Criando uma Entidade
Neste guia, vamos criar uma empresa real — a Meridian Properties UK Ltd, a empresa do Reino Unido do nosso grupo de exemplo — do início ao fim, explicando cada campo conforme avançamos e por que ele existe. Se você nunca configurou uma empresa em um sistema de contabilidade antes, não se preocupe: a REDA faz a maior parte do trabalho pesado. A boa surpresa é que você não vai digitar manualmente a longa lista de contas contábeis que uma empresa precisa no dia a dia. Se um pouco de preparação for feito antes, a entidade as herda automaticamente no momento em que você salva.
Acesso necessário. Criar e editar entidades exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar entidades, mas não criá-las nem alterá-las.
O que configurar primeiro (e por quê)
Uma entidade não existe isoladamente — ela aponta para algumas coisas que já devem existir. Pense nisso como mobiliar uma casa: os cômodos (contas, calendário, região) precisam estar prontos antes que a empresa possa se instalar.
| Configurar primeiro | O que é | Por que a entidade precisa disso |
|---|---|---|
| Território | O agrupamento de região/país (ex.: Reino Unido) | A entidade pertence a um; ele ancora o calendário financeiro e fornece as contas herdadas. |
| Plano de contas | A lista de contas em que a empresa contabiliza | As contas padrão da entidade são escolhidas a partir dele. |
| Livro razão | O livro de registro onde as contabilizações são lançadas | Toda transação da entidade é contabilizada no seu livro razão padrão. |
| Padrões contábeis | As contas padrão definidas uma única vez no território | É isso que a entidade herda, para você não digitar uma dezena de códigos de conta. |
O truque: as contas fluem automaticamente ao salvar
Quando você salva uma nova entidade, a REDA silenciosamente consulta os Valores Padrão de Contabilidade do território da entidade e copia para a nova entidade qualquer conta que você tenha deixado em branco. Se o próprio território não tiver valores padrão, a REDA sobe um nível (para um território pai) e, por fim, para um valor padrão global — usando a correspondência mais específica que encontrar. O importante é que ela só preenche o que está em branco: nada que você já tenha digitado é sobrescrito.
| Herdado automaticamente (se deixados em branco) |
|---|
| Contas a receber, Contas a pagar, Caixa, Receita, Despesa, Lucros Acumulados, Caixa Não Aplicado, Pagamentos Não Aplicados, Receita Diferida, Ganho/Perda Cambial, Contas a Receber e a Pagar entre Empresas — além do Livro Razão e da Estrutura de Relatórios padrão. |
Passo a passo — construindo a Meridian Properties UK Ltd
MPG-GB — um código curto (sem espaços) que identifica esta empresa em todo o sistema, aparece na numeração de documentos e é a chave para a correspondência entre empresas (intercompany). Company Name (a razão social impressa nos PDFs) = "Meridian Properties UK Ltd". Tax Identifier = o número de registro fiscal (VAT), GB416988735. Opcionalmente, uma Logo URL para documentos com identidade visual.GBP — a moeda funcional da empresa, aquela em que os livros são mantidos. (Em um sistema de moeda única, precisa corresponder à moeda da organização; com multimoeda ativado, é a moeda funcional específica desta empresa — veja Multimoeda.) Escolha com cuidado: isso fica bloqueado assim que você começa a contabilizar.
O que a REDA verifica ao salvar — e por quê
Uma dezena de proteções mantêm os livros das suas empresas consistentes. Cada uma delas impede um erro específico. As que você vai encontrar ao criar uma entidade:
| Se você… | A mensagem exata | Por que a REDA impede |
|---|---|---|
Colocar um espaço no Entity Code (MPG GB) | “O Código da entidade não pode conter espaços. Use hífens ou sublinhados como separadores (ex.: US-01, AU_CORP).” | O código aparece na numeração de documentos e nas chaves de correspondência, onde espaços causam problemas. |
| Escolher o regime Cash sem uma conta de Receita Diferida | “Entidades em regime de caixa exigem uma Conta de receita diferida padrão. Configure-a na seção Contas contábeis padrão antes de salvar.” | Faturas em regime de caixa precisam estacionar sua receita em algum lugar até o pagamento — sem essa conta, não há onde colocá-la. |
| Definir apenas uma conta intercompany | “As contas interempresas devem ser configuradas juntas. Defina tanto a conta a receber IC padrão quanto a conta a pagar IC padrão, ou deixe ambas em branco. Contas IC parcialmente configuradas bloquearão a contabilização de lançamentos.” | Lançamentos entre empresas precisam de um lado a receber e um lado a pagar. |
| Apontar para um Território, Livro Razão, Estrutura, Jurisdição ou Perfil Fiscal inativo | ex.: “O Livro-razão padrão está inativo. Selecione um livro ativo.” — cada lookup tem sua própria versão | Um registro desativado não deve estar no centro de uma empresa em operação. Escolha um ativo. |
| Tornar a entidade sua própria pai, ou escolher uma pai inativa | “A Entidade principal deve estar ativa e não pode referenciar esta própria entidade (hierarquias de consolidação não admitem autorreferências).” | Uma empresa não pode ser sua própria entidade pai em um grupo — isso criaria um laço sem topo. |
| Ativar multimoeda sem uma conta padrão de Ganho/Perda Cambial | “A Conta contábil de Ganho/Perda cambial padrão é obrigatória quando Multimoeda está habilitado. Diferenças cambiais realizadas e não realizadas não podem ser contabilizadas sem esta conta.” | Diferenças de câmbio surgem a cada pagamento em moeda estrangeira — elas precisam de uma conta de destino. Veja Como habilitar o multimoeda. |
| Definir uma moeda diferente da moeda da organização em um sistema de moeda única | “No modo de moeda única, o Código da moeda deve corresponder à moeda padrão da organização.” | Sem multimoeda ativado, há apenas uma moeda para manter os livros. |
O resultado — tudo simplesmente funciona
Salve, e a Meridian Properties UK Ltd é um conjunto de livros totalmente funcional: ela tem suas contas de contabilização do dia a dia (herdadas), um livro razão, uma moeda funcional, um calendário financeiro e um registro fiscal. Veja o que acontece na primeira vez que você emite uma venda a partir dela:
| Você faz | A REDA preenche automaticamente |
|---|---|
| Cria uma Fatura de Venda e escolhe a empresa do Reino Unido | Currency = GBP; o próximo número de fatura da sequência de documentos da empresa do Reino Unido; a conta de contas a receber do Reino Unido |
| Adiciona uma linha de produto | A conta de receita do produto, o preço e o VAT correto |
| Contabiliza | Um lançamento balanceado: DR Contas a Receber / CR Receita / CR VAT — nenhum dos quais você escolheu manualmente |
Agora crie a empresa irmã, Meridian Properties US LLC (MPG-US), da
mesma forma (Territory = Estados Unidos, Currency = USD, regime Accrual, ano fiscal começando
em janeiro). Agora você tem um grupo de duas empresas, cada uma mantendo seus próprios livros,
prontas para negociar, liquidar e consolidar — e as empresas da Índia e do Brasil seguem a
mesma receita.
O que vem a seguir
- Referência de Campos da Entidade — todos os campos da entidade, explicados.
- Contas contábeis padrão da entidade — defina as contas em que a REDA contabiliza.
- Sequências de Documentos — dê à entidade sua numeração.
- Configurações de Política em Nível de Entidade — ajuste o comportamento da entidade.
- Entendendo as Entidades — os conceitos por trás do registro.
Perguntas frequentes
Não havia Padrões contábeis configurados para o território da entidade (nem para nenhum território pai, nem globalmente). Configure-os em Padrões contábeis — assim as novas entidades passam a herdá-los — ou defina as contas da entidade manualmente.
Quase todos, a qualquer momento — nome, contas, políticas, configurações fiscais. As exceções: Currency e Accounting Basis ficam bloqueados assim que a entidade contabiliza transações, Fiscal Year Start Month fica bloqueado assim que existem períodos contábeis para o território da entidade, e o Entity Code não pode ser alterado depois que transações forem contabilizadas. Defina esses corretamente desde o início.
Entity Name é o rótulo que você vê dentro da REDA; Company Name é a razão social impressa nos documentos em PDF (faturas, extratos). Geralmente são iguais, mas Company Name permite imprimir o nome exato registrado.
Somente se você tiver um grupo e quiser relatórios consolidados. Uma empresa isolada deixa Parent Entity em branco.
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