Cancelando um Desembolso
Um cheque se perde no correio. Uma transferência é devolvida. Um pagamento foi enviado ao fornecedor errado. Quando um pagamento precisa ser cancelado, você o cancela — e a REDA Financials desfaz tudo o que o pagamento fez, mantendo um registro permanente de que ele existiu. Este artigo aborda o cancelamento de um único pagamento, o que acontece com as contas que ele havia quitado, as regras especiais para cheques e o cancelamento de um lote inteiro.
Acesso necessário. Cancelar esses registros requer o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (equipe e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar, mas não cancelar.
O que o cancelamento faz
Altere o status para Cancelado e informe o motivo
No pagamento contabilizado, defina-o como Cancelado. Um Motivo do Cancelamento é obrigatório — "cheque perdido em trânsito, reemitindo" é muito melhor do que "cancelado" quando alguém perguntar daqui a dezoito meses. A data do cancelamento é registrada junto.
A REDA Financials desfaz o pagamento
Suas contabilizações são removidas — o caixa retorna ao saldo bancário dos seus livros. Cada aplicação é excluída, então cada fatura que o pagamento havia quitado recupera seu saldo pendente e reaparece no aging de contas a pagar.
O registro permanece — e o cancelamento pode ser desfeito
O pagamento cancelado não pode ser editado ou excluído; com seu motivo e sua data, ele se torna uma linha permanente na sua trilha de auditoria. Mas cancelar não é uma porta de mão única: Reabrir devolve um pagamento cancelado para Rascunho, onde você pode corrigi-lo e contabilizá-lo de novo. Não há efeitos colaterais a limpar — o cancelamento já removeu as aplicações e os lançamentos contábeis. Reabrir só funciona em um pagamento cancelado; se preferir começar do zero, crie um novo.
Tudo o que um cancelamento desfaz — em resumo
| O que o pagamento fez | O que o cancelamento faz a respeito |
|---|---|
| Registrou a saída de caixa do banco (suas contabilizações) | Contabilizações removidas — o saldo bancário dos seus livros recupera o dinheiro |
| Quitou faturas (suas aplicações) | Todas as aplicações são excluídas — o saldo pendente de cada fatura retorna e ela reaparece no aging de contas a pagar, contando a partir da data de vencimento original |
| Consumiu um número de cheque | Mantido permanentemente — o número permanece registrado no registro cancelado e nunca é reutilizado |
| Existia como um registro | Permanece para sempre, congelado, com Motivo do Cancelamento e data de cancelamento — não pode ser editado ou excluído |
Cancelando um lote de pagamentos inteiro
Se toda uma execução de pagamentos estiver errada — data errada, conta bancária errada, execução duplicada — cancele o lote em vez dos pagamentos um a um. Cancelar um lote se propaga: todos os pagamentos nele são cancelados juntos, cada um desfazendo suas próprias contabilizações e aplicações, e o motivo de cancelamento do lote é registrado em todos eles. Veja Contabilização e Cancelamento de Lote.
Cancelar ou reabrir — escolha pelo que aconteceu
| Reabrir para Rascunho | Cancelar | |
|---|---|---|
| O dinheiro… | …nunca realmente saiu, ou o registro simplesmente está errado (erro de digitação no valor, conta bancária errada) | …saiu mas voltou, ou precisa ser tratado como se nunca tivesse sido efetivo (cheque perdido, transferência falhou, fornecedor errado) |
| Depois | Edite e contabilize novamente — mesmo pagamento, corrigido | O registro fica congelado — mas Reabrir pode devolvê-lo a Rascunho para corrigir e recontabilizar, ou emita um novo pagamento |
| Trilha de auditoria | O histórico mostra a correção | O histórico mostra um pagamento cancelado com seu motivo |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isso em vez disso |
|---|---|---|
| Cancelar para corrigir uma aplicação errada | O cancelamento desfaz o pagamento inteiro — contabilizações de caixa, todas as aplicações e (para cheques) um número gasto à toa | Exclua apenas a aplicação errada e reaplique — veja Aplicação de desembolsos |
| Cancelar um pagamento que o banco já compensou | Seus livros dizem que o dinheiro voltou; o extrato bancário diz que não — a conciliação quebra | Concilie primeiro; se o dinheiro realmente saiu, o acompanhamento é com o fornecedor, não com o registro |
| Escrever "cancelado" como o Motivo do Cancelamento | O motivo é permanente e é a primeira coisa que um auditor lê | Diga o que aconteceu: "cheque perdido em trânsito, reemitido com o próximo número de cheque" |
| Esquecer a sustação de um cheque perdido | A REDA Financials registra o seu lado — o cheque físico ainda pode ser compensado no banco | Solicite uma sustação ao banco antes de reemitir |
| Cancelar um pagamento de cada vez quando toda a execução estava errada | Você repetirá o cancelamento N vezes e perderá a explicação em uma única linha que um cancelamento de lote oferece | Cancele o lote — todos os pagamentos nele são cancelados juntos, com um único motivo |
O que vem a seguir
- Entendendo os Desembolsos — o ciclo de vida do pagamento.
- Contabilização e Cancelamento de Lote — a propagação em detalhes.
- Talão de Cheques e Impressão de Cheques — gestão de números de cheque.
Perguntas frequentes
Porque essa é a verdade: a conta está novamente em aberto. O cancelamento desfez a aplicação, restaurou o saldo pendente e o aging retomou a partir da data de vencimento original. Emita o pagamento substituto para quitá-la.
Um pagamento cancelado pode ser retornado para Rascunho — seu motivo e data de cancelamento são apagados, e você pode contabilizá-lo novamente. Use isso apenas quando o próprio cancelamento foi o erro; se algo no pagamento precisar mudar, um novo pagamento mantém o histórico mais claro.
Sim — solicite uma sustação (stop payment) ao seu banco para um cheque perdido ou roubado. A REDA Financials registra o seu lado do cancelamento; a sustação impede que o cheque físico seja compensado de qualquer forma.
Somente se for um rascunho sem número de cheque — rascunhos nunca afetaram os livros contábeis, então excluí-los é inofensivo. Um pagamento contabilizado precisa ser cancelado, e qualquer pagamento que tenha um número de cheque nunca pode ser excluído (o número precisa permanecer rastreável), mesmo como rascunho.
Pouca — o pagamento é cancelado individualmente e permanece vinculado ao seu lote (com status Cancelado), então o histórico da execução permanece completo. Só cancele o próprio lote se toda a execução estiver errada, o que se propaga a todos os pagamentos nele.
O cancelamento exclui as aplicações do pagamento — incluindo qualquer desconto registrado nelas — então a fatura retorna ao seu saldo pendente integral. Ao reemitir o pagamento, aplique o desconto novamente apenas se ainda estiver dentro da janela do desconto.
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