Clonar uma fatura de compra
A conta da CityClean é igual todo mês. Em vez de digitar tudo de novo, abra a fatura do mês passado, clique em Clonar com linhas, altere as datas e a referência, contabilize — pronto em menos de um minuto. Este artigo explica o que a clonagem copia, o que ela deliberadamente não copia e quando um modelo recorrente é a ferramenta mais adequada.
Acesso necessário. Criar, editar e contabilizar a cópia exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (equipe e gestores de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 permitem visualizar, mas não criar nem contabilizar.
Como funciona
Abra a fatura que deseja repetir e clique em Clonar com linhas
O botão fica no cabeçalho do registro — disponível independentemente do status, porque a clonagem lê o original sem alterá-lo. Até documentos cancelados podem ser clonados, o que é exatamente como você reemite um que foi cancelado por engano.
Revise a cópia pré-preenchida
Um novo rascunho é aberto com tudo carregado — fornecedor, entidade, tipo, descrição e cada linha com seu produto, conta contábil, quantidades, preços e centros de custo — e os itens que precisam ficar em branco para você preencher: as novas datas e uma nova referência. A cópia recebe seu próprio número de documento ao ser salva; nada a vincula aos pagamentos ou ao histórico do original.
Ajuste e depois clique em Salvar rascunho ou Contabilizar
Altere a data da fatura, o novo número da conta do fornecedor em Referência e quaisquer valores que sejam diferentes desta vez — depois contabilize quando estiver pronto. A partir daí, é uma fatura comum com um ciclo de vida comum.
O que é mantido — e o que começa do zero
| Mantido do original | Novo na cópia |
|---|---|
| Entidade, fornecedor e tipo de fatura | Número do documento — atribuído pela sequência de documentos da entidade quando a cópia é salva |
| Descrição e o texto de Referência (a ser substituído) | Status — sempre Rascunho, totalmente editável, independentemente do status do original |
| Cada linha: produto, conta contábil, descrição, quantidade, preço unitário, desconto, perfil fiscal, centro de custos | Datas — você define a nova Data da fatura (que determina o período contábil) e a Data de vencimento |
| Nada mais — e esse é o objetivo | Histórico — sem lançamentos contábeis, sem pagamentos ou aplicações, sem correspondência com ordem de compra, sem decisão de aprovação, sem nenhum registro de auditoria além do próprio |
Imposto e retenção se comportam da mesma forma que em qualquer rascunho: o formulário mostra uma prévia em tempo real enquanto você edita a cópia, mas os valores armazenados e seus registros de suporte são gravados quando a cópia é contabilizada — nada é herdado da contabilização do original.
Um minuto na prática na Meridian
A conta de limpeza da CityClean é o caso clássico. A fatura de março, MPI001008 — US$ 2.200, contabilizada e paga — está registrada. Quando a próxima conta em papel chega, o contador abre a MPI001008, clica em Clonar com linhas e, no novo rascunho, altera exatamente três coisas: a Data da fatura para a data da nova conta, a Data de vencimento que ela implica, e a Referência para o novo número de fatura da CityClean. A linha de US$ 2.200, sua conta contábil e seu centro de custos passam intactos. Contabilizar — pronto. A cópia é lançada em seu próprio período (julho de 2026 em diante, já que os livros da Meridian estão fechados até junho), tem seu próprio número e inicia sua própria trajetória nos relatórios de aging e nas execuções de pagamento.
A cópia ainda precisa passar por todas as verificações
A clonagem elimina a digitação, não os controles. Quando a cópia é contabilizada, ela passa pelos mesmos filtros que uma fatura criada do zero — incluindo estes, literalmente:
| A mensagem | O que significa em um clone |
|---|---|
| "A Data da fatura deve estar dentro do intervalo de datas do Período contábil selecionado." (A Data da fatura deve estar dentro do Período contábil selecionado.) | Você alterou a data, mas o período não acompanhou — reselecione o período ou corrija a data. |
| "A data de vencimento não pode ser anterior à data da fatura. Revise as condições de pagamento e a data de vencimento." (A Data de vencimento não pode ser anterior à Data da fatura.) | A data de vencimento copiada é anterior à nova data da fatura — defina a correta com base na conta do fornecedor. |
| "A Conta contábil está inativa e não pode receber novas contabilizações. Selecione uma conta ativa ou reative esta." (A Conta contábil está inativa e não pode receber novas contabilizações. Selecione uma conta ativa ou reative esta.) | O original estava correto na época — mas uma linha clonada pode apontar para uma conta que já foi desativada. Escolha a sucessora ativa. |
| "A Entidade está inativa e não pode receber novas transações. Selecione uma entidade ativa ou contate o administrador para reativá-la." (A Entidade está inativa e não pode receber novas transações. Selecione uma entidade ativa ou contate seu administrador para reativá-la.) | A mesma ideia no nível da empresa — documentos antigos podem referenciar entidades que não transacionam mais. |
Bons usos
- Contas mensais quase idênticas — mesmo fornecedor, mesmas linhas, novo mês.
- Reemissão após um cancelamento — clone a fatura cancelada, corrija o que estava errado e contabilize a cópia corrigida.
- Um modelo que você ajusta — um fornecedor, vários imóveis: clone e altere o centro de custos.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Contabilizar com a Referência copiada | Duas faturas alegam o mesmo número de conta do fornecedor — as verificações de duplicidade e os extratos do fornecedor ficam ambos incorretos | Sempre substitua pelo número da nova conta antes de contabilizar |
| Deixar o centro de custos antigo em um clone "modelo" | O custo cai no imóvel ou departamento errado, e todo relatório dimensional herda o erro | Torne a troca do centro de custos parte da sua rotina de clonagem |
| Clonar todo mês em vez de usar um modelo | Todo mês depende de alguém se lembrar — e de escolher o original correto | Configure um modelo recorrente uma vez; deixe o sistema gerar o documento de cada período |
| Esperar que o clone de uma fatura vinculada a uma ordem de compra já venha correspondida | A cópia não tem vínculo com a ordem de compra — contabilizada sem correspondência, ela ignora completamente os controles de três vias | Refaça a correspondência da cópia com Corresponder ordem de compra antes de contabilizar |
Quem pode clonar
A clonagem segue o mesmo limite que a criação de qualquer fatura de compra (veja Acesso necessário acima). A ação Clonar com linhas cria um novo documento, então uma função apenas de visualização pode abrir e ler qualquer fatura, mas não pode cloná-la.
O que vem a seguir
- Criando uma fatura de compra — o caminho do zero.
- Modelos recorrentes de fatura e ordem de compra — para repetição verdadeira.
Perguntas frequentes
Não — a cópia começa sua própria trajetória como rascunho e passa pela aprovação que sua organização exigir, como qualquer documento novo.
Nenhum — o clone é apenas um rascunho. Exclua-o. O original nunca é afetado pela clonagem.
A clonagem copia o conteúdo do próprio documento, não seus relacionamentos de liquidação. Refaça a correspondência da cópia com uma ordem de compra se ela faturar uma — a correspondência precisa ser validada contra as quantidades recebidas atuais de qualquer forma.
A configuração da linha que os gera — perfis fiscais, valores, o fornecedor — é copiada, e o formulário mostra uma prévia em tempo real enquanto você edita. Os valores armazenados e seus registros de suporte são gravados quando a própria cópia é contabilizada, calculados pelas regras vigentes na data dela, não na do original.
Sim — a clonagem lê o original sem alterá-lo, seja qual for o status dele. Faturas contabilizadas, pagas e até canceladas são clonadas normalmente; os lançamentos, pagamentos e o histórico do original nunca são afetados.
Não — o clone copia fielmente as quantidades e os preços do mês passado, e não tem como saber que o fornecedor os reajustou. Ler a nova conta em papel linha por linha é tarefa sua; o clone só economiza a digitação.
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