Lotes de Aplicação Automática
Quatro cartões irmãos — aplicação automática de Recebimento, Nota de Crédito, Desembolso e Nota de Crédito de Fornecedor — que vinculam documentos de liquidação sinalizados a faturas em aberto durante a noite. Um único manual cobre todos eles.
Acesso necessário. Agendar e executar esses lotes exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2; o Accounting Controller v2 também consegue acessar o console. Os conjuntos Accounts Payable v2 e Accounts Receivable v2 não conseguem vê-lo — todos os demais têm contato apenas com as aplicações que ele cria.
Os quatro cartões, lado a lado
| Cartão | Aplica | A | Sinalizador de participação no documento |
|---|---|---|---|
| Lote de Aplicação Automática de Recebimento | Recebimentos | Faturas pendentes do mesmo cliente e da mesma entidade | Aplicar Recebimento Automaticamente |
| Lote de Aplicação Automática de Nota de Crédito | Notas de Crédito | As faturas pendentes do cliente, da mais antiga primeiro | Aplicar Nota Automaticamente |
| Lote de Aplicação Automática de Desembolso | Desembolsos com valores não aplicados | Faturas de compra pendentes do mesmo fornecedor e da mesma entidade | Os valores não aplicados qualificam do lado do desembolso |
| Lote de Aplicação Automática de Nota de Crédito de Fornecedor | Notas de Crédito de Fornecedor | Faturas de compra pendentes do mesmo fornecedor e da mesma entidade | Aplicar Nota Automaticamente |
As regras de correspondência compartilhadas, explicadas
| Regra | O que isso significa na prática |
|---|---|
| Participação por documento | Apenas documentos sinalizados (ou pagamentos com valores não aplicados) são tocados — a vinculação manual continua sua onde você quiser. |
| Mesma parte, mesma entidade | O dinheiro nunca transita entre clientes, fornecedores ou empresas diferentes. |
| Mais antiga primeiro (FIFO) | As faturas em aberto se liquidam na ordem da data da fatura — a norma contábil. Faturas com uma Prioridade de Aplicação avançam na fila. |
| Sensível a dimensões | Com Forçar Correspondência de Dimensão ao Aplicar marcado, apenas faturas com dimensões de custo correspondentes se qualificam. |
| Livros fechados respeitados | Nenhuma aplicação jamais cai em um período fechado. |
Agendando
Os quatro diariamente, durante a noite, após a geração dos documentos. A sequência entre os quatro raramente importa; dê a cada um seu próprio horário para registros mais limpos. Executar Agora se destaca depois de importações em massa (os recebimentos de um dia carregados às 16h não deveriam esperar até a meia-noite).
Uma noite em ação — os recebimentos da Meridian
Durante o dia, a equipe de contas a receber da Meridian registra os pagamentos de clientes do dia, cada recebimento sinalizado com Aplicar Recebimento Automaticamente na criação (o formulário traz valores padrão sensatos). Durante a noite, o lote de Recebimento pega cada recebimento sinalizado e percorre as faturas em aberto do cliente na mesma entidade, da data de fatura mais antiga primeiro, aplicando até o dinheiro do recebimento se esgotar. Um recebimento cujo cliente tem uma fatura com Prioridade de Aplicação liquida essa fatura antes das demais na fila. Um recebimento permanece sem aplicação: os livros de sua entidade estão fechados até a data relevante, então o lote o deixa a salvo em seu grupo de valores não aplicados e registra o motivo na entrada de auditoria da execução. Na manhã seguinte o cartão aparece em verde, a contagem de pendentes está próxima de zero, e a única exceção é uma espera deliberada e documentada — não um mistério.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Esperar que o lote vincule documentos que ninguém sinalizou | A aplicação automática é por participação em cada documento; recebimentos e notas não sinalizados esperam para sempre | Sinalize na criação — e acompanhe a tendência da contagem de pendentes, não apenas os resultados das execuções |
| Chamar a escolha do FIFO de "a fatura errada" | Mais antiga primeiro é a norma contábil e o comportamento documentado | Defina a Prioridade de Aplicação nas faturas que genuinamente merecem a frente da fila |
| Corrigir uma correspondência incorreta excluindo o pagamento | O dinheiro era real; apenas sua correspondência estava errada | Exclua a aplicação, aplique manualmente e ajuste as prioridades para a próxima vez |
| Executar os quatro antes de os documentos serem gerados | A passagem não encontra nada; a correspondência espera mais um dia | Posicione-os depois do lote de Transações Recorrentes na ordem noturna |
| Ignorar a correspondência de dimensão quando ela é obrigatória | Faturas perfeitamente válidas parecem "ignoradas" — suas dimensões simplesmente não corresponderam | Leia os motivos da execução; alinhe as dimensões ou aplique manualmente onde pretendido |
Monitorando
Verde significa: o cartão mostra Agendado, o registro de data e hora da última execução está dentro da janela esperada, e o ícone de resultado é apenas informativo. Qualquer outra coisa, clique em Ver Log de Auditoria — o registro da execução lista processados / bem-sucedidos / com falha, com um motivo por falha. Cada cartão mostra sua contagem de pendentes — um número de pendentes crescente com execuções em verde significa que os documentos não estão sinalizados, não que o lote esteja falhando. Esse é um sinal de treinamento de usuário, não operacional.
Solução de problemas
| Sintoma | Causa provável → ação |
|---|---|
| Documento sinalizado permaneceu sem aplicação | Nenhuma fatura em aberto elegível para aquela parte/entidade, as dimensões não corresponderam, a única fatura em aberto tem data futura (ainda sem saldo), ou o período está fechado — o log indica qual foi. |
| Fatura "errada" correspondeu primeiro | O FIFO funcionou como projetado. Ensine a usar a Prioridade de Aplicação para faturas que devem avançar na fila. |
O que vem a seguir
- Lotes de Aplicação Automática (CR/CM/CD/VM) — o que o lote faz, em profundidade.
- Guia Operações — o console.
- Log de Auditoria — como ler o histórico de execuções.
Perguntas frequentes
Apenas os que a sua contabilidade utiliza. Cada cartão é agendado de forma independente — uma organização que nunca emite notas de crédito de fornecedor pode deixar esse cartão como Não Agendado sem afetar os demais.
Ele vinculou a mais antiga — correto por padrão, incorreto quando uma fatura específica deveria vir primeiro. Exclua a aplicação, aplique manualmente e defina a Prioridade de Aplicação nas faturas que merecem a frente da fila.
Nenhum destino elegível: nada em aberto para aquela parte naquela entidade, as dimensões não coincidiram, a única fatura em aberto tem data futura (seu saldo ainda não existe) ou o período estava fechado. A entrada de auditoria da execução indica qual foi o motivo — e, enquanto isso, o dinheiro permanece a salvo no seu grupo de valores não aplicados.
Nunca — mesma parte, mesma entidade é uma regra rígida nos quatro cartões. O recebimento de um cliente só encontra as faturas desse mesmo cliente naquela mesma entidade.
Nos próprios documentos: Aplicar Recebimento Automaticamente nos recebimentos, Aplicar Nota Automaticamente nas notas de crédito e nas notas de crédito de fornecedor; os desembolsos se qualificam por terem valores não aplicados. Marque-os na criação e os lotes noturnos fazem o resto.
Sim — é a ação recomendada depois de uma importação em massa. O lote só toca documentos sinalizados com valores não aplicados e só cria aplicações que seriam válidas manualmente, incluindo em livros fechados.
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