URLs públicas e versionamento
Um PDF gerado é um arquivo dentro do Salesforce — ótimo para sua equipe, invisível para o seu locatário. Um link público muda isso: qualquer pessoa que tenha a URL pode visualizar o documento, sem necessidade de login, que é exatamente o que um link de fatura enviado por e-mail precisa ser. A REDA Financials gerencia esses links com a mesma disciplina dos próprios documentos — inclusive revogando-os quando um documento é reaberto ou cancelado.
Acesso necessário. Qualquer pessoa que possa abrir um registro pode copiar e enviar seu Generated PDF URL. Ativar ou desativar o interruptor do território requer o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2; os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar territórios, mas não alterá-los.
Ativando os links públicos
O interruptor fica no Território: Generate Public URL for PDFs. O próprio texto de ajuda do campo explica claramente: "If checked, generated PDFs get a public link (anyone with the URL can view). If unchecked, files attach privately. Public links email well and don't require login." ("Se marcado, os PDFs gerados recebem um link público — qualquer pessoa com a URL pode visualizar. Se desmarcado, os arquivos são anexados de forma privada. Links públicos funcionam bem por e-mail e não exigem login.") Com ele ativado, toda geração — manual ou automática — cria o link e o grava no campo Generated PDF URL do registro; a notificação de confirmação informa em qual modo você está ("A public link has been created…" ou "PDF saved to Files…").
Colocar o interruptor no território o transforma em uma política regional, não em uma escolha por documento: toda entidade da região segue essa política, em toda geração, e a configuração é lida novamente a cada execução — altere-a e a próxima geração (inclusive a regeração de um documento antigo) já obedece à nova política. Editar territórios é tarefa de administrador, exatamente a formalidade certa para decidir se o papel sai da empresa sem exigir login.
| A notificação diz… | Você está em… |
|---|---|
| "Um link público foi criado. Abrindo em uma nova guia." | Modo público — o link está no registro em Generated PDF URL, pronto para enviar |
| "PDF salvo em Arquivos. Abrindo em uma nova guia." | Modo privado — a guia mostra o arquivo interno, que só usuários autenticados podem abrir; compartilhe anexando o arquivo |
Versionamento: um arquivo, muitas versões, um link
- A regeração nunca duplica. Cada geração adiciona uma nova versão do mesmo arquivo — a lista de Files mostra um único documento cujo histórico guarda todas as renderizações já produzidas.
- A URL pública permanece estável. Um link enviado por e-mail na semana passada serve a versão mais recente hoje — regere após uma correção e o link do cliente passa a mostrar o papel corrigido sem reenvio.
- O link não expira por conta própria. Ele permanece ativo até o sistema revogá-lo:
| Evento do documento | Link | Arquivo |
|---|---|---|
| Reaberto (não contabilizado) | Revogado — a URL pública para de funcionar imediatamente | Mantido em Files, para a trilha de auditoria |
| Cancelado | Removido | Excluído — papel cancelado não circula |
| Recontabilizado & regerado | Um novo link é criado | Ganha uma nova versão normalmente |
Além do próprio link, o registro mantém o controle: Generated PDF URL guarda o link (vazio no modo privado), PDF Generated At guarda o horário do último sucesso, e ambos são limpos quando o documento é reaberto ou cancelado — um campo de URL vazio já é, em si, uma informação.
Trabalhando de forma privada
Com o interruptor do território desativado, a geração é idêntica, exceto que nenhum link é criado — os arquivos ficam nos Files do registro, e você compartilha anexando o próprio arquivo. As organizações costumam misturar os modos por região: links públicos onde os locatários esperam autoatendimento, apenas privado onde a política exige anexos.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Copiar o endereço da nova guia no modo privado e enviá-lo por e-mail | Esse é um endereço de arquivo interno — o cliente encontra uma tela de login e você só fica sabendo dias depois | Envie apenas o que está em Generated PDF URL; se estiver vazio, você está em modo privado — anexe o arquivo |
| Supor que os links expiram silenciosamente | Eles não expiram — um link permanece ativo até o documento ser reaberto ou cancelado, meses ou anos depois | Trate todo link enviado como ativo; confie nas revogações de reabertura/cancelamento, ou peça a um administrador para remover um link deliberadamente |
| Esperar que o link de uma ordem de compra reaberta morra como o de uma fatura | Ele continua ativo — esse é o único tipo de documento cuja reabertura não revoga o link | Para ordens de compra que precisam desaparecer imediatamente, remova o link público do arquivo manualmente (ou cancele o documento) |
| Reenviar um "novo" link a cada correção | Ruído desnecessário — e ensina os clientes a esperar links de substituição | Regere e não diga nada: o link original já passa a servir a versão corrigida |
| Ativar o interruptor do território como um favor rápido para uma equipe | Toda entidade da região passa a emitir links sem login para todo tipo de documento | Decida por região, com o mesmo cuidado de qualquer política de compartilhamento de dados — é por isso que o interruptor fica no território |
O que vem a seguir
- Geração de PDFs — de onde vêm os links.
- PDF da fatura de venda — o fluxo de faturas com os links em contexto.
- Tipos de documentos suportados — o que pode carregar um link.
Perguntas frequentes
O campo Generated PDF URL no documento (a tela de geração também o abre em uma nova guia — copie da barra de endereço). Campo vazio = modo privado ou geração ainda não realizada.
Quase sempre porque o documento foi reaberto (link revogado) ou cancelado (arquivo excluído). Verifique o status do documento; assim que for recontabilizado e regerado, envie o link atualizado.
Seu administrador pode remover o link público subjacente nas configurações de compartilhamento do arquivo. As revogações acionadas pelo documento (reabertura/cancelamento) cobrem os casos comuns automaticamente.
Não por conta própria — a configuração é lida no momento da geração. Regere qualquer documento (o arquivo simplesmente ganha uma nova versão) e o link é criado e gravado em Generated PDF URL.
O link permite visualizar e baixar — é exatamente para isso que serve um link de fatura enviado por e-mail. Nenhuma notificação é enviada quando alguém o abre; se você precisar de comprovante de entrega, isso é tarefa do seu canal de e-mail.
Não — a exportação do extrato é voltada para impressão: ela é renderizada no seu navegador para salvar ou imprimir e não fica armazenada em um registro, portanto não há nada a que vincular. Apenas os documentos de transação (faturas, notas de crédito, Recebimentos, comprovantes, ordens de compra) carregam links.
Isso foi útil?