Lotes de Aplicação Automática (CR/CM/CD/VM)
Conciliar dinheiro com faturas é essencial e repetitivo — a própria definição de trabalho a automatizar. Quatro lotes irmãos no console de Operações aplicam os quatro tipos de documento de liquidação às suas faturas em aberto: Recebimentos e Notas de Crédito do lado do cliente, Desembolsos e Notas de Crédito de Fornecedor do lado do fornecedor. Mesma filosofia, quatro variações.
Acesso necessário. Agendar e executar lotes exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2. Os conjuntos Accounting Controller v2 e Read Only v2 podem abrir o console para visualizar os resultados; os conjuntos Accounts Payable v2 e Accounts Receivable v2 não conseguem vê-lo, embora vejam as aplicações que os lotes criam.
As regras de correspondência compartilhadas
O cartão de cada lote as declara com clareza (eis o dos recebimentos): "Aplica automaticamente os Recebimentos marcados com Aplicar recebimento automaticamente às faturas pendentes do mesmo cliente e entidade. Usa FIFO por data da fatura (ou FIFO com correspondência de dimensões quando Exigir correspondência de dimensões ao aplicar está marcado). Respeita as datas de fechamento dos livros." Decodificando:
- Opcional por documento — apenas documentos sinalizados para aplicação automática (ou pagamentos com valores não aplicados, do lado dos desembolsos) são tocados. A correspondência manual continua sua onde você quiser mantê-la.
- Mesmo terceiro, mesma entidade — o dinheiro nunca transita entre clientes, fornecedores ou empresas.
- Da mais antiga para a mais recente (FIFO) — as faturas em aberto são liquidadas na ordem da data da fatura, a norma contábil; faturas com uma Prioridade de Aplicação furam a fila.
- Sensível a dimensões — com Enforce Dimension Match on Apply, apenas faturas com dimensões de custo correspondentes se qualificam.
- Respeita livros fechados — nenhuma aplicação recai em um período fechado.
Os quatro cartões, em suas próprias palavras
| Cartão | Sua descrição na guia Operations |
|---|---|
| Cash Receipt Auto-Apply Batch | "Aplica automaticamente os Recebimentos marcados com Aplicar recebimento automaticamente às faturas pendentes do mesmo cliente e entidade. Usa FIFO por data da fatura (ou FIFO com correspondência de dimensões quando Exigir correspondência de dimensões ao aplicar está marcado). Respeita as datas de fechamento dos livros." |
| Credit Memo Auto-Apply Batch | O irmão do crédito de cliente: notas de crédito sinalizadas aplicadas às faturas em aberto do mesmo cliente, da mais antiga para a mais recente. |
| Cash Disbursement Auto-Apply Batch | "Aplica automaticamente os Desembolsos com valores não aplicados às Faturas de compra pendentes do mesmo fornecedor e entidade. Usa FIFO por data da fatura. Respeita as datas de fechamento dos livros e a correspondência de dimensões." |
| Vendor Memo Auto-Apply Batch | "Aplica automaticamente as Notas de crédito de fornecedor marcadas com Aplicar nota automaticamente às Faturas de compra pendentes do mesmo fornecedor e entidade. Usa FIFO por data da fatura. Respeita as datas de fechamento dos livros e a correspondência de dimensões." |
Quais faturas são liquidadas, em qual ordem
Documentado por completo para os recebimentos — e o padrão a esperar em toda a família:
| Prioridade | Regra |
|---|---|
| Primeiro | A Original Invoice (fatura original) do recebimento, se houver uma vinculada — essa fatura é liquidada primeiro, independentemente de sua data. |
| Depois | Faturas com um número de Application Priority (prioridade de aplicação), do menor número em diante — uma exceção por fatura para faturas estratégicas. |
| Depois | Tudo o mais, da fatura mais antiga em diante por data da fatura, até o dinheiro acabar. A última fatura alcançada pode receber uma aplicação parcial — isso é normal. |
Uma execução real — os três meses da GreenLeaf
A locatária GreenLeaf, da Meridian Properties Group, ficou inadimplente: faturas de abril, maio e junho, $4.350 cada, todas em aberto. Chega um pagamento de $8.700 sinalizado para aplicação automática. A execução noturna percorre da mais antiga em diante:
| Fatura | Saldo devedor antes | Aplicado automaticamente | Saldo devedor depois |
|---|---|---|---|
| Aluguel de abril | $4.350,00 | $4.350,00 | $0,00 — liquidada |
| Aluguel de maio | $4.350,00 | $4.350,00 | $0,00 — liquidada |
| Aluguel de junho | $4.350,00 | $0,00 — o dinheiro acabou | $4.350,00 — ainda em aberto |
O recebimento termina totalmente aplicado, dois registros de aplicação comuns existem em sua guia Aplicações, e o relatório de aging conta a verdade: a GreenLeaf deve um mês, não três. A ordem da mais antiga para a mais recente importa exatamente aqui — os saldos vencidos diminuem antes dos correntes.
As recusas, ipsis litteris
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "WHT Received receipts must be manually applied to specific invoices." | Comprovantes de retenção na fonte carregam significado fiscal por fatura — o lote deliberadamente os deixa para uma pessoa. |
| "Application Date {0} falls on or before the AR book closure date ({1}) for this entity." | Os livros estão fechados até aquela data — nada é aplicado até que a data caia em um período em aberto. |
| "No open Accounting Period found for Application Date {0}." | O período da aplicação deriva de sua data — um administrador abre ou gera o período primeiro. |
Operando os quatro
Cada cartão é agendado de forma independente (um horário noturno diário para cada), mostra sua contagem de trabalho pendente e oferece Run Now — útil depois de uma importação em massa de recebimentos ou antes de uma execução de pagamentos, quando você quer tudo correspondido agora. Os resultados vão para o log de auditoria a cada execução, com os motivos das falhas.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Sinalizar dinheiro que o cliente destinou a uma fatura específica | Da mais antiga para a mais recente o envia para uma fatura diferente (mais antiga) — seus registros e os do cliente deixam de coincidir | Vincule a Original Invoice (fatura original) no recebimento; essa fatura é liquidada primeiro |
| Aplicar automaticamente enquanto uma fatura antiga está em disputa | A fatura em disputa é a mais antiga, então é paga primeiro — minando sua própria posição na disputa | Aplique manualmente ou defina a Application Priority (prioridade de aplicação) nas faturas que devem absorver o dinheiro |
| Deixar saldos em conta corrente deliberados para o lote noturno | O lote vai gastá-los nas faturas mais antigas — mas o cliente pediu para você retê-los | Mantenha o dinheiro retido sem sinalização; anote a instrução no documento |
| Presumir que silêncio significa que houve correspondência | Uma omissão benigna (livros fechados, nenhuma fatura elegível) deixa o dinheiro discretamente sem aplicação | Dê uma olhada nos valores não aplicados após a execução — zero significa que houve correspondência; o registro de auditoria explica o resto |
| Agendar o par do lado do cliente e esquecer o lado do fornecedor | Pagamentos e notas de crédito de fornecedor se acumulam sem aplicação enquanto todos presumem que "a aplicação automática está ativa" | Os quatro cartões são agendados de forma independente — verifique se cada chip mostra Scheduled |
O que vem a seguir
- Visão geral do Programador de operações — o console.
- Os quatro artigos de módulo vinculados acima — o comportamento de correspondência em profundidade.
Perguntas frequentes
Ele aplicou à mais antiga — o que é correto por padrão, mas errado quando uma fatura específica deveria vir primeiro. Exclua a aplicação, aplique manualmente e defina a Application Priority (prioridade de aplicação) nas faturas que merecem ficar à frente da fila.
Não havia destino elegível: nada em aberto para aquele terceiro naquela entidade, as dimensões não coincidiram, a única fatura em aberto tem data futura (seu saldo ainda não existe) ou o período estava fechado. O registro de auditoria da execução indica qual desses motivos foi; enquanto isso, o dinheiro permanece com segurança no seu saldo não aplicado.
Não — os candidatos são sempre o mesmo terceiro e a mesma entidade do documento; o dinheiro nunca transita entre clientes, fornecedores ou empresas. A liquidação entre entidades é um recurso deliberado e opcional, com sua própria contabilização entre empresas, e os lotes nunca fazem isso por você.
Completamente — toda aplicação que ele cria é um registro de aplicação comum, visível na guia Aplicações do documento e removível exatamente como uma manual. Desfaça a aplicação e realoque manualmente. (A remoção em períodos fechados é recusada, como em qualquer aplicação.)
Não — a automação agendada é executada no contexto de processo automatizado da plataforma e não ocupa um dos seus assentos adquiridos.
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