Criando uma Conta Bancária
Um registro de conta bancária é a ponte entre dois mundos: a conta real no seu banco e a conta de caixa no seu livro razão. Todo pagamento, recebimento, extrato e conciliação passa por essa ponte — por isso é uma das primeiras coisas que uma nova entidade configura, e vale a pena configurar com cuidado. Aqui está a conta First National Bank - Operating da Meridian, campo por campo.
Acesso necessário. Criar e editar contas bancárias exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 usam as contas todos os dias, mas não podem criá-las ou alterá-las.
O essencial
| Campo | O que informar |
|---|---|
| Bank Name / Account Type | A instituição, e Checking / Savings / Credit Card / Money Market. |
| Número da conta (últimos 4) | Exatamente quatro dígitos — o identificador seguro exibido em toda parte. Informe o número completo da conta e os últimos quatro dígitos se derivam sozinhos; ou informe apenas os quatro dígitos. |
| Entidade | De quem são os livros aos quais essa conta pertence. Uma entidade por conta, como no mundo real. |
| Conta contábil | A conta contábil de caixa do livro razão que esse banco representa — toda contabilização feita por esse banco a afeta. A conta operacional da Meridian mapeia para Cash and Cash Equivalents. |
| Código da moeda | A moeda da conta — ela passa a ser a lei para tudo relacionado a esse banco: extratos, depósitos, conciliações e documentos pareados precisam concordar com ela. |
Tudo o mais no registro
Além do essencial, o registro traz as configurações operacionais — nenhuma delas é obrigatória no primeiro dia, e todas se pagam mais adiante:
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Número da conta (completo) | Opcional — armazenado se você quiser; os últimos quatro dígitos derivam dele automaticamente. |
| Código de roteamento / agência | O identificador de roteamento do banco, para seus registros. |
| Conta contábil de ajuste | A conta de contrapartida padrão pré-preenchida nos lançamentos de ajuste de conciliação — aponte-a para tarifas bancárias antes do seu primeiro fechamento mensal. |
| Dias da janela de correspondência IA (padrão 10) | Nas próprias palavras do sistema: "How many days before/after a bank statement line date to look for matching transactions when using AI matching. Default is 10 days. Increase for accounts with longer clearing times." A mesma janela conduz a etapa de intervalo de datas do pareamento automático. |
| Criar conciliações automaticamente (padrão desativado) | Quando uma conciliação dessa conta é aprovada, o rascunho do próximo período se cria sozinho. |
| Starting / Ending / Next Check Number · Check Stock Description | A faixa de talões de cheque, se essa conta emite cheques — veja Talão de Cheques e Impressão de Cheques. |
| Current Balance / Last Reconciled Date | Mantidos por conciliações concluídas — leia-os, não os escreva. |
| Ativo (padrão ativado) | Contas inativas recusam novos extratos ("Bank Account is inactive."). |
Torne-a a conta padrão da entidade
Defina a Default Bank Account da entidade como este registro e todo novo recebimento e pagamento vem pré-preenchido com ela (e com sua conta contábil como conta de caixa) — a configuração de maior conveniência em bancos. O texto de ajuda do próprio campo diz exatamente isso: "Default bank account for this entity. Auto-populates on new Cash Receipts and Cash Disbursements. The bank account's GL Account drives the Cash Account default." Entidades com várias contas escolhem a conta principal.
A conta operacional da Meridian, como configurada
A conta que você verá ao longo desta base de conhecimento, exatamente como a Meridian a configurou:
| Configuração | Valor da Meridian | O ganho |
|---|---|---|
| Bank Name / Account Type | First National Bank - Operating, Checking | A conta do dia a dia para recebimentos de aluguel e pagamentos a fornecedores |
| Entity / GL Account | Meridian Properties US LLC / Cash and Cash Equivalents | Todo recebimento, pagamento e conciliação desse banco passa por essa única conta contábil |
| Currency Code | USD | Extratos, depósitos, conciliações e documentos pareados, todos alinhados a ela |
| Entity's Default Bank Account | Este registro | Novos recebimentos e pagamentos chegam pré-preenchidos — banco e conta de caixa, ambos |
| Adjustment GL Account | Bank Charges and Fees | O ajuste de $45 de tarifa de serviço de julho chegou com sua conta de contrapartida já preenchida |
| AI Match Window Days | 10 (o padrão) | As linhas de extrato se pareiam com documentos até dez dias de diferença — suficiente para cheques, restrito o bastante para evitar vizinhos errados |
| Check stock | 5001–6000 carregados | Os pagamentos por cheque se numeram sozinhos — veja Talão de Cheques e Impressão de Cheques |
| Auto-Create Reconciliations | Ativado, assim que a primeira conciliação estabeleceu o ritmo | A partir daí, a aprovação de cada mês gera sozinha o rascunho da conciliação do período seguinte |
Vale a pena configurar agora
- Check stock (Starting/Ending/Next Check Number) se você emite cheques — veja Talão de Cheques e Impressão de Cheques.
- Adjustment GL Account — a conta de despesa padrão pré-preenchida nos ajustes de conciliação (tarifas bancárias); economiza uma busca todo mês.
- AI Match Window Days (padrão 10) — quão distante, em dias, uma linha de extrato e um lançamento contábil podem estar e ainda ser candidatos a pareamento; aumente para contas com compensação mais lenta.
- Auto-Create Reconciliations — quando a conciliação de um mês é aprovada, o rascunho do mês seguinte se cria sozinho. A Meridian ativa isso assim que a primeira conciliação estabelece o ritmo.
As regras que mantêm as contas bancárias em ordem
Detalhadas, na íntegra, com a correção ao lado:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "Account Last 4 must be exactly 4 digits." | O identificador seguro é rígido: quatro dígitos, nem mais, nem menos, sem letras. Ou informe o número completo da conta e deixe os últimos quatro se derivarem sozinhos. |
| "A Entidade ou a Conta contábil desta Conta bancária está inativa. Substitua por registros ativos." | Uma conta bancária ativa não pode se apoiar em fundações desativadas — aponte-a para uma entidade ativa e uma conta contábil ativa. |
| "O Código da moeda deve corresponder à moeda padrão da organização no modo de moeda única." | Contas em moeda estrangeira pertencem a organizações multimoeda. No modo de moeda única, toda conta roda na única moeda da organização. |
| "Bank Account is inactive." | O que uma conta inativa diz quando uma importação de extrato tenta alcançá-la. Reative deliberadamente, ou aceite que seu histórico está encerrado. |
| "A Conta bancária deve pertencer à mesma entidade do Recebimento." | A trava que você encontrará do outro lado, nos documentos: cada empresa banca separadamente, então escolha a conta desta entidade. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isso em vez disso |
|---|---|---|
| Duas contas bancárias compartilhando uma conta contábil | A conciliação compara cada banco com sua conta contábil — dois bancos em uma conta significa que nenhum concilia de forma limpa | Uma conta bancária, uma conta contábil de caixa dedicada, sempre |
| Alterar a GL Account no meio da vida útil | O histórico contabilizado na conta antiga, a contabilização futura na nova — a cadeia de conciliação fica dividida entre um livro razão órfão | Trate a GL Account como definida uma única vez. Uma troca de banco genuína é um novo registro de conta bancária |
| Pular a Adjustment GL Account "por enquanto" | Nada quebra — até o primeiro fechamento mensal, quando todo ajuste de tarifa exige uma busca manual de conta | Dois cliques na criação: aponte-a para sua conta de tarifas bancárias |
| Errar o Currency Code na criação | A moeda é o valor mestre e a lei para todo extrato, depósito e conciliação subsequentes | Defina-a como a moeda real da conta e confira antes da primeira importação |
| Desativar uma conta no meio de um ciclo de conciliação | As importações de extrato começam a falhar ("Bank Account is inactive.") enquanto o mês está pela metade | Termine a conciliação final primeiro, depois desative — a conta se aposenta com um último mês limpo |
O que vem a seguir
- Configuração de Conta Bancária — cada configuração em detalhes.
- Importando Extratos Bancários — o primeiro extrato.
- Entendendo a Conciliação — onde tudo isso leva.
Perguntas frequentes
Tecnicamente possível, mas doloroso na prática — a conciliação compara o banco com sua conta contábil, e dois bancos em uma única conta contábil significa que nenhum deles concilia de forma limpa. Uma conta bancária, uma conta contábil é a regra que vale a pena manter.
Em organizações multimoeda, sim — defina o Código de Moeda da conta como EUR e tudo que envolve essa conta roda em EUR. Os documentos precisam corresponder à moeda da conta para serem pareados com seus extratos.
Accounting Admins e Accounting Controllers — bancos são território de quem é dono dos livros. Os operadores de AP/AR usam as contas todos os dias, mas não as alteram.
Uma visão rápida da saúde da conta, mantida pelo sistema: ambos são atualizados quando uma conciliação é concluída. Entre um fechamento mensal e outro, eles legitimamente ficam atrás do saldo contábil em tempo real pelo valor que ainda não foi conciliado — leia-os como "a última posição comprovada".
Sim — Credit Card é um dos quatro tipos de conta, junto com Checking, Savings e Money Market. A operadora do cartão envia extratos e seu livro razão mantém uma conta correspondente, então o mesmo mecanismo de importação-pareamento-conciliação se aplica sem alterações.
O centro de operações bancárias: a ferramenta Import Statement incorporada diretamente na página, além de listas relacionadas para Bank Statements, Reconciliations, Matching Rules e Bank Feed Setups. Sua primeira importação de extrato está a uma rolagem de distância — veja Importando Extratos Bancários.
Isso foi útil?