Entendendo os Desembolsos

Um Desembolso é um pagamento que sua empresa faz a um fornecedor — o lado de saída de dinheiro das Contas a pagar. Todo cheque emitido, TED enviada ou transferência feita a um fornecedor é um Desembolso na REDA Financials. Este artigo explica como um pagamento funciona, como ele se conecta às contas que liquida, o que acontece na sua contabilidade ao longo do processo e como os números de cheque são gerenciados.

O que um Desembolso registra

Veja um pagamento real: a Meridian Properties US LLC pagando Summit HVAC Inc $3.300 por cheque por um serviço de manutenção.

Um Desembolso contabilizado. O essencial: quem foi pago, de qual empresa e conta bancária, como (Payment Method: Check — com o Check Number 5004 atribuído automaticamente), quanto, e — o mais importante — Unapplied Amount USD 0.00: cada dólar deste pagamento está vinculado a uma conta.

Os campos principais:

O que acontece na sua contabilidade

Os pagamentos passam por dois estágios, e cada um gera seus próprios lançamentos balanceados. Quando o desembolso é contabilizado (o dinheiro sai do banco):

Vendo na prática: as Accounting Transactions de um pagamento de $10.000 — um débito em Supplier Prepayments e um crédito em Cash and Cash Equivalents, perfeitamente balanceados. Todo pagamento contabilizado permite inspecionar seus próprios lançamentos assim.

E quando o pagamento é aplicado à fatura do fornecedor:

Por que essa dança em dois passos? Porque ela espelha a realidade. Se você paga um fornecedor antes de a fatura chegar — um depósito, uma entrada — o dinheiro fica corretamente registrado em Supplier Prepayments no seu balanço patrimonial (um ativo: o fornecedor lhe deve mercadorias, serviços ou a devolução do dinheiro). No momento em que você aplica o pagamento a uma fatura, o pré-pagamento se converte em uma conta liquidada. Quando o pagamento e a aplicação acontecem juntos, como costuma ser o caso, você nunca percebe essa etapa intermediária — mas sua contabilidade fica correta em todos os cenários.

Aplicações: conectando pagamentos a contas

Clique em Apply Disbursement em um pagamento contabilizado para vinculá-lo às faturas em aberto do fornecedor. Cada correspondência — uma aplicação — registra quanto desse pagamento liquida qual fatura, em qual data. Um pagamento pode liquidar várias faturas (um cheque mensal cobrindo três contas), e uma fatura pode ser liquidada por vários pagamentos (um adiantamento de 50% mais o saldo).

• O Balance Due da fatura diminui pelo valor aplicado, e sua faixa de aging é atualizada instantaneamente.
• O Unapplied Amount do pagamento também diminui — quando chega a zero, o pagamento está totalmente utilizado.
• Descontos por pagamento antecipado podem ser aplicados no momento da aplicação — veja Descontos de Pagamento Antecipado e Condições.

Prefere automatizar? Ative Auto Apply Disbursement e a REDA Financials vincula o pagamento às faturas em aberto do fornecedor, das mais antigas para as mais recentes, até o dinheiro se esgotar. O passo a passo completo está em Aplicação de desembolsos.

Números de cheque e talão de cheques

Se o método de pagamento é Check, a REDA Financials gerencia o número do cheque para você. Cada conta bancária tem um talão de cheques — a faixa de números de cheque do seu talão físico, configurada em Estoque de Cheques e Impressão de Cheques. Quando um pagamento por cheque é contabilizado, o próximo número é retirado do talão e atribuído ao pagamento — o pagamento da Meridian acima recebeu o cheque 5004.

Ciclo de vida: Rascunho → Contabilizado → Cancelado

De onde vêm os pagamentos

Você vai encontrar Desembolsos criados de quatro formas diferentes — todas idênticas depois de criadas:

• Manualmente — pelo botão Novo ou pela ação de pagamento de uma fatura. Veja Criando um Desembolso.
• A partir de um lote de pagamento — o assistente de lote paga vários fornecedores de uma vez e agrupa os pagamentos em um único lote. Veja Criando um Lote de Pagamento.
• Automaticamente a partir de Faturas de Despesa — contabilizar uma conta do tipo Despesa cria seu próprio pagamento. Veja Faturas de Compra do Tipo Despesa.
• Aplicação automática agendada — administradores podem agendar a aplicação automática de pagamentos não aplicados. Veja Lotes de Aplicação Automática.

Quem pode trabalhar com pagamentos

Criar, contabilizar, aplicar e cancelar desembolsos exige o conjunto de permissões Accounts Payable ou Accounting Admin, enquanto todos os demais podem visualizar, mas não alterar nada (o detalhamento completo está em Acesso necessário no início do artigo). Segregar quem lança as faturas de quem libera os pagamentos é um controle comum — converse com seu administrador sobre como sua organização atribui esses conjuntos de permissões.

O que vem a seguir

1. Criando um Desembolso — pagando uma conta passo a passo.
2. Aplicação de desembolsos — vinculando pagamentos a faturas, manual e automaticamente.
3. Descontos de Pagamento Antecipado e Condições — obtendo descontos por pagamento antecipado.
4. Execução do Lote de Pagamentos — pagando todos os seus fornecedores de uma só vez.
5. Cancelando um Desembolso — cancelando um pagamento com segurança.

Perguntas frequentes