Visão geral do OCR
Faturas de fornecedores chegam como PDFs, e alguém precisa digitá-las. Ou não: o processamento de faturas com OCR da REDA Financials lê o documento com IA e produz um rascunho de Fatura de compra — fornecedor correspondido, linhas extraídas, contas contábeis sugeridas a partir do seu próprio histórico. Você revisa e contabiliza. Esta visão geral mapeia todo o recurso; os artigos relacionados aprofundam cada parte.
Acesso necessário. Trabalhar com documentos de OCR — fazer upload, revisar e criar faturas a partir deles — exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar itens de OCR, mas não agir sobre eles.
Duas formas de um documento chegar
| Canal | Como funciona | Melhor para |
|---|---|---|
| Upload no formulário da fatura | O cartão Upload de documento do formulário de Nova fatura de compra aceita um PDF, JPG ou PNG; poucos segundos depois, o formulário é preenchido automaticamente a partir do documento | A fatura que você tem em mãos agora |
| Fornecedores (ou as regras da sua caixa de entrada de contas a pagar) encaminham faturas para um endereço dedicado; cada PDF vira um item em fila na Caixa de entrada de OCR, processado automaticamente a cada 15 minutos | Volume — o pipeline permanente |
Quais documentos ele pode ler?
Todo documento que entra no pipeline — por e-mail ou por upload — carrega uma classificação de Tipo de documento. O registro de entrada oferece quatro tipos, mas apenas um percorre o pipeline completo hoje:
| Tipo de documento | Status hoje |
|---|---|
| Fatura de compra (o padrão) | Totalmente ativo — leitura, correspondência de fornecedor, extração de linhas, criação de rascunho de fatura |
| Recibo de despesa | Reservado para uma fase futura — a classificação existe, mas nenhuma extração é executada para ela ainda |
| Extrato bancário | Reservado para uma fase futura |
| Outro | Apenas uma classificação de espera — sem processamento |
O pipeline aplica isso com honestidade em vez de adivinhar: se o canal automatizado for solicitado a criar uma fatura a partir de um tipo que não seja fatura, ele para com "Unsupported document type for invoice creation: {0}" (o placeholder indica o tipo em questão). A conclusão prática é simples — envie faturas de fornecedores. Extratos, recibos de despesas e correspondência geral ainda não têm caminho automatizado, então encaminhá-los apenas consome sua cota mensal de documentos sem produzir nada.
O que a IA realmente faz
Fase 1 — Ler e identificar
Uma primeira passagem rápida responde: isto é mesmo uma fatura (documentos que não são faturas são educadamente recusados — "The uploaded document does not appear to be an invoice."), quem a enviou, para qual das suas entidades, número da fatura, datas, moeda, totais, qualquer referência de Ordem de compra. O fornecedor e a entidade são então comparados com seus registros reais — tolerante a variações de nome.
Fase 2 — Extrair com o seu contexto
A extração completa é executada com o histórico do fornecedor injetado: seus últimos pedidos e faturas contabilizados, e as escolhas de conta contábil que sua equipe fez anteriormente para cada produto. É por isso que uma fatura da MetroPower volta codificada para Utilidades — a IA aprendeu isso com você, não por adivinhação. Uma referência de Ordem de compra detectada é comparada com a ordem de compra real.
Rascunho, depois humano
No caminho do formulário, os campos simplesmente se preenchem automaticamente para você. No caminho do e-mail, extrações de alta confiança criam automaticamente o rascunho da Fatura de compra; qualquer coisa abaixo do seu limite de confiança aguarda na fila Aguardando revisão por uma pessoa (Criando uma Fatura a partir do OCR). Toda fatura criada é um Rascunho comum — a IA nunca contabiliza.
O caminho de upload, visto da cadeira do usuário
Veja como o canal do formulário funciona em tempo real. Dana, uma contadora de contas a pagar na entidade dos EUA da Meridian Properties Group, tem a fatura de eletricidade de junho da MetroPower — um PDF de duas páginas de US$ 4.180,00 — salva do seu e-mail. Ela abre uma Nova fatura de compra e encontra o cartão Upload de documento no topo do formulário, que se apresenta de forma direta: "Faça upload de um documento (PDF, JPG, PNG) para extrair automaticamente os detalhes da fatura usando IA." Ela solta o PDF ali. Uma sobreposição aparece — "Processando o documento com IA... Isto pode levar alguns segundos." — e narra cinco etapas visíveis:
"Uploading document..."
O arquivo chega e um registro de entrada é criado na Caixa de entrada de OCR nos bastidores, para que o documento seja rastreado desde o primeiro segundo.
"Reading document..."
A primeira leitura rápida: isto é uma fatura, quem a enviou, para qual empresa, qual número, quais datas, quais totais.
"Identificando o fornecedor e conferindo o histórico..."
O nome da MetroPower na fatura é comparado à conta de fornecedor real da Meridian, e os pedidos e faturas recentes contabilizados desse fornecedor são reunidos como contexto.
"Concluindo a extração com o contexto do fornecedor..."
A extração completa, linha por linha, é executada, reutilizando a codificação de conta contábil que a equipe da Meridian escolheu em faturas anteriores da MetroPower.
"Finalizing & pre-filling form..."
O formulário da fatura se preenche sozinho diante de Dana, e o aviso confirma: "Documento processado com sucesso. Os campos foram pré-preenchidos a partir da extração."
Dana verifica o fornecedor, o número da fatura, o total de US$ 4.180,00 e a codificação das linhas em comparação com o PDF ao seu lado, depois salva. Se algo tivesse dado errado, a sobreposição teria terminado com "Document processing failed" e o motivo. Dois controles protegem a entrada desse caminho: o seletor de arquivos aceita apenas PDF, JPG, JPEG e PNG (qualquer outro formato recebe "Tipo de arquivo não suportado. Faça upload de um arquivo PDF, JPG, JPEG ou PNG."), e um documento que falha na verificação "isto é uma fatura" após a primeira leitura é recusado com "O documento carregado não parece ser uma fatura. Faça upload de um documento de fatura válido."
Os três controles de ajuste
- Limite de criação automática — a configuração de território OCR Auto-Create Threshold (padrão de 80%): extrações nesse valor ou acima dele criam o rascunho automaticamente; abaixo dele, humanos revisam primeiro. Novas implementações costumam começar em 90% ou mais e relaxar à medida que a confiança se constrói.
- Orientação de extração — administradores podem adicionar registros de orientação específicos por território que direcionam a IA (terminologia fiscal do país, convenções locais de fatura) sem nenhum código.
- Seus conjuntos de campos — campos que seu administrador adiciona aos conjuntos de campos do formulário da fatura entram automaticamente no catálogo de extração: estenda o formulário, e a IA passa a preencher o novo campo também.
Onde um documento pode estar
Todo documento — em qualquer um dos canais — vive em um registro da Caixa de entrada de OCR com um status que indica exatamente em que ponto da jornada ele está. As definições do próprio sistema:
| Status | Significado |
|---|---|
| Pending (Pendente) | Aguardando processamento — em fila para o próximo ciclo automatizado |
| Processing (Processando) | OCR em execução |
| Extracting (Extraindo) | Extração inicial concluída, aguardando análise completa |
| Extracted (Extraído) | Dados extraídos — este é o estado Aguardando revisão no caminho do e-mail |
| Reviewed (Revisado) | Verificado por um humano |
| Created (Criado) | Fatura gerada — o rascunho da Fatura de compra está vinculado ao registro |
| Error (Erro) | Processamento falhou — o motivo fica registrado no registro |
| Rejected (Rejeitado) | Descartado |
O medidor mensal de documentos
Os planos com IA medem o volume de documentos para toda a organização, por mês do calendário. Não há nada a configurar: o primeiro documento de um novo mês abre automaticamente o período de uso do mês, e todo documento conta na chegada — em qualquer um dos canais, e independentemente de uma fatura ser criada ou não a partir dele. O limite vem do teto mensal de documentos do seu plano para toda a organização; planos sem teto nunca bloqueiam.
Você pode acompanhar o medidor na guia Assinatura do Console de Administração, onde o cartão Consumo de Documentos (exibido em planos com IA) mostra "Used This Month" (Usado neste mês), Restante, e "Monthly Cap" (Limite mensal), com uma barra de progresso "{0}% consumed" (consumido). Quando o limite é atingido, a entrada para com uma única mensagem inequívoca: "O limite mensal de processamento de documentos com IA foi atingido. Contate o administrador." Os contadores são mantidos pelo sistema — edições manuais nos números de uso são revertidas silenciosamente, então o medidor é sempre confiável. Veja Períodos e créditos de uso de IA e a guia Assinatura para a visão do administrador.
Quando algo dá errado — as mensagens, ao pé da letra
As falhas de OCR são explícitas: o documento cai no status Erro, com o motivo armazenado no registro, e no caminho de upload a mensagem aparece na tela. As que você pode encontrar:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "A chave de API de IA não está configurada. Ative sua licença do REDA Financials AI." | A organização não tem uma licença de IA ativa. O recurso de IA está incluído na licença da REDA Financials AI — um administrador ativa a chave na guia Assinatura. |
| "O limite mensal de processamento de documentos com IA foi atingido. Contate o administrador." | O limite mensal de documentos para toda a organização foi esgotado. A entrada é retomada no mês seguinte, ou seu administrador revisa o plano. |
| "Tipo de arquivo não suportado. Faça upload de um arquivo PDF, JPG, JPEG ou PNG." | O seletor de upload aceita apenas esses quatro formatos. Converta ou reexporte o documento. |
| "O documento carregado não parece ser uma fatura. Faça upload de um documento de fatura válido." | A verificação da primeira passagem decidiu que isso não é uma fatura — um extrato, um recibo, um contrato. Apenas faturas de fornecedores percorrem o pipeline hoje. |
| "O serviço de IA está temporariamente limitado por taxa. Tente novamente em alguns instantes." / "O serviço de IA está temporariamente sobrecarregado. Tente novamente em breve." | Condições transitórias no serviço de IA — não há nada de errado com o seu documento. Aguarde um pouco e tente novamente (itens enviados por e-mail são reprocessados automaticamente por meio do reprocessamento). |
| "O serviço de IA retornou uma resposta vazia. Tente novamente." | O serviço respondeu sem conteúdo — raro e transitório; tente novamente. |
| "O arquivo carregado não foi encontrado. Tente fazer o upload novamente." | O upload não foi concluído (geralmente uma conexão interrompida). Faça o upload do arquivo novamente. |
Lendo XML estruturado de nota fiscal eletrônica
Além de PDFs e imagens, a entrada agora lê XML estruturado de nota fiscal eletrônica quando um fornecedor fornece um. Como um XML declara cada valor como dado rotulado em vez de como uma imagem a ser interpretada, a REDA o trata como a fonte autoritativa e dispensa a adivinhação — o PDF permanece como a cópia legível. Sem um XML, ou com um ilegível, o sistema volta a ler o documento exatamente como antes. O detalhe completo está no guia da Caixa de entrada de OCR.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Digitalizar várias faturas em um único PDF | Um documento produz uma extração e um rascunho de fatura — a segunda e a terceira faturas do arquivo se perdem no meio do caminho | Uma fatura por arquivo; no e-mail, um único e-mail pode carregar vários PDFs, e cada um vira seu próprio item |
| Esperar que o caminho de e-mail "crie tudo automaticamente" | O limite de confiança encaminha deliberadamente extrações incertas para revisão humana — uma lista de faturas criadas vazia pode significar apenas uma fila de revisão cheia | Trabalhe a visualização Aguardando revisão diariamente; reduza o limite somente à medida que as verificações pontuais permanecerem limpas |
| Tratar a extração como contabilização | Ninguém revisa, os erros chegam tarde ao livro razão, a confiança no recurso se corrói | Toda fatura criada é um Rascunho de propósito — verifique com o documento antes de contabilizar, como qualquer fatura |
| Deixar o ciclo de processamento parado | Documentos enviados por e-mail ficam em fila em Pending para sempre, e os fornecedores presumem que suas faturas foram recebidas e lidas | Inicie o ciclo OCR Document Processing uma vez na guia Operações; ele se reagenda sozinho a cada 15 minutos |
| Alimentar faturas de fornecedores que ainda não existem como contas | O campo de fornecedor volta em branco, e não há histórico para codificar as linhas | Crie a conta do fornecedor primeiro (ou logo em seguida, e então reprocesse) — a correspondência e o histórico passam a funcionar |
O que vem a seguir
- Caixa de entrada de OCR e fila de documentos — onde os documentos ficam e o que os status significam.
- Automação de E-mail para Fatura — o canal sem intervenção manual.
- Criando uma Fatura a partir do OCR — a etapa de revisão.
Perguntas frequentes
Os campos principais (fornecedor, número, datas, totais) são muito precisos em documentos limpos; a codificação em nível de linha melhora com o uso, porque o contexto do histórico do fornecedor cresce. O mecanismo de limite significa que uma precisão com a qual você ainda não está confortável simplesmente é encaminhada para revisão em vez de ir direto para seus livros.
Faturas de fornecedores → Faturas de compra, por enquanto. (O objeto de entrada reserva tipos para fases futuras — trate qualquer coisa além de faturas de compra como roteiro futuro, não como recurso disponível.) Imagens digitalizadas funcionam no caminho de upload; o e-mail aceita PDFs.
A extração chama o serviço de IA da REDA com o documento e o contexto mínimo de correspondência descrito acima; os resultados e os arquivos são armazenados nos registros da sua Caixa de entrada de OCR no Salesforce. Não é necessária uma conta de IA separada — o recurso está incluído na licença.
Não — as faturas criadas são sempre rascunhos, e os controles normais de contabilização (períodos, aprovações, verificações de orçamento, seu clique) ficam entre a extração e o livro razão. A IA digita; você decide.
A entrada para com a mensagem "O limite mensal de processamento de documentos com IA foi atingido. Contate o administrador." — nada é degradado silenciosamente, e nada do que já foi extraído é afetado. O cartão Consumo de Documentos na guia Assinatura mostra o quão perto você está antes de isso acontecer; o processamento é retomado quando o novo mês do calendário abre seu período.
Não. A automação agendada é executada sob a identidade de processo automatizado da própria plataforma, que é sempre tratada como licenciada — as licenças que você adquiriu são para pessoas. O volume de documentos é o que o plano de IA mede, não a automação em si.
Sim, em ambos os controles: o OCR Auto-Create Threshold é uma configuração de território, de modo que o território dos EUA da Meridian pode criar automaticamente a 80%, enquanto o território recém-implantado do Brasil revisa tudo a 95%; e os administradores podem adicionar registros de orientação de extração específicos por território (terminologia fiscal local, convenções de fatura) sem código.
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