, reabrir e cancelar essas ordens exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (equipe e gerentes de AP) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem revisar qualquer ordem, mas não alterar seu status.
Contabilização: emitindo o compromisso
Contabilizar uma ordem em rascunho (o botão Contabilizar — sua dica de ferramenta diz claramente: bloquear esta Ordem de compra e comprometer os valores do orçamento) faz quatro coisas:
- Bloqueia o documento. As linhas não podem mais ser adicionadas, editadas ou removidas — a ordem agora é uma promessa sobre a qual o fornecedor pode agir. ("Não é possível modificar linhas de um Pedido de compra que não está em Rascunho.")
- Atribui seu número a partir da sequência de documentos da entidade, e seu período contábil a partir da data da ordem de compra.
- Executa a verificação de orçamento. Se as linhas da ordem corresponderem a um orçamento contabilizado, os valores são comprometidos contra ele e o campo Verificação de orçamento reporta o resultado — Dentro do orçamento, ou um bloqueio se a ordem ultrapassasse o orçamento (contornável apenas via Ignorar controles de orçamento). Veja Análise de Orçamento da Ordem de Compra.
- Habilita os fluxos seguintes — recebimento, faturamento e o PDF voltado ao fornecedor.
O controle de aprovação também se aplica aqui: a contabilização exige Status de aprovação Aprovado ou Não necessário; Enviar para aprovação inicia o fluxo de aprovação da sua organização.
Reabrindo uma ordem contabilizada
Reabra para Rascunho para corrigir ou renegociar. O bloqueio é liberado, e qualquer compromisso de orçamento é estornado enquanto você edita. Duas ressalvas:
- Se entregas ou faturas já ocorreram contra a ordem, as alterações devem permanecer consistentes com elas — você não pode reduzir uma linha abaixo do que já foi recebido ou faturado.
- Recontabilizar executa novamente a verificação de orçamento com os níveis atuais de orçamento — uma ordem que coube em março pode não caber em setembro.
A alteração fica registrada para você
Você não precisa manter uma anotação à parte do que a ordem dizia antes. Na primeira vez que uma ordem de compra é contabilizada, o REDA Financials congela o compromisso original no próprio registro, e cada alteração posterior é medida em relação a ele.
| Campo | Onde | O que contém |
|---|---|---|
| Valor original | Linha da ordem de compra | O valor da linha quando a ordem foi contabilizada pela primeira vez. Fica travado nesse momento e nunca muda, por mais que a linha seja editada depois. Uma linha acrescentada mais tarde recebe seu Valor original quando a ordem alterada é recontabilizada. |
| Ordem de alteração | Linha da ordem de compra | Marcado automaticamente quando uma recontabilização encontra uma linha cujo valor agora difere do seu Valor original — ou uma linha que não estava na ordem quando ela foi contabilizada pela primeira vez. As linhas que ainda correspondem ao que foi emitido originalmente permanecem desmarcadas. |
| Valor original da OC | Ordem de compra | O total da ordem tal como foi contabilizado pela primeira vez. |
| Valor da ordem de alteração | Ordem de compra | O total de hoje menos o total original. Positivo significa que a ordem cresceu; negativo, que diminuiu. Em branco até que a ordem tenha sido contabilizada uma vez. |
Nada disso é manual, e nada disso é um documento à parte para se perseguir: reabra, altere, recontabilize, e a ordem carrega seu próprio histórico de o quanto se afastou do acordo que você emitiu no início. É isso que um auditor pede, e é o que uma conversa de orçamento precisa quando um compromisso cresce silenciosamente.
Cancelamento: anulando o compromisso
Cancelar uma ordem contabilizada (motivo do cancelamento obrigatório, como em toda parte) libera o que a contabilização reservou:
- O compromisso de orçamento volta a ficar disponível — o dinheiro pode ser prometido em outro lugar.
- Recebimento e faturamento são encerrados — nada mais pode acontecer contra uma ordem cancelada.
- O documento permanece, congelado com seu motivo: seu registro de que a ordem existiu e por que foi encerrada.
Cancelando o restante de uma ordem parcialmente entregue
O fornecedor entregou metade e o negócio foi cancelado? Não cancele a ordem — a metade entregue é histórico e deve permanecer. Em vez disso, reabra a ordem e reduza as quantidades para o que foi de fato recebido e faturado, depois recontabilize. A ordem se encerra honestamente: compromisso reduzido, saldos zerados, trilha de auditoria intacta.
Os três estados em resumo
| Rascunho | Contabilizada | Cancelada | |
|---|---|---|---|
| Linhas editáveis? | Totalmente | Não — "Não é possível modificar linhas de um Pedido de compra que não está em Rascunho." | Nunca mais |
| Orçamento | Nada comprometido | Valores comprometidos contra o orçamento correspondente | Compromisso retornado ao disponível |
| Recebimento / faturamento | Ainda não possível | Aberto — entregas e faturas correspondidas fluem | Encerrado — nada mais pode acontecer |
| Livro razão | Intocado | Ainda intocado — os lançamentos vêm das faturas correspondidas | Intocado |
| Excluível? | Sim | Não — reabra ou cancele | Não — congelada com seu motivo |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Cancelar uma ordem parcialmente entregue | O cancelamento tenta apagar um compromisso que foi parcialmente honrado — a metade entregue merece permanecer | Reabra, reduza as quantidades para o que foi recebido e faturado, recontabilize |
| Reabrir uma ordem e deixá-la em Rascunho | O compromisso de orçamento permanece estornado e a documentação do fornecedor aponta para um documento que não está mais emitido | Faça a alteração e recontabilize na mesma sessão |
| Esperar que o cancelamento corrija o livro razão | Não há nada a corrigir — uma ordem de compra nunca gerou lançamentos; os custos reais estão nas faturas correspondidas | Trate as faturas contabilizadas nos próprios termos (reabra, cancele, ou nota de crédito de fornecedor) |
| Alterar uma ordem contabilizada apenas "avisando o fornecedor" | O sistema continua aplicando as quantidades e preços antigos — toda fatura futura fica sem correspondência | Reabra, altere, aprove novamente se necessário, recontabilize; o PDF é regenerado a partir da verdade |
| Deixar ordens obsoletas contabilizadas | Seus compromissos ficam no orçamento para sempre, sufocando gastos reais | Cancele o que nunca será cumprido — o campo de motivo existe para dizer por quê |
O que vem a seguir
- Entendendo as ordens de compra — o ciclo de vida completo.
- Análise de Orçamento da Ordem de Compra — o que o compromisso significa em números.
- Clonar uma ordem de compra — reemitindo após um cancelamento.
Perguntas frequentes
A ordem ultrapassaria a linha de orçamento correspondente. Suas opções, em ordem de preferência: reduzir a ordem; solicitar uma alteração no orçamento (um Lançamento orçamentário complementar); ou — com a autoridade necessária — marcar Ignorar controles de orçamento e contabilizar mesmo assim, de forma visível.
Rascunhos, sim. Ordens contabilizadas, não — elas podem já ter sido enviadas ao fornecedor e ter orçamento comprometido; o caminho de cancelamento com motivo preserva esse histórico.
Não — os ativos criados a partir de linhas recebidas são registros reais, com seu próprio ciclo de vida. Se as mercadorias forem devolvidas ao fornecedor, baixe os ativos pelo fluxo de trabalho de ativos (veja Baixa de ativos) como parte do desfazimento do negócio.
Até onde a realidade permitir: nada que já tenha sido recebido ou faturado pode ser contradito, então uma linha não pode cair abaixo da quantidade recebida ou faturada. Todo o resto — preços, novas linhas, datas — está aberto, e a verificação de orçamento é executada novamente quando você contabiliza de novo.
Onde aprovações se aplicam, sim — a ordem alterada só é contabilizada com Status de aprovação Aprovado ou Não necessário, e um compromisso alterado é exatamente o que a aprovação existe para verificar. Enviar para aprovação reinicia o processo.
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