Modal de Análise de Orçamento
O pior lugar para descobrir que você estourou o orçamento é a mensagem de erro depois de já ter montado toda a ordem de compra. O botão Análise de Orçamento no formulário da ordem de compra responde a essa pergunta enquanto você ainda está rascunhando: dadas as linhas na tela agora — ainda não salvas, ainda não contabilizadas — onde essa ordem de compra deixaria o orçamento de cada conta?
Acesso necessário. Qualquer pessoa que possa abrir a ordem de compra pode executar a Análise de Orçamento nela — ela apenas lê o orçamento, não altera nada. Criar e editar ordens de compra exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 ou Accounting Admin v2; os orçamentos verificados são mantidos pelo Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2.
Como usar
Rascunhe sua ordem de compra e clique em Análise de Orçamento
O botão fica no cabeçalho do formulário da ordem de compra e é ativado assim que ela tem uma entidade e pelo menos uma linha com uma conta contábil — a análise considera exatamente o que está na tela, incluindo edições não salvas.
Leia os cartões de veredito
Quatro cartões de resumo trazem o essencial: Esta OC (o total dela), Orçamento disponível, Restante após a OC e Status geral. Quando a entidade aplica controles de orçamento, um selo Controles de orçamento aplicados avisa que um veredito vermelho significa bloqueado, não apenas reprovado com ressalvas.
Detalhe a tabela por conta
Uma linha para cada conta contábil que a ordem de compra afeta: Conta contábil · Linhas · Valor da OC · Orçamento efetivo · Comprometido · Disponível · Restante após · Status. O status de cada linha é um destes: Dentro do orçamento, Próximo do limite (restaria menos de 10% do orçamento efetivo), Estourado ou Sem orçamento (nenhuma linha governa essa conta).
A ordem de compra de limpeza da Meridian, em prévia
Quando a Meridian rascunhou a ordem de compra de $9.600 da Sterling Janitorial contra uma linha recém-criada de Other Operating Expenses ($60.000 efetivos, nada comprometido), a tabela do modal mostrou:
| Conta contábil | Linhas | Valor da OC | Orçamento efetivo | Comprometido | Disponível | Restante após | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Other Operating Expenses | 1 | $9.600 | $60.000 | $0 | $60.000 | $50.400 | Dentro do orçamento |
Os cartões de resumo contavam a mesma história em forma de manchete — Esta OC $9.600, Orçamento disponível $60.000, Restante após a OC $50.400, Status geral Dentro do orçamento — e a ordem de compra foi contabilizada minutos depois, sem drama. Note que "Restante após" é uma conta feita sobre os números de agora: só se torna real quando essa ordem de compra é contabilizada, e outras ordens de compra contabilizadas antes podem mudá-la.
Interpretando o status geral
| Veredito | Significado | Sua ação |
|---|---|---|
| Dentro do orçamento | Todas as contas cabem no orçamento | Contabilize com confiança |
| Cobertura parcial | Algumas contas não têm linha de orçamento | Tudo bem se essas contas foram deixadas sem orçamento de propósito |
| Estourado — Aviso | Não cabe no orçamento, entidade não está aplicando controles | Seria contabilizada mesmo assim — mas o aviso é justamente o ponto; converse com o controller |
| Estourado — Bloqueado | Não cabe no orçamento, entidade está aplicando controles | Reduza, financie ou escale antes de contabilizar (veja as opções de aplicação) |
| Sem orçamento | Nenhum orçamento contabilizado cobre essa entidade e a data da ordem de compra | Verifique se existe um orçamento, se ele está contabilizado, e se suas datas de Início e Fim cobrem a data da ordem de compra |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Tratar um veredito verde de manhã como uma garantia para o dia todo | A prévia não reserva nada — outras ordens de compra contabilizadas nesse meio-tempo consomem o mesmo Disponível | Execute a análise novamente pouco antes de contabilizar; é um clique no mesmo formulário |
| Deixar linhas de rascunho sem conta contábil "por enquanto" | O botão continua desabilitado, ou essas linhas ficam de fora da análise | Preencha a conta contábil de cada linha primeiro — a análise (e a contabilização final) precisam dela |
| Interpretar Cobertura parcial como uma falha | Significa apenas que algumas contas não têm linha de orçamento — muitas vezes proposital | Confirme se as contas sem cobertura devem mesmo ficar sem orçamento; se não, adicione linhas ao orçamento |
| Ignorar Próximo do limite porque não está vermelho | Restaria menos de 10% de margem — a próxima ordem de compra nessa conta é a que será bloqueada | Comece a conversa sobre o lançamento orçamentário enquanto ainda está amarelo |
O que vem a seguir
- Aplicação de Orçamento em Ordens de Compra — o que acontece no momento da contabilização.
- Análise de Orçamento da Ordem de Compra — o mesmo modal em seu contexto de contas a pagar.
- Relatórios de Utilização de Orçamento — a visão contínua entre uma compra e outra.
Perguntas frequentes
Não — é uma prévia pura. Nada é confirmado até a ordem de compra ser contabilizada. Duas minutas verificadas na mesma hora podem parecer "dentro do orçamento"; a que for contabilizada por último enfrenta a verificação real contra o que a primeira já comprometeu.
Contabilizar essa ordem de compra deixaria menos de 10% do orçamento efetivo dessa conta. É o sinal de "comece a conversa agora" — a próxima ordem de compra nessa conta é a que será bloqueada.
Qualquer pessoa que esteja elaborando a ordem de compra — os valores de orçamento são legíveis por todos os perfis contábeis exatamente para que quem está gastando veja o teto antes de atingi-lo.
Ele precisa de algo para analisar: uma Entidade na ordem de compra e pelo menos uma linha com uma Conta contábil. Preencha esses campos e o botão é ativado — sua dica de contexto ("Analisar a disponibilidade orçamentária deste Pedido de compra") confirma que você está no lugar certo.
Não — ela lê as linhas exatamente como estão na tela, incluindo edições não salvas, e não grava nada em lugar nenhum. Feche o modal e tanto a ordem de compra quanto o orçamento continuam exatamente como estavam. É a rara ferramenta totalmente livre de consequências.
O próprio registro de orçamento é a resposta permanente — suas linhas carregam valores de Disponível, Utilização e É Estourado ao vivo, recalculados a cada contabilização (veja Relatórios de Utilização de Orçamento). O modal traz esses mesmos números, projetados para uma ordem de compra específica.
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