Correspondência Manual e Desfazer Correspondência
Depois que as máquinas fazem sua parte, restam as linhas interessantes: o depósito com referência corrompida, o pagamento compensado seis semanas depois, os dois candidatos com valores idênticos. A visão de dois painéis do espaço de trabalho foi criada exatamente para isso — você, os dois lados da história, e uma correspondência que só se confirma quando você diz.
Acesso necessário. Associar e desfazer correspondências exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar a conciliação, mas não associar nem alterá-la.
Associando manualmente
Escolha a linha do extrato
Painel esquerdo: Unmatched Bank Transactions, com busca e filtros (depósitos/pagamentos, associadas/sem correspondência). Selecione a linha que precisa de uma explicação.
Deixe os candidatos se organizarem sozinhos
O painel direito — Unmatched Book Entries: recebimentos, pagamentos, linhas de lançamento contábil no livro razão do banco e depósitos contabilizados — se reordena pela qualidade da correspondência para a linha selecionada (candidatos com referência exata primeiro, depois datas próximas, depois somente valor), com uma contagem de "Suggested Matches". Noventa por cento das vezes, a resposta certa é a primeira linha.
Prepare e depois aplique
Selecionar uma linha + um candidato prepara o par; continue — vários pares podem ser preparados — depois Apply Matches confirma todos de uma vez (tudo ou nada, então um lote parcialmente aplicado não pode existir). Cada correspondência carimba a linha como Manual, com o seu nome e o horário: a resposta de auditoria para "quem diz que isso pertence junto?" é sempre você, registrado.
Lendo os dois painéis
Cada painel é uma grade de trabalho, não apenas uma lista. O que as colunas mostram:
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| BSL # | O número próprio da linha do extrato — o identificador que você verá novamente nos lançamentos de ajuste e nas trilhas de auditoria. |
| Data / Descrição / Valor / Referência / Tipo | Os fatos do banco conforme importados: quando, como o banco chamou, quanto (com sinal), a referência do banco e o tipo de transação. |
| Dias em Aberto | Há quanto tempo o item está esperando — a coluna de aging que torna impossível ignorar itens atrasados. |
| Qualidade da Correspondência | Nos candidatos, uma vez selecionada a linha do extrato: Exata, Intervalo de Datas ou Somente Valor — as mesmas três classificações que o motor de correspondência automática usa, para você ver por que um candidato ocupa aquela posição. |
| Tipo de Correspondência / Documento Associado / Origem | Nas linhas associadas: como o par foi formado (Auto, Manual, Baseado em Regra, Ajuste), qual documento o explica e que tipo de documento é. |
Acima das grades ficam os filtros de trabalho — depósitos vs. pagamentos, sem correspondência vs. associadas vs. todas — e uma caixa de busca para localizar um valor ou referência específica. O lado dos livros contábeis se baseia em quatro fontes de candidatos, todas contabilizadas: recebimentos nesta conta bancária (não agrupados em um depósito, não conciliados em outro lugar), desembolsos, linhas de lançamento na conta contábil do banco (um débito se comporta como depósito, um crédito como saque) e depósitos bancários — cada depósito oferecido como uma unidade, enquanto seus recebimentos membros ficam fora do conjunto.
Uma linha de julho, trabalhada manualmente
O julho da Meridian fechou quase inteiramente com a Correspondência Automática — as referências estavam limpas — mas sua transferência é o espécime perfeito para o trabalho manual. Considere a linha do extrato −$10.000,00, referência WIRE-ACC-0702, e suponha que a coluna de referência tivesse se perdido na exportação. Selecione a linha: o lado dos livros contábeis se reordena, e o pagamento de $10.000 de medição à Apex Construction sobe ao topo, classificado como Somente Valor — valor certo, direção certa, sem referência para confirmar. A descrição diz Apex, o pagamento diz Apex, as datas concordam: você prepara o par, Apply 1 Matches, e a linha está explicada — carimbada como Manual, com o seu nome e o horário. Trinta segundos, totalmente auditado. A mesma decisão de julgamento é exatamente o que a máquina se recusou a fazer se um segundo pagamento de $10.000 estivesse no conjunto — a ambiguidade é reservada para humanos.
Desfazendo a correspondência
A ação de linha Unmatch (ou Unmatch Selected para um lote) rompe um par de forma limpa: os carimbos da linha são limpos, os vínculos de conciliação do documento são limpos, ambos voltam para suas filas, e a Diferença é recalculada. Duas proteções: uma linha já conciliada permanece assim até que você desfaça a correspondência deliberadamente, e uma vez que a conciliação está Concluída, a correspondência é congelada — "Não é possível editar uma conciliação concluída. Reabra-a primeiro para fazer alterações."
As regras que mantêm as correspondências corretas
A correspondência grava nos dois lados do par, então as proteções são rígidas. Ao pé da letra, com a saída:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "Esta linha do extrato já está conciliada." | Alguém (ou a Correspondência Automática) chegou primeiro. Se a correspondência existente estiver errada, desfaça-a deliberadamente e associe novamente. |
| "Uma linha de extrato só pode corresponder a um registro de origem. No máximo um entre Recebimento, Desembolso, Linha de lançamento contábil ou Depósito bancário pode ser preenchido." | Uma movimentação bancária, uma explicação. Vários recebimentos genuinamente depositados juntos pertencem a um depósito bancário — aí o depósito é a única origem. |
| "Uma linha de extrato conciliada deve ter exatamente um registro de origem vinculado (Recebimento, Desembolso, Linha de lançamento contábil ou Depósito bancário)." | Nenhuma linha pode ser dada como "concluída" por conveniência — conciliada significa explicada por algo específico. Associe pelo espaço de trabalho e os carimbos cuidam de si mesmos. |
| "Não é possível editar uma conciliação concluída. Reabra-a primeiro para fazer alterações." | A correspondência e o desfazer congelam assim que a conciliação é concluída. Reabra-a — um ato deliberado e registrado — e os painéis voltam a funcionar. |
| "A moeda do Recebimento deve corresponder à moeda da Conta bancária quando conciliado com uma Linha de extrato bancário." | Uma correspondência afirma "o mesmo dinheiro", e dinheiro tem uma moeda. A mesma mensagem protege pagamentos e linhas de lançamento. |
| "Um registro não pode ser vinculado a um Depósito bancário e a uma Linha de extrato bancário ao mesmo tempo. Pode ser conciliado por meio de um depósito ou diretamente, mas não de ambas as formas." | Uma via por recebimento: pelo seu grupo de depósito, ou diretamente — nunca as duas. |
As confirmações são igualmente explícitas: "Items matched successfully." e "Successfully matched {0} items." na entrada; "Match removed successfully." e "Successfully unmatched {0} items." na saída.
Associando uma linha em outra moeda
Quando o recebimento ou pagamento está em uma moeda e a conta bancária em outra, os dois valores na sua tela não serão numericamente iguais — um recebimento de €1.000 não é $1.000. Para permitir a comparação como iguais, cada recebimento e pagamento carrega um Bank Reconciliation Amount: seu valor convertido para a moeda da conta bancária (Valor × Taxa de Câmbio). Esse valor convertido é contra o que a linha do extrato realmente é comparada, então um pareamento entre moedas feito manualmente se alinha aos mesmos dólares que o banco creditou.
Pequenas diferenças de arredondamento entre o valor convertido e o número do banco são absorvidas automaticamente pela Tolerância de Conciliação da conta — a mesma tolerância usada pelas passadas automáticas. Você não faz nada diferente ao associar manualmente; o valor convertido é preenchido para você e exibido apenas para leitura.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Associar apenas pelo valor quando dois candidatos o compartilham | Uma correspondência de cara ou coroa envenena dois meses — esta linha explicada incorretamente, e a contraparte real fica órfã para outra pessoa desvendar | Desempate com datas, referências e a contraparte na descrição — é exatamente por isso que essas linhas esperam por um humano |
| Associar a linha do extrato de três recebimentos a apenas um dos três | Os valores diferem, então não se confirma — e o "conserto" a que as pessoas recorrem (editar valores) corrompe a evidência | Agrupe os recebimentos em um depósito bancário que espelhe o comprovante de depósito, e associe o depósito à linha |
| Esperar um recebimento em rascunho aparecer nos candidatos | Nunca vai aparecer — rascunhos não estão nos livros contábeis, então não podem explicar uma movimentação bancária | Contabilize o documento; ele entra no painel imediatamente |
| Desfazer correspondência numa conciliação concluída "rapidinho" | Bloqueado ("Cannot edit a completed reconciliation…") — e se não fosse, o zero comprovado silenciosamente deixaria de ser verdadeiro | Reabra a conciliação primeiro; a própria reabertura faz parte da história de auditoria |
| Tratar uma lista de candidatos vazia como um beco sem saída | O mês trava numa linha cuja resposta não é uma correspondência de forma alguma | Vazio significa uma de duas coisas: contabilize o documento faltante, ou lance a linha como um ajuste — tarifas e juros nunca teriam uma correspondência |
O que vem a seguir
- Correspondência automática com IA — execute as máquinas primeiro.
- Concluindo uma conciliação — ajustes e o encerramento.
- Linhas de extrato bancário — o que os carimbos significam no registro.
Perguntas frequentes
Datas e referências desempatam (é por isso que a correspondência automática se recusou a adivinhar). Se ambos realmente se encaixam, confira a contraparte de cada documento contra a descrição da linha — e melhore sua disciplina de referência para que o próximo mês não seja um cara ou coroa.
Não, e com razão: uma correspondência afirma "o mesmo dinheiro". Uma diferença de centavos costuma ser uma tarifa descontada pelo banco — não associe nada; lance a diferença via ajuste, ou corrija o documento se ele simplesmente estiver errado.
Os candidatos são apenas documentos contabilizados — um rascunho ainda não está nos livros, então não pode explicar uma movimentação bancária. Contabilize-o primeiro; ele aparece imediatamente no painel direito.
Nada é confirmado — aplicar correspondências preparadas é tudo ou nada, então um lote parcialmente aplicado não pode existir. Corrija ou remova o par com problema (a mensagem informa qual proteção ele violou) e aplique novamente.
Elas espelham as passadas de correspondência automática: Exata — mesmo valor, mesma data, mesma referência ou número de cheque; Intervalo de Datas — mesmo valor dentro da janela de correspondência da conta; Somente Valor — o valor e a direção se encaixam, nada mais confirma. A classificação indica quanto do seu próprio julgamento a correspondência exige.
Não — a correspondência nunca contabilizou nada, então desfazer a correspondência nunca desfaz uma contabilização. Isso limpa os carimbos da linha e os vínculos de conciliação do documento; ambos voltam para suas filas e a Diferença é recalculada. Os documentos em si permanecem intocados.
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