Regime Contábil — Competência vs. Caixa
Toda entidade tem uma configuração chamada Regime Contábil, que responde a uma pergunta surpreendentemente profunda: quando uma venda passa a contar como receita? No momento em que você envia a fatura, ou no momento em que o cliente efetivamente paga? Sua resposta — Competência ou Caixa — muda em qual mês o seu lucro aparece, por isso vale a pena entender antes de escolher. Este artigo explica os dois em termos simples, mostra os lançamentos exatos que a REDA faz para cada um e ajuda você a escolher.
Acesso necessário. Definir o regime contábil de uma entidade requer o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizá-lo, mas não alterá-lo.
Primeiro, o que significa "reconhecer receita"?
Reconhecer receita é simplesmente contabilizá-la como resultado na sua demonstração de resultado — dizer "esta venda agora faz parte do faturamento deste mês." O ponto interessante é o momento, porque vender e receber o pagamento costumam acontecer em meses diferentes. Imagine que você fatura um cliente em R$ 1.200 em janeiro e ele paga em março. Qual mês recebe o crédito por esses R$ 1.200?
- Regime de Competência diz janeiro — você ganhou quando fez o trabalho e emitiu a fatura. (O pagamento em março apenas quita uma dívida.)
- Regime de Caixa diz março — você ganhou quando o dinheiro efetivamente chegou.
Competência — reconhecer na fatura
O padrão para a maioria das empresas. A receita é registrada no dia em que você emite a fatura; o pagamento posterior apenas quita a dívida.
| Quando | Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| Fatura emitida (janeiro) | Contas a Receber | 1.200 | |
| Receita | 1.200 | ||
| Pagamento recebido (março) | Banco | 1.200 | |
| Contas a Receber | 1.200 |
A receita entra na demonstração de resultado de janeiro. Em março não há mais nada a reconhecer — o recebimento apenas transforma um valor a receber em dinheiro no banco.
Caixa — reconhecer no pagamento
Usado quando a receita só deve contar quando o dinheiro chega. A fatura continua criando um valor a receber, mas a receita fica retida em uma conta de Receita Diferida (uma conta de passivo — "receita que já faturamos, mas ainda não ganhamos para fins contábeis") até que o pagamento seja recebido e aplicado. Somente então ela é liberada para a demonstração de resultado.
| Quando | Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| Fatura emitida (janeiro) | Contas a Receber | 1.200 | |
| Receita Diferida | 1.200 | ||
| Pagamento recebido e aplicado (março) | Banco | 1.200 | |
| Contas a Receber | 1.200 | ||
| Receita Diferida | 1.200 | ||
| Receita | 1.200 |
Observe que a receita só chega à demonstração de resultado em março, quando o pagamento é aplicado — o comportamento que define a contabilidade em regime de caixa.
Lado a lado
| Competência | Caixa | |
|---|---|---|
| A receita conta quando… | você fatura | você é pago |
| Conta extra necessária | nenhuma | Receita Diferida |
| Retrato do desempenho | mais fiel (associa o trabalho ao período) | mais simples (segue o caixa) |
| Usuários típicos | a maioria das empresas; relatórios IFRS / US GAAP | algumas pequenas empresas; certos regimes tributários |
Escolhendo — e por que a configuração é travada
Se estiver em dúvida, escolha Competência — é o que a maioria das empresas precisa e o que as demonstrações contábeis obrigatórias geralmente exigem. Escolha Caixa apenas se souber que suas regras de relatório ou tributárias exigem isso.
No nosso grupo de exemplo, a Meridian Properties US LLC opera em Competência — uma fatura de aluguel emitida em 1º de junho conta como receita de junho mesmo que o locatário pague em julho. Esse é o padrão que você verá nos exemplos práticos ao longo dos guias de Contas a Receber.
As regras que mantêm o regime consistente
| O que você tentou | Mensagem que você verá | O que fazer |
|---|---|---|
| Salvar uma entidade em regime de caixa sem uma conta de Receita Diferida | “Entidades em regime de caixa exigem uma Conta de receita diferida padrão. Configure-a na seção Contas contábeis padrão antes de salvar.” | Escolha (ou crie) uma conta de passivo para receita diferida e defina-a nas Contas Contábeis Padrão da entidade — veja Contas Contábeis Padrão da Entidade. |
| Alterar o regime de uma entidade que já contabilizou transações | “A Base contábil não pode ser alterada porque esta entidade tem transações contábeis contabilizadas. Alterar a base após a contabilização criaria demonstrações financeiras inconsistentes.” | Mantenha o regime como está. Se a empresa realmente precisar mudar de regime, configure uma nova entidade com o regime correto e traga os saldos. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Escolher Caixa “porque somos pequenos” sem verificar suas regras | Muitas jurisdições e qualquer relatório IFRS / US GAAP exigem competência — você pode ter que reconstruir a entidade depois. | Confirme com seu contador qual regime seus relatórios contábeis e fiscais obrigatórios exigem antes da primeira contabilização. |
| Mapear a Receita Diferida para uma conta de resultado | A receita não reconhecida ficaria na demonstração de resultado em vez do balanço patrimonial, anulando todo o propósito do regime de caixa. | Aponte a Conta Padrão de Receita Diferida para uma conta de passivo. |
| Comparar as demonstrações de resultado de uma entidade em Caixa e uma em Competência linha por linha | O faturamento do mesmo mês mostra receita diferente apenas por causa do momento do reconhecimento — a comparação induz a erro. | Compare o que é comparável, ou observe ambos por um período longo o suficiente para que as diferenças de momento se anulem. |
O que vem a seguir
- Mês de Início do Ano Fiscal — a outra configuração de calendário na entidade.
- Referência de Campos da Entidade — onde este campo está entre os demais.
- Criando uma Entidade — defina o regime ao configurar uma empresa.
- Como funciona a contabilização — como o regime molda os lançamentos contábeis.
Perguntas frequentes
Não. Os clientes veem a mesma fatura de qualquer forma. A diferença é puramente interna — em qual mês a sua contabilidade contabiliza a receita.
Sim. O Regime Contábil é definido por entidade, então uma subsidiária pequena pode estar em Regime de Caixa enquanto a empresa principal está em Regime de Competência — cada uma segue suas próprias regras.
É uma conta de passivo que retém a receita que você já faturou, mas ainda não reconheceu. Em uma entidade em regime de caixa, é onde a receita fica retida entre a fatura e o pagamento. Assim que você recebe, ela é transferida para Receita.
Como a configuração é travada após a contabilização, você não pode simplesmente trocá-la. O caminho correto é encerrar a entidade e configurar uma nova com o regime correto (trazendo os saldos). É exatamente por isso que vale a pena decidir isso com antecedência.
No registro da entidade — o Regime Contábil aparece na barra de destaques no topo, junto com a moeda e o início do ano fiscal. Abra qualquer entidade a partir da guia Entidades e é uma das primeiras coisas que você verá.
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