Entendendo as notas de crédito
Erros de faturamento acontecem. A Meridian Properties uma vez faturou sua locatária NovaTech Systems $1.200 a mais — um erro de medição no aluguel de março. Você não pode simplesmente editar uma fatura contabilizada (documentos contabilizados ficam bloqueados, e o cliente já tem sua cópia), e você não deve excluir nada. A correção profissional é uma Nota de Crédito: um documento formal de valor negativo que diz "devemos $1.200 de volta a você" — que o cliente pode então usar contra o que deve a você, ou, se nada for devido, receber como reembolso.
Acesso necessário. Qualquer conjunto de permissões da REDA Financials pode visualizar notas de crédito. Criá-las, editá-las e contabilizá-las exige o conjunto de permissões Accounts Receivable v2 (auxiliares e gerentes de contas a receber) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema); os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 e Read Only v2 podem visualizar mas não alterar.
O que é uma Nota de Crédito
Tecnicamente é uma Fatura de Venda cujo Tipo de Fatura é Nota de Crédito — mesmo formulário, mesmas linhas, mesmo fluxo de contabilização — com duas diferenças que a definem:
- Seu total é negativo. Cada linha é marcada como linha de crédito, e a REDA Financials se recusa a contabilizar uma nota que não resulte em total negativo.
- Ela carrega crédito, não um saldo devido. Em vez de envelhecer como um contas a receber, ela mantém Crédito Não Aplicado — valor aguardando para ser usado.
A vida de um crédito
Criada, geralmente a partir da fatura sendo corrigida
A ação Criar Nota de Crédito em uma fatura contabilizada copia seus detalhes com as linhas invertidas para crédito e vincula a nota de volta a essa Fatura Original. Veja Criando uma nota de crédito.
Contabilizada
O estorno chega aos livros imediatamente (veja abaixo) e o valor total da nota se torna Crédito Não Aplicado.
Usada
Aplicada contra as faturas do cliente (Aplicação de notas de crédito), reembolsada em dinheiro (Reembolso de nota de crédito), ou uma combinação das duas — até que o Crédito Restante chegue a zero.
O que a contabilização registra
Contabilizar a nota estorna a receita faturada a mais e reduz o que a NovaTech deve — imediatamente, antes de qualquer aplicação:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Receita de Aluguel — Escritórios | $1.200,00 | |
| Contas a Receber — Comercial | $1.200,00 |
Note o que isso significa: aplicar a nota depois não movimenta nenhum valor no livro razão — a contabilização já aconteceu no momento da contabilização da nota. Uma aplicação só decide qual fatura o crédito compensa, para que saldos e extratos fiquem corretos. (Se a nota creditou uma fatura tributada, as linhas de imposto também são estornadas aqui, mantendo sua apuração de impostos precisa.)
Mais duas coisas importantes sobre a própria contabilização. Primeiro, uma nota sempre estorna contra a própria conta de receita de cada linha — mesmo para entidades que operam em regime de caixa e normalmente diferem a receita, o crédito atinge a receita diretamente. Segundo, notas mistas são permitidas: uma nota pode carregar linhas de crédito e linhas de cobrança comuns (por exemplo, um crédito por aluguel faturado a mais menos uma pequena taxa de reposição de estoque) — cada linha contabiliza em seu próprio lado, desde que o documento resulte em total negativo.
Uma correção completa, do início ao fim
Aqui está a história da NovaTech em números. A fatura de março, MSI001021, saiu com $9.800 quando deveria ser $8.600:
| Etapa | Documento | Efeito na conta da NovaTech |
|---|---|---|
| 1 — A fatura contabilizada | MSI001021 — $9.800,00 | A NovaTech deve $9.800 — $1.200 a mais do que deveria. |
| 2 — A nota contabilizada | MCM001001 — −$1.200,00 | O contas a receber cai $1.200 imediatamente, e a nota mantém $1.200 de Crédito Não Aplicado. |
| 3 — O crédito aplicado | $1.200,00 aplicado à MSI001021 | O saldo devido da fatura cai para $8.600 e a nota fica TOTALMENTE UTILIZADA — nenhum novo lançamento no livro razão, apenas a compensação da fatura correta. |
Note a divisão de trabalho: a contabilização corrigiu os livros; a aplicação corrigiu a fatura. Se a NovaTech já tivesse pago os $9.800 integralmente, a etapa 3 não teria nada para compensar — o crédito ficaria à espera da próxima fatura, ou voltaria como dinheiro por meio de um reembolso.
Em torno do registro
A página de registro de uma Nota de Crédito se lê como a de uma fatura, ajustada para crédito:
| Onde | O que você encontrará |
|---|---|
| Botões | Editar, Gerar PDF (o documento impresso é intitulado CREDIT MEMO), Clonar com Linhas, e Excluir — com as ações Aplicar e Reembolsar no menu suspenso ▼. |
| Guias | Chatter · Detalhes · Itens de Linha · Aplicações · Históricos de Fatura Eletrônica · Trilha de Auditoria. |
| Resumo da Nota de Crédito (barra lateral) | Valor, Total de Impostos, Crédito Total, Aplicado a Faturas, Reembolsado, Crédito Restante — além de uma barra de % Utilizado e um selo de estado como TOTALMENTE UTILIZADO. |
| Links rápidos de listas relacionadas | Aplicações de Notas de Crédito (De) — cada aplicação que essa nota fez; Aplicações de Notas de Crédito (Para); Notas de Crédito Relacionadas; Registros de Impostos; e Aplicações de Recebimentos — onde um reembolso em dinheiro da nota aparece. |
Notas podem se aplicar sozinhas
Você não precisa fazer a correspondência de cada nota manualmente. Uma nota contabilizada carrega uma caixa de seleção Aplicar Automaticamente — marque-a e o crédito se espalha pelas faturas em aberto do cliente nesta entidade, a Fatura Original primeiro, depois da mais antiga para a mais recente (faturas com um número de Prioridade de Aplicação furam a fila). Dois refinamentos estão disponíveis por nota: Corresponder Linhas ao Aplicar restringe o crédito a faturas que carregam os mesmos produtos das linhas da nota, e Correspondência de Dimensão mantém o crédito dentro da própria fatia de centro de custo da nota. Administradores também podem agendar o Lote de Aplicação Automática de Notas de Crédito nas Configurações REDA, que percorre toda nota contabilizada com crédito não aplicado em uma cadência. A história completa está em Aplicação de notas de crédito.
As regras que mantêm as notas de crédito limpas
Cada validação abaixo é a mensagem exata que você pode encontrar, com o que ela significa ao lado — as mesmas regras protegem importações e integrações:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "Credit Memo must have a negative total. Use Credit lines to produce a negative total amount. Current total: {0}" | Uma nota deve resultar em total negativo — marque as linhas como linhas de crédito, ou verifique se uma linha de cobrança não está superando os créditos. |
| "O total da Nota de crédito é zero — nada a contabilizar." | As linhas se cancelam exatamente; revise quantidades e preços. |
| "Este documento exige aprovação antes da contabilização. O Status de aprovação deve ser Aprovado ou Não exigido." | Notas novas são carimbadas como Pendente — obtenha a aprovação antes de contabilizar. |
| "A Nota de crédito deve estar no status Contabilizado para aplicar o crédito." | Uma nota em rascunho ainda não carrega crédito — contabilize-a primeiro. |
| "Esta Nota de crédito está vinculada a uma fatura específica (Fatura original). O crédito só pode ser aplicado a essa fatura. Limpe o campo Fatura original na Nota de crédito para aplicar a outras faturas." | O bloqueio é proposital — uma nota corretiva permanece vinculada à fatura que corrige até você decidir o contrário. |
| "A Nota de crédito e a Fatura devem ter o mesmo Cliente." | O crédito pertence ao cliente para o qual foi emitido — sempre. |
| "A Nota de crédito e a Fatura devem pertencer à mesma Entidade. Aplicação de nota de crédito entre entidades não é suportada." | Notas nunca cruzam os limites da empresa; acertos de grupo passam por recebimentos em vez disso. |
| "Faturas de venda contabilizadas não podem ser excluídas. Anule a fatura em vez disso." | Por baixo dos panos, uma nota é uma Fatura de Venda — notas contabilizadas nunca desaparecem silenciosamente. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Tentar editar a fatura contabilizada em vez de creditá-la | Documentos contabilizados ficam bloqueados, e o cliente já tem sua cópia — edições silenciosas quebram a trilha de auditoria | Emita uma nota para a diferença; ambos os documentos permanecem e a história é auditável |
| Emitir uma nota para uma fatura duplicada que ninguém pagou | Dois documentos extras onde zero eram necessários; extratos ficam com leitura estranha | Cancele a fatura — notas são para correções, cancelamentos são para documentos que não deveriam existir |
| Esperar que a aplicação movimente dinheiro no livro razão | Você vai procurar por lançamentos que não existem — a contabilização aconteceu quando a nota foi contabilizada | Trate as aplicações como escrituração entre documentos: elas só decidem qual fatura o crédito compensa |
| Deixar a Fatura Original preenchida em um crédito que deveria ser geral | Toda aplicação exceto para essa única fatura é recusada | Limpe o campo Fatura Original quando o crédito deve ficar livre para aplicar em qualquer lugar |
| Deixar notas não aplicadas se acumularem sem revisão | Extratos de clientes mostram créditos que os clientes podem não saber que têm; previsões de caixa superestimam recebimentos | Revise o Crédito Restante junto com o aging mensal — aplique, reembolse ou investigue cada uma |
Lendo o registro de uma Nota de Crédito
| Campo / painel | Significado |
|---|---|
| Crédito Total | O valor total da nota (mostrado positivo no resumo; o total do documento é negativo). |
| Aplicado a Faturas | Quanto já compensou faturas até agora. |
| Reembolsado | Quanto foi pago de volta em dinheiro. |
| Crédito Restante | O que ainda está disponível = Total − Aplicado − Reembolsado. |
| Fatura Original | A fatura que esta nota corrige. Enquanto preenchida, o crédito só pode ser aplicado àquela fatura — limpe-a para liberar o crédito para outras. |
| Faixa de Aging / Saldo Devido | Em branco — notas não envelhecem; elas não são contas a receber. |
Quem pode trabalhar com notas de crédito
Accounts Receivable e Accounting Admin criam, contabilizam, aplicam e reembolsam notas de crédito. Accounting Controller e Read Only podem visualizá-las mas não alterar nada.
O que vem a seguir
- Criando uma nota de crédito — a partir da fatura, em dois minutos.
- Aplicação de notas de crédito — usando o crédito contra faturas.
- Reembolso de nota de crédito — pagando o crédito em dinheiro.
- Entendendo as notas de crédito de fornecedor — a mesma ideia, do lado da compra.
Perguntas frequentes
Cancele quando a fatura inteira nunca deveria ter existido (duplicata, cliente errado) e nada foi pago. Emita uma nota de crédito quando a fatura estava parcialmente correta, tem pagamentos contra ela, ou o cliente já a contabilizou — uma nota corrige o registro sem reescrever o histórico.
Não — o crédito pertence ao cliente para o qual foi emitido. As regras de aplicação exigem o mesmo cliente (e a mesma entidade: a aplicação de notas de crédito entre entidades não é suportada; acertos de grupo passam por caixa em vez disso).
Não. Ela permanece como Crédito Restante — e como um valor de Notas Não Aplicadas em nível de cliente no Resumo do Livro Razão da conta — até ser aplicada ou reembolsada. A boa prática é revisar as notas não aplicadas junto com o aging todo mês.
Saldo devido é um conceito de fatura (o que o cliente deve a você). Uma nota de crédito é o inverso — um valor que você deve ao cliente — controlado como Crédito Restante. É também por isso que as notas nunca aparecem em faixas de aging.
Não — e isso surpreende quem está acostumado com recebimentos. O contas a receber já foi reduzido no momento em que a nota foi contabilizada; uma aplicação é pura escrituração entre documentos, compensando o crédito da nota contra o saldo de uma fatura específica. Verifique as Transações Contábeis da nota depois de aplicar: nada de novo aparece, por design.
Sim. Notas mistas são suportadas: linhas de crédito reduzem, linhas de cobrança somam, e cada uma contabiliza em sua própria conta. O único requisito é que o documento resulte em total negativo — caso contrário a contabilização é interrompida com "Credit Memo must have a negative total."
Em dois lugares: o valor Reembolsado no Resumo da Nota de Crédito, e o link rápido Aplicações de Recebimentos, que lista o recebimento de reembolso que pagou o crédito. O Crédito Restante cai pelo valor reembolsado. Veja Reembolso de nota de crédito.
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