Lançamentos Contábeis entre Empresas
A entidade dos EUA da Meridian paga um prêmio de seguro do grupo; uma fatia dele pertence aos livros da entidade do Reino Unido. Um único evento econômico, duas empresas — o clássico problema entre empresas. Um único lançamento contábil na REDA Financials pode carregar linhas para ambas as entidades, porque a entidade vive na linha, não apenas no cabeçalho. O que o sistema pede em troca é honestidade contábil: os livros de cada entidade precisam ficar em equilíbrio por conta própria.
Acesso que você vai precisar. Criar e contabilizar lançamentos contábeis entre empresas exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar os lançamentos, mas não criá-los nem contabilizá-los.
A única regra: cada entidade fecha em equilíbrio
Quando as linhas de um lançamento abrangem mais de uma entidade, a contabilização verifica o equilíbrio por entidade — não apenas no geral. Uma entidade cujos débitos e créditos não batem é recusada: "Intercompany posting is out of balance for Entity …: Debits … != Credits …". Isso significa que você mesmo escreve as linhas de contrapartida entre empresas, usando as contas entre empresas de cada entidade:
| Linha (entidade) | Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| Os EUA pagaram um prêmio de grupo de $12.000; $3.000 pertencem ao Reino Unido | |||
| EUA | Despesa de Seguro | $9.000 | |
| EUA | Contas a Receber entre Empresas (do Reino Unido) | $3.000 | |
| EUA | Caixa e Equivalentes de Caixa | $12.000 | |
| Reino Unido | Despesa de Seguro | $3.000 | |
| Reino Unido | Contas a Pagar entre Empresas (aos EUA) | $3.000 | |
Confira entidade por entidade: EUA débitos 12.000 = créditos 12.000 ✓; Reino Unido débitos 3.000 = créditos 3.000 ✓. O balancete de verificação de cada empresa fica de pé sozinho, e o par de Contas a Receber/a Pagar entre Empresas registra quem deve a quem — exatamente a posição que o grupo liquida ou compensa mais tarde.
Mecânica prática
- Defina o Tipo como Intercompany — informativo, mas torna a revisão e a filtragem honestas.
- O campo Entidade de cada linha assume o padrão do cabeçalho; substitua-o nas linhas que pertencem à outra empresa. As contas contábeis e os centros de custo precisam se encaixar na entidade da respectiva linha (contas globais funcionam em qualquer lugar).
- As linhas do livro razão são sinalizadas — contabilizações de um lançamento multi-entidade são marcadas como entre empresas no livro razão, para que as eliminações do grupo consigam encontrá-las no momento da consolidação.
- Moedas funcionais diferentes são suportadas — cada linha converte a moeda do documento para a moeda da própria entidade à taxa da data do lançamento (o tratamento padrão de multimoeda).
Montando o lançamento do prêmio, linha por linha
Cabeçalho: a entidade dona do evento
A entidade dos EUA da Meridian pagou, então a entidade do cabeçalho é Meridian Properties US LLC — três das cinco linhas vão herdá-la sem alteração. Tipo: Intercompany. Descrição: o registro do fato ("Prêmio de seguro do grupo — parcela do Reino Unido repassada").
As linhas dos EUA: despesa, contas a receber, caixa
Débito de Despesa de Seguro de $9.000 (a parcela dos EUA), débito de Contas a Receber entre Empresas de $3.000 (o que o Reino Unido agora deve), crédito de Caixa de $12.000 (o que saiu do banco). Deixe a Entidade em branco nas três — o cabeçalho a preenche.
As linhas do Reino Unido: despesa e a contrapartida a pagar
Mais duas linhas com Entidade trocada para a empresa do Reino Unido: débito de Despesa de Seguro de $3.000 e crédito de Contas a Pagar entre Empresas de $3.000. Cada conta precisa ser global ou pertencer ao plano de contas do Reino Unido — a validação da linha verifica contra a sua própria entidade.
Equilibre duas vezes, depois contabilize
O campo Diferença do formulário mostra o equilíbrio geral ($12.000 = $12.000); a verificação por entidade roda na contabilização. Se você esqueceu a linha a pagar, a mensagem nomeia o culpado: "Intercompany posting is out of balance for Entity …: Debits 3,000 != Credits 0." Adicione a contrapartida que falta e contabilize de novo.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Esquecer o par Contas a Receber/a Pagar entre Empresas | A contabilização recusa o lançamento — a fatia de cada entidade precisa se equilibrar sozinha | Escreva as linhas de contrapartida como parte do lançamento, sempre; a mensagem diz qual entidade está faltando |
| Usar a conta contábil restrita de uma entidade na linha da outra | A linha é recusada ("This GL Account belongs to a different entity…") | A conta de cada linha precisa ser global ou pertencer à entidade daquela linha |
| Espelhar com contas entre empresas incompatíveis | Os dois lados não se eliminam corretamente na consolidação — alguém concilia o resíduo manualmente | Combine o par de contas entre empresas por contraparte uma vez, e reutilize-o religiosamente |
| Mudar a Entidade de uma linha por acidente | Um lançamento comum silenciosamente se torna entre empresas e falha no equilíbrio por entidade na contabilização | Deixe a Entidade da linha em branco a menos que seja intencional; revise a coluna Entidade antes de contabilizar |
| Repassar o mesmo custo por lançamento e por rateio | A despesa cai duas vezes na entidade que recebe | Escolha um único instrumento por custo — veja a caixa de ferramentas abaixo |
Lançamentos não são a única ferramenta entre empresas
Use o instrumento certo: um pagamento de cliente recebido pela entidade errada é a Liquidação de Contas a Receber entre Entidades; uma fatura de fornecedor compartilhada e dividida entre entidades é o Rateio de despesas — ambos criam sua contabilização entre empresas automaticamente. O lançamento entre empresas serve para tudo o que esses fluxos não cobrem: taxas de gestão, repasses de custo, juros sobre empréstimos entre empresas.
O que vem a seguir
- Linhas de Lançamento (Débito e Crédito) — a mecânica de entidade por linha.
- Entendendo o Rateio de Despesas — divisão automatizada de custos.
- Entendendo as Entidades — a base multi-empresa.
Perguntas frequentes
A entidade que "é dona" do evento — geralmente a que pagou ou iniciou (a Meridian usa a entidade dos EUA para o prêmio do exemplo acima). As linhas assumem a entidade do cabeçalho por padrão, então escolha a que minimiza as substituições.
As contas de contas a receber/a pagar entre empresas designadas pelo seu grupo — pergunte ao seu controller; muitos grupos mantêm um par por entidade contraparte. A consistência importa mais do que a nomenclatura exata: os dois lados precisam ser espelhados para se eliminarem corretamente na consolidação.
O lançamento tem uma única moeda do documento; cada linha entra nos livros da sua própria entidade convertida à taxa da data do lançamento. Combine a moeda do documento (geralmente a da entidade pagadora) e deixe a conversão fazer o trabalho.
Como qualquer posição entre empresas: uma transferência real entre os bancos das entidades, compensação periódica, ou baixa contra outros saldos entre empresas — a política do grupo decide. As contas entre empresas devem conciliar para zero em todo o grupo o tempo todo.
Nos lançamentos contábeis, deliberadamente não: um lançamento é o instrumento de precisão, e o sistema não vai adivinhar por qual das contas entre empresas do seu grupo um recharge deve passar. Os fluxos automatizados que de fato criam sua própria contabilização entre empresas — liquidação de contas a receber entre entidades, rateio de despesas — trabalham a partir de contas padrão configuradas; o lançamento trabalha a partir das suas linhas.
Sim — as linhas do modelo carregam sua própria substituição de Entidade, então um recharge mensal de taxa de gestão pode rodar no piloto automático. Monte-o uma vez com a estrutura completa de contrapartida, e todo lançamento gerado a herda. Veja Lançamentos Contábeis Recorrentes.
Dois pontos de apoio: filtre os lançamentos contábeis por Tipo = Intercompany para os documentos, e use o sinalizador entre empresas nas linhas do livro razão para a contabilização — o sinalizador é definido a partir das linhas, então ele captura contabilizações entre entidades mesmo quando o rótulo do Tipo foi esquecido.
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