Consulta de status de fatura eletrônica
O manual do administrador para o trabalho que termina o que a contabilização de uma fatura começa. Onde um país exige que as faturas sejam transmitidas eletronicamente, o órgão fiscal raramente responde na hora — ele recebe o documento, diz “recebido” e decide depois. Este cartão é o que volta lá e pergunta. Sem ele, as faturas ficam em Enviado para sempre — e tudo o que for contabilizado em massa nunca sai de Na fila — e ninguém é avisado do motivo.
Acesso que você precisará. Iniciar e executar este trabalho exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2; o Accounting Controller v2 também consegue acessar o console. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 não conseguem ver a guia Operações — eles têm contato apenas com os status de fatura que este trabalho atualiza.
O que o trabalho realmente faz
Toda fatura transmitida eletronicamente tem um Histórico de fatura eletrônica — um registro por fatura, guardando a conversa inteira com o órgão fiscal. O Histórico percorre uma sequência fixa de status. A consulta se interessa por exatamente um deles.
| Status | O que significa | A consulta mexe nele? |
|---|---|---|
| Rascunho | O Histórico existe, mas ninguém o liberou. É aqui que as faturas esperam quando a entidade está configurada para transmitir manualmente, e não automaticamente. | Não |
| Pronto para enviar | Liberado, aguardando ser recolhido para transmissão. | Não |
| Na fila | Na fila de transmissão. | Sim |
| Enviado | O órgão fiscal tem o documento e confirmou o recebimento, mas ainda não se manifestou sobre ele. | Sim |
| Aceito | O órgão aprovou. A fatura agora é legalmente válida e carrega o identificador fiscal oficial dela. | Não — final |
| Rejeitado | O órgão recusou. O motivo fica registrado no Histórico. | Não — final |
| Erro | O documento não pôde ser entregue, ou a troca falhou. O motivo fica registrado no Histórico. | Não |
| Cancelado | O documento foi retirado. | Não — final |
Ou seja, um ciclo faz duas coisas. Para cada Histórico parado em Na fila, ele transmite o documento ao órgão fiscal. Para cada Histórico parado em Enviado, ele pergunta ao órgão o que aconteceu e move o Histórico para Aceito, Rejeitado ou Erro conforme a resposta. Históricos em qualquer outro status ficam intocados, e é por isso que rodar dois ciclos seguidos é inofensivo — o segundo simplesmente encontra menos o que fazer.
Lendo o cartão
Recolhido, o cartão mostra um único selo: Agendado ou Não agendado. Expanda-o e ele mostra quatro coisas.
| O que ele mostra | Como ler |
|---|---|
| Próxima execução agendada | A data e a hora da próxima execução automática, no seu próprio fuso horário. Um traço significa que não há nada agendado. |
| Aguardando resposta do órgão fiscal | Quantos documentos estão em Enviado neste momento. Este é o acúmulo que a próxima execução vai resolver. Quando tudo já foi respondido, ele diz “Nada aguardando resposta” — que é o estado saudável, não um estado vazio. |
| Com erro | Quantos Históricos terminaram em Erro. Isso só aparece quando a contagem é maior que zero, então já vê-lo é o sinal. Esses precisam de uma pessoa; a consulta não vai limpá-los. |
| Configurações de faturamento eletrônico ativas | Quantas entidades estão configuradas para transmitir eletronicamente. Se isso for zero, o trabalho não tem absolutamente nada a fazer. |
Iniciando e parando
- Confirme que pelo menos uma entidade está configurada para transmitir eletronicamente. Se “Configurações de faturamento eletrônico ativas” marcar zero, não inicie nada ainda — configure a entidade primeiro e depois volte.
- Abra Iniciador de aplicativos → REDA Financials Admin → Console de Administração Financeira → Operações.
- Clique no cabeçalho do cartão Consulta de status de fatura eletrônica para expandi-lo.
- Clique em Iniciar.
- Confira o que você deve ver: o selo muda para Agendado, e Próxima execução agendada é preenchida com um horário cerca de quinze minutos à frente.
Não há horário a escolher. Uma vez iniciado, o ciclo roda aproximadamente a cada quinze minutos e se rearma a cada vez, então continua andando até você pará-lo. Para parar, clique em Parar e confirme. Parar não perde nada: um ciclo já em andamento termina o documento em que está, e os documentos já em Enviado ficam exatamente onde estão até você iniciar de novo.
Por que a cada quinze minutos, e não uma vez por dia
Sob um modelo de autorização prévia, uma fatura não é um documento legalmente válido até que o órgão fiscal tenha decidido sobre ela e esse veredito tenha sido registrado contra a fatura. Um documento transmitido às 09:00 e conferido só na noite seguinte passa o dia inteiro de trabalho no limbo — transmitido, mas ainda não válido, e ninguém consegue dizer pela fatura em qual dos dois casos ela está. Um ciclo curto reduz essa janela a minutos.
- Um ciclo ocioso não custa praticamente nada. Se nenhum documento estiver esperando, o ciclo encontra a fila vazia e termina. Ele nem entra em contato com o órgão fiscal, então deixar o ciclo rodando por um fim de semana calmo não é desperdício.
- Os órgãos ficam mais lentos no fim do mês, quando todo mundo transmite ao mesmo tempo. Um veredito que normalmente chega em minutos pode levar horas no dia 30. O ciclo simplesmente continua perguntando; nada se perde, apenas se resolve mais tarde.
Executando agora
Executar agora roda um único ciclo imediatamente, sem esperar pelo próximo. Use quando você precisar de uma resposta mais cedo — um cliente está esperando uma fatura válida, ou você acabou de corrigir algo e quer ver o resultado.
Depois de confirmar, você verá uma mensagem com a referência do trabalho. O trabalho roda em segundo plano, então as contagens do cartão não mudam na hora — recolha e expanda o cartão, ou atualize a página, depois de um minuto para ver a posição atualizada.
Cada fatura é transmitida ao ser contabilizada e fica em Enviado. Dentro de cerca de quinze minutos de cada uma, um ciclo pergunta o veredito ao órgão fiscal. Às 17:15, trinta e cinco voltaram aprovadas e passaram para Aceito, cada uma carimbada com o identificador fiscal oficial dela — então a equipe de vendas consegue enviar uma fatura válida na mesma tarde, e não na manhã seguinte. Uma é recusada por um identificador fiscal de cliente que não bate com o cadastro do órgão e passa para Rejeitado, com o motivo no Histórico dela; a equipe vê isso na mesma tarde e reemite enquanto o cliente ainda está ao telefone. Duas continuam em análise e ficam em Enviado.
Às 17:20 o cartão mostra Aguardando resposta do órgão fiscal: 2, e Com erro não aparece — uma rejeição é um veredito, não uma falha de comunicação. As duas em análise se resolvem em um ciclo mais tarde naquela noite, sem ninguém tocar nelas.
O mesmo dia com uma consulta uma vez por dia teria deixado todas as 38 faturas sem resolução até a madrugada, e a rejeição sem ser descoberta até quarta-feira.
Erros comuns a evitar
| Erro | O que acontece | Faça isto no lugar |
|---|---|---|
| Configurar uma entidade para transmitir eletronicamente e nunca iniciar a consulta | As faturas são transmitidas e confirmadas, e depois param de vez em Enviado. Nada parece quebrado; a fila é que nunca anda. | Inicie o cartão como parte de configurar a entidade, não depois. Trate os dois como uma única tarefa. |
| Usar Executar agora como botão de atualizar | Cada clique custa uma chamada por documento em espera. Com um acúmulo grande isso é lento e, com alguns órgãos, cobrado. | Leia as contagens do cartão. Use Executar agora quando você precisar de uma resposta específica antes da próxima execução. |
| Supor que Com erro vai se resolver sozinho | Não vai. Erros significam que a troca falhou, não que há um veredito pendente, então nenhuma quantidade de consultas resolve. | Abra o Histórico, leia o motivo registrado, corrija a causa e reenvie. |
| Iniciar antes de qualquer entidade estar configurada | O ciclo roda a cada quinze minutos e não faz nada. É inofensivo, mas esconde se a configuração chegou a ser concluída. | Espere até Configurações de faturamento eletrônico ativas ser pelo menos uma. |
| Tratar Rejeitado como um problema do sistema | Tempo perdido procurando uma falha no aplicativo. Uma rejeição é a decisão do órgão fiscal sobre o conteúdo do documento. | Leia o motivo no Histórico — costuma ser um identificador fiscal, uma data ou um total que o órgão contesta. |
Monitorando
Dois números dizem se o faturamento eletrônico está saudável, e você lê os dois no cartão sem abrir mais nada:
- Aguardando resposta do órgão fiscal deve cair para zero, ou perto disso, depois de cada execução. Uma contagem que sobe dia após dia significa que o trabalho não está rodando — verifique se o selo continua dizendo Agendado e se Próxima execução agendada está no futuro.
- Com erro não deveria aparecer de jeito nenhum. Quando aparece, ele está avisando que documentos precisam de uma pessoa.
Para o detalhe por trás dos números, abra a guia Históricos de fatura eletrônica e filtre por status. Cada Histórico registra o que foi enviado, o que voltou e quando — que é também o que um auditor vai pedir.
Solução de problemas
| Sintoma | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| O cartão diz Não agendado e você tem certeza de que iniciou | O trabalho agendado foi removido — comumente durante uma atualização de sandbox ou uma implantação que limpou os trabalhos agendados. | Inicie de novo. Trabalhos agendados são dados da organização e não sobrevivem a uma atualização; acrescente isso à sua lista de verificação pós-atualização. |
| Aguardando resposta do órgão fiscal não para de subir | O trabalho não está rodando, ou está rodando e o órgão não está respondendo. | Verifique se Próxima execução agendada está no futuro. Depois use Executar agora uma vez e observe se a contagem cai. Se ela não se mexer, o lugar para investigar é a conexão com o órgão fiscal, não o agendamento. |
| Um documento está em Enviado há dias enquanto os outros se resolvem | Aquele documento específico está mesmo em análise, ou a confirmação de recebimento dele nunca foi concluída. | Abra o Histórico dele e verifique a resposta registrada. Se não voltou nada, reenvie. |
| Com erro aparece depois de uma execução | A troca falhou — uma conexão recusada, um tempo limite ou um documento que o órgão não aceitou para transmissão. | Abra o Histórico; o motivo está registrado por inteiro. Corrija a causa e reenvie. Consultar de novo não vai resolver. |
| O cartão mostra “Ainda não existe nenhuma configuração ativa de faturamento eletrônico” | Nenhuma entidade está configurada para transmitir eletronicamente — ou você não precisa disso, ou a configuração não foi concluída. | Se o seu país exige transmissão eletrônica, termine de configurar a entidade. Caso contrário, ignore o cartão. |
| Você não consegue ver a guia Operações de jeito nenhum | O seu usuário não tem o conjunto de permissões exigido. | Peça a um administrador que atribua o Accounting Admin. Note que os conjuntos de permissões foram reemitidos — certifique-se de receber as versões atuais. |
Para onde ir depois
- Faturamento eletrônico: como funciona — o quadro de ponta a ponta, e o que precisa estar no lugar antes que este cartão importe.
- Configurar o faturamento eletrônico de uma entidade — a configuração da qual este trabalho depende.
- Ler um Histórico de fatura eletrônica — os status em detalhe e como resolver uma rejeição ou um erro.
- A guia Operações — todos os trabalhos agendados em um só lugar.
Perguntas frequentes
Sim. Envio automático e consulta de status são duas coisas diferentes. O envio manda o documento; a consulta recolhe o veredito. Uma entidade configurada para enviar automaticamente ainda precisa deste trabalho rodando, ou as faturas dela vão ser transmitidas e depois parar em Enviado.
Mais ou menos a cada quinze minutos, enquanto estiver rodando — o laço do cartão se rearma nessa cadência e o cartão não oferece nada para alterá-la. Se você realmente precisar de outro ritmo, existe um caminho suportado: agende você mesmo a classe refin.EInvoiceStatusPollSchedulable em Configuração → Classes do Apex → Agendar Apex com a sua própria expressão cron. Cada disparo passa então a fazer uma única passagem na cadência que o seu cron expressa, em vez de armar o laço de 15 minutos, de modo que as duas abordagens nunca se sobrepõem — use o cartão ou o seu próprio agendamento, não os dois. Ele é deliberadamente curto porque, sob um modelo de autorização prévia, uma fatura não é legalmente válida até que o veredito do órgão fiscal tenha sido registrado contra ela, então um intervalo longo deixa documentos no limbo. Um ciclo sem nada a fazer não custa nada, então um intervalo curto não é desperdício.
Nada. A consulta só olha documentos já confirmados pelo órgão fiscal. Qualquer coisa ainda sendo enviada está em outro status e é ignorada.
Depende do seu acordo com o órgão fiscal ou com o serviço que conecta você a ele — alguns cobram por chamada, outros não. A execução agendada pergunta uma vez por documento em espera, que é o mínimo possível. Executar agora faz o mesmo, sob demanda, e é por isso que ele pede confirmação.
Trabalhos agendados são dados da organização, não fazem parte do pacote instalado, então uma atualização os apaga. Aperte Iniciar de novo no sandbox atualizado — e note que um sandbox normalmente aponta para o ambiente de testes do órgão fiscal, então os vereditos de lá não são transmissões reais.
Sim. Abra a guia Históricos de fatura eletrônica e abra o Histórico daquela fatura. Ele registra a resposta e a data em que ela chegou, ao lado do identificador fiscal oficial assim que o documento é aceito.