Entendendo as ordens de compra
Uma Ordem de Compra (OC) é a promessa formal de compra da sua empresa: pedimos estes itens, a estes preços, a este fornecedor. Ela vem antes de qualquer fatura ou pagamento — e é exatamente aí que está o seu poder. A OC compromete o orçamento antes de o dinheiro ser gasto, dá ao recebimento uma lista de conferência do que deve chegar, e dá às Contas a Pagar um parâmetro contra o qual verificar cada fatura de fornecedor. Este artigo explica o ciclo de vida da OC na REDA Financials e como os pedidos se conectam a orçamentos, mercadorias, ativos e faturas.
Acesso necessário. Qualquer conjunto de permissões da REDA Financials permite visualizar ordens de compra; criá-las, editá-las e contabilizá-las exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de AP) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar, mas não alterá-las.
Um exemplo prático: a reforma do saguão
A Meridian Properties US LLC reformou o saguão da sua torre em Nova York. A equipe do imóvel emitiu uma OC para a Apex Construction Co com duas linhas: obras de construção ($48.000) e quatro equipamentos de recepção ($5.000 cada). Compromisso total: $68.000.
O ciclo de vida da OC
| Estágio | O que acontece |
|---|---|
| 1. Rascunho | Você monta o pedido: fornecedor, entrega esperada, linhas com quantidades e preços. Tudo é editável; nada está comprometido. |
| 2. Contabilizada | O pedido é emitido. As linhas são bloqueadas (sem mais edições sem reabrir), o orçamento é comprometido (se a OC estiver vinculada a um) e a OC pode ser enviada ao fornecedor como PDF. A aprovação funciona como nas faturas: contabilizar exige Status de Aprovação Aprovado ou Não Necessário — o botão Submit for Approval inicia o fluxo de aprovação da sua organização. |
| 3. Recebimento | Mercadorias ou serviços chegam — talvez tudo de uma vez, talvez em partes. Cada recebimento atualiza o Receipt Status: Not Received → Partially Received → Fully Received. |
| 4. Faturamento | As faturas do fornecedor chegam e são correspondidas às linhas da OC — nunca por mais do que foi recebido e ainda não faturado. |
| 5. Cancelamento (se necessário) | Cancelar uma OC contabilizada libera o seu comprometimento de orçamento e registra um motivo de cancelamento permanentemente. |
Os totais que contam a história
Uma OC contabilizada se acompanha com três números que você lê de relance nos destaques:
- Valor Líquido Total — o compromisso: tudo o que foi pedido, após descontos. ($68.000 neste caso.)
- Saldo Total a Receber — o que ainda não chegou. ($0,00 — a Apex entregou tudo.)
- Saldo Total a Faturar — o que chegou mas ainda não foi faturado. ($20.000 — a Apex até agora só faturou a construção.)
Quando os dois saldos chegam a zero, a história da OC está completa: tudo o que foi pedido chegou, e tudo o que chegou foi faturado.
Controle de orçamento: o gasto é verificado antes de acontecer
Vincule uma OC a um Orçamento e a REDA Financials o aplica no momento da contabilização. Cada linha da OC consome o orçamento disponível na sua linha de orçamento correspondente; se uma linha for empurrar o gasto além do disponível, a contabilização é bloqueada — o campo Budget Check mostra onde você está (o exemplo acima mostra No Budget porque esta OC não estava vinculada a um orçamento). Os administradores podem substituir um bloqueio em casos excepcionais com Bypass Budget Controls.
A parte inteligente é o que acontece depois: quando uma fatura correspondida é contabilizada, o valor comprometido se converte em gasto real — o saldo disponível do orçamento não conta em duplicidade. A mecânica completa, incluindo o pop-up de análise, está em Análise de Orçamento da Ordem de Compra.
Recebimento — e de onde vêm os ativos
Clique em Receive Goods em uma OC contabilizada e registre quanto de cada linha chegou. Duas coisas acontecem:
- A quantidade recebida da linha e o Receipt Status da OC são atualizados — entregas parciais são perfeitamente normais.
- Linhas marcadas com Create Asset geram registros de Ativo imobilizado automaticamente — um por unidade recebida — em status Under Construction. Foi assim que os quatro ativos de equipamento de recepção da Meridian passaram a existir (visíveis na guia Fixed Assets da OC), prontos para serem capitalizados assim que a fatura final for contabilizada.
Passo a passo completo: Recebimento de Linhas de Ordem de Compra (Ativos).
Correspondência de faturas: a correspondência de três vias
Quando a fatura de $48.000 da Apex Construction chegou, o contador de AP da Meridian a correspondeu à linha de construção da OC. A REDA Financials verifica toda correspondência:
- Quantidade: você não pode faturar mais do que foi recebido e ainda não faturado. Uma fatura de mercadorias que nunca chegaram é interrompida na hora.
- Preço: o preço unitário da linha da fatura precisa corresponder ao da linha da OC.
- Tolerância: a sua entidade pode permitir um pequeno percentual de faturamento a maior (a PO Over-Invoice Tolerance %) para arredondamentos e realidades de frete — qualquer coisa além disso é bloqueada.
Comece por qualquer um dos lados: o botão New Invoice da OC cria uma fatura pré-preenchida (veja Criar uma fatura de compra a partir de uma ordem de compra), ou corresponda uma fatura existente com a ação Match Purchase Order (veja Correspondência de Linhas entre OC e Fatura de Compra).
Uma coisa que uma OC não faz
O que vem a seguir
- Criando uma Ordem de Compra — monte a OC da reforma do saguão passo a passo.
- Linhas de Ordens de Compra e Produtos — quantidades, preços, contabilização e o sinalizador Create Asset.
- Recebimento de Linhas de Ordem de Compra (Ativos) — registre entregas, crie ativos.
- Análise de Orçamento da Ordem de Compra — a verificação de orçamento em profundidade.
- Criar uma fatura de compra a partir de uma ordem de compra — transforme o pedido em uma fatura em um clique.
Perguntas frequentes
Uma OC contabilizada é um compromisso emitido — o fornecedor pode já estar agindo com base nela, e o orçamento já foi comprometido contra ela. Para alterar o pedido, reabra-o para Rascunho, edite e contabilize novamente (a aprovação pode ser exigida de novo, conforme as regras da sua organização).
Você está faturando mais do que foi recebido e ainda não faturado nessa linha. Verifique duas coisas: o recebimento foi realmente registrado (Receive Goods)? E parte dessa linha já foi faturada em uma fatura anterior? O Saldo a Faturar da OC mostra exatamente o que ainda pode ser faturado.
Não — o vínculo com o Orçamento é opcional (a OC de exemplo mostra Budget Check: No Budget). Mas quando um orçamento está vinculado, os seus controles se aplicam automaticamente, e os seus relatórios de orçamento ganham visibilidade de comprometido versus real. Muitas organizações exigem orçamentos em projetos de capital e deixam as OCs operacionais de rotina sem vínculo.
A janela Receive Goods não permite registrar mais do que foi pedido — ela interrompe com uma mensagem indicando a linha em que o recebido excede o pedido. Resolva entregas em excesso genuínas com o fornecedor primeiro (devolva o excedente ou altere o pedido para refletir a realidade) e só então registre o recebimento. A correspondência de faturas protege o pagamento da mesma forma: as faturas são verificadas contra as quantidades recebidas e não faturadas e a tolerância da sua entidade.
Sim — New Invoice na OC cria uma Fatura de compra pré-preenchida com o fornecedor e as linhas faturáveis, já correspondidas. Você revisa, ajusta ao que o fornecedor realmente faturou e contabiliza. Veja Criar uma fatura de compra a partir de uma ordem de compra.
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