Tipos de documentos suportados
Seis tipos de papel saem do mecanismo de PDF da REDA Financials — cinco documentos de transação mais o extrato de conta. Cada um carrega a marca da sua entidade e um layout ajustado à sua finalidade. Aqui está o catálogo.
Acesso necessário. Qualquer pessoa que possa abrir um registro contabilizado pode gerar seu PDF. Configurar os layouts — Modelos de PDF — requer o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2; os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar os modelos, mas não alterá-los.
| Origem | Título impresso | Notas de layout |
|---|---|---|
| Fatura de venda | INVOICE | Tabela de linhas (Description, Qty, Unit Price, Amount — mais as colunas Discount e Tax quando relevante), bloco de totais e uma tabela Tax Breakdown resumindo cada imposto aplicado — a seção que o contador do seu cliente procura. |
| Nota de crédito | CREDIT MEMO | Mesma anatomia da fatura, com título inconfundível — e pode ter seu próprio modelo (um slogan diferente, por exemplo), separado das faturas. |
| Recebimento | RECEIPT | Compacto: partes, data, valor, método de pagamento — comprovante de pagamento, não uma cobrança. |
| Desembolso | PAYMENT VOUCHER | Inclui uma tabela Remittance Detail — uma linha por fatura que o pagamento quita (nº da fatura, data, valor, aplicado, desconto) — para que a equipe de AR do seu fornecedor possa conciliar o dinheiro sem precisar te enviar e-mail. |
| Ordem de compra | PURCHASE ORDER | Endereçada ao Vendor; mostra quantidades e preços com totais estimados — um documento de compromisso, não um documento fiscal, portanto sem detalhamento de impostos. |
| Livro Razão da Conta | Extrato de Conta | Gerado a partir do Exportar PDF da tela Livro Razão da Conta: saldo de abertura, cada cobrança e pagamento, acumulando até um saldo de encerramento, respeitando seus filtros atuais de entidade/data. Voltado para impressão — abre para impressão/salvamento em vez de ser anexado a um registro. |
Uma olhada mais de perto em cada layout
Faturas e notas de crédito têm a anatomia mais completa. Veja a MSI001021 da Meridian — a fatura de $9.800 da NovaTech: sob o cabeçalho timbrado e o grande título INVOICE ficam o bloco Bill To, a tabela de linhas (#, Description, Qty, Unit Price, Amount — com as colunas Discount e Tax quando se aplicam) e depois os totais: Subtotal, eventual Discount, Tax, Total. Abaixo disso, a tabela Tax Breakdown lista cada imposto pelo nome com seu valor tributável, alíquota e valor do imposto, somando até uma linha Total Tax — a seção que o contador de um cliente lê primeiro. Um cartão Ship To aparece apenas quando a conta do cliente de fato tem um endereço de entrega, e uma seção Notes imprime o que estiver no campo Description do documento. Uma nota de crédito tem a mesma anatomia sob um título CREDIT MEMO, vestida por seu próprio modelo do tipo Nota de Crédito.
Recibos e comprovantes de pagamento não têm tabela de linhas — um pagamento é um único valor, não uma lista de itens — então seu corpo é as partes, o valor e as linhas de detalhe que seu administrador configura (método de pagamento, número do cheque, conta bancária…). O comprovante de pagamento adiciona a tabela Remittance Detail: uma linha por fatura que o pagamento quita — Invoice #, Invoice Date, Invoice Amount, Applied, Discount — na ordem em que as aplicações foram feitas (data de aplicação mais antiga primeiro), para que a equipe de AR do fornecedor possa conciliar o dinheiro linha por linha.
A ordem de compra troca Bill To por um cabeçalho Vendor (o papel vai para o fornecedor), remove a coluna de imposto de suas linhas e totaliza como Subtotal, Tax e Total — sendo o imposto e o total apenas estimativas até que a fatura real do fornecedor chegue.
O extrato de conta se lê como um extrato bancário de um único cliente: o cartão da conta, o Period, uma linha "Filtered By" ecoando os filtros do seu livro razão, quatro valores de posição — Total Outstanding, Unapplied Payments, Unapplied Memos, Net Outstanding — depois um Opening Balance, cada transação com suas colunas Charges e Payments, e o Closing Balance. Também imprime um pequeno carimbo de data/hora de geração, para que o leitor saiba exatamente quando essa fotografia foi tirada.
O que todos têm em comum
- Cabeçalho timbrado da entidade — logotipo, nome da empresa, endereço, identificador fiscal — de marca da entidade.
- Detalhes de Bill To, incluindo o registro fiscal do cliente quando configurado — essencial em jurisdições de GST/IVA.
- Estilo orientado por modelo — cores, fontes, tamanho da página, rodapé, termos — do modelo resolvido, com um padrão embutido limpo quando nenhum existe.
- Linhas de detalhe extras que seu administrador adiciona por tipo de documento — veja Colunas de PDF configuráveis pelo administrador.
O que vem a seguir
- Gerando PDFs — os três caminhos de geração.
- Configuração de modelos de PDF — um modelo por tipo de documento, por entidade.
- PDF da fatura de venda — o fluxo da fatura de ponta a ponta.
Perguntas frequentes
Não — lançamentos são contabilidade interna, não papel voltado ao cliente. Os seis tipos acima são os documentos que saem da sua organização.
É proposital — um recebimento comprova que um valor chegou em uma data por um método. Se você quiser mais (conta bancária, faturas aplicadas), seu administrador pode adicionar campos às linhas de detalhe do PDF do recebimento em minutos: Colunas de PDF configuráveis pelo administrador.
O extrato é renderizado para impressão/salvamento no seu navegador em vez de ser anexado ao registro da conta — extratos são respostas pontuais, regeneradas a partir do livro razão sempre que necessário.
Do campo Description do documento — o que sua equipe escreveu ali é impresso como Notas. Descrição em branco, nenhuma seção Notas; o layout nunca imprime caixas vazias.
O cartão Ship To só é impresso quando a conta do cliente tem um endereço de entrega cadastrado. Para negócios de serviços (como as faturas de aluguel da Meridian), geralmente não há nada a corrigir — não há nada a enviar.
Uma ordem de compra é um compromisso, não um documento fiscal — os valores de imposto vinculantes chegam com a fatura do fornecedor. A OC imprime seu imposto e total estimados para que ambos os lados conheçam o gasto esperado, e deixa o detalhamento do imposto para o papel que legalmente o carrega.
Isso foi útil?