Retenção na fonte na compra (TDS em faturas)
A retenção na fonte na compra é o caso mais comum: você retém o imposto de um pagamento a um fornecedor — um contratado indiano (TDS 194C), um prestador de serviços brasileiro (IRRF), um não residente — e o recolhe à autoridade fiscal em nome dele. Este artigo acompanha uma fatura da entrada até o pagamento.
Acesso necessário. Lançar e contabilizar faturas com retenção exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (escriturários e gestores de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar faturas, mas não contabilizá-las; configurar as regras de retenção subjacentes é tarefa de um Accounting Admin ou Controller.
O fluxo, do início ao fim
Os filtros (por que a retenção pode não se aplicar)
Para cada linha, o mecanismo executa uma série de verificações em ordem — qualquer uma delas pode desativar a retenção para aquela linha, cada uma com seu próprio motivo:
| Filtro | A retenção é ignorada quando… |
|---|---|
| Chave geral | O WHT Enabled (Purchase) da Entidade está desativado — nada é calculado |
| Regra resolvida | Não há regra na linha (Withholding Tax Rule Override) nem na conta do fornecedor — a linha é tratada como isenta |
| Isenção | O fornecedor está marcado como isento de retenção e a data da fatura está dentro da validade da isenção (veja Isenções de retenção na fonte) |
| Data de vigência | A regra não está vigente na data da fatura |
| Escopo do regime do pagador | O regime da sua entidade está fora do escopo da regra (o padrão do PCC brasileiro) |
| Escopo do tipo de beneficiário | A classificação do fornecedor está fora do escopo da regra (Somente Pessoa Física / Somente Pessoa Jurídica / Somente Não Residente) |
| Limite | A linha está abaixo do limite de pagamento único da regra — comparado na moeda da regra, com a linha convertida na data do documento quando as moedas diferem |
| Correspondência de alíquota | Nenhuma alíquota da regra corresponde à classificação do fornecedor |
Uma verificação funciona no sentido inverso: uma regra cujo Applicable Side seja SALES não pode ser usada em uma fatura de compra de forma alguma — atribuir uma gera um erro em vez de ser silenciosamente ignorada, porque é um erro de configuração, não uma isenção legítima.
Sobre o que a alíquota é aplicada
A base é o subtotal antes de impostos da linha — quantidade × preço, menos o desconto da linha. Três refinamentos:
- Linhas com imposto incluso são desoneradas primeiro. Se o preço de uma linha inclui imposto, o imposto calculado é subtraído antes da retenção, para que a base seja genuinamente antes de impostos.
- Base Includes Tax na regra soma de volta o imposto da linha, para as jurisdições que retêm sobre o valor com imposto incluso.
- Linhas zero e negativas são ignoradas — a retenção se aplica a valores efetivamente a pagar.
A retenção é então base × alíquota, arredondada para cima a partir de 0,5 (half-up) com duas casas decimais — o mesmo arredondamento usado pelo mecanismo de impostos.
Exemplo prático: uma fatura de contratado (TDS 194C da Índia)
Você recebe uma fatura de ₹100.000 de um contratado. O TDS 194C se aplica a 2% para uma empresa (a linha ultrapassa o limite de ₹30.000 da seção). A prévia mostra retenção de ₹2.000 e um valor líquido a pagar de ₹98.000. Na contabilização, o livro razão registra:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Despesa | ₹100.000,00 | |
| Accounts Payable (líquido ao fornecedor) | ₹98.000,00 | |
| WHT Payable (devido à autoridade fiscal) | ₹2.000,00 |
A despesa integral de ₹100.000 é reconhecida; o fornecedor tem ₹98.000 a receber; e ₹2.000 ficam no WHT Payable até você recolhê-los.
Depois, o pagamento
| Evento | Lançamento |
|---|---|
| Pagar o contratado | DR Accounts Payable ₹98.000 / CR Caixa ₹98.000 |
| Recolher o TDS à autoridade | DR WHT Payable ₹2.000 / CR Caixa ₹2.000 |
O contratado recebe ₹98.000 e um comprovante de TDS referente aos ₹2.000 retidos, que ele reivindica contra o próprio imposto devido.
Substituição por linha e múltiplas alíquotas
Uma linha de fatura pode substituir a regra de retenção padrão do fornecedor — útil quando um mesmo fornecedor presta serviços diferentes (uma fatura de contratado sob 194C, uma linha separada de consultoria sob 194J). E quando uma regra carrega várias alíquotas Always, mais de uma retenção pode se aplicar a uma linha ao mesmo tempo (a lógica de seleção de alíquota está em Regras e alíquotas de retenção na fonte).
Detalhes da contabilização que vale a pena conhecer
- Uma única conta de destino. O crédito da retenção sempre é lançado na conta Default WHT Payable da entidade — pode aparecer como um crédito por linha ou como um único crédito consolidado, dependendo do modo de contabilização do seu território, mas de qualquer forma o detalhe por alíquota e por linha vive nos registros de Transação de retenção.
- Notas de fornecedor invertem o sentido. Uma nota de crédito de fornecedor inverte a direção — a nota debita o WHT Payable, desfazendo a retenção sobre os valores sendo creditados.
- Descontabilizar remove tudo. Reabrir uma fatura exclui suas Transações de retenção e zera os valores de retenção das linhas (junto com os registros de imposto e os lançamentos contábeis). A próxima contabilização recalcula tudo com base nas regras então vigentes.
Dois bloqueios de configuração podem impedir uma contabilização, cada um com uma mensagem exata:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| “Cannot post invoice with Withholding Tax: Entity … has no Default WHT Payable GL Account configured. Set… before posting.” | O valor retido precisa de uma conta de destino na sua contabilidade — seu administrador configura a conta Default WHT Payable da entidade uma única vez. |
| “WHT engine error: …” | O próprio cálculo da retenção falhou — o detalhe incluído na mensagem explica o motivo; corrija a configuração indicada e contabilize novamente. |
O que vem a seguir
- Entendendo a retenção na fonte — os conceitos por trás da retenção na fonte na compra.
- Regras e alíquotas de retenção na fonte — as regras e alíquotas que a acionam.
- Transações de retenção e relatórios — os registros de auditoria que ela cria.
- Isenções de retenção na fonte — fornecedores excluídos da retenção.
- Retenção na fonte em faturas de compra — retenção em uma fatura de compra.
Perguntas frequentes
Você vê uma prévia em tempo real enquanto edita a fatura — de propósito, para que o valor líquido a pagar fique visível antes de você confirmar qualquer coisa. Os valores armazenados são gravados na contabilização: é nesse momento que as Transações de retenção, os valores de linha e os lançamentos contábeis são criados, e a dica exibida na tela diz exatamente isso (“A Retenção na fonte é calculada no momento de salvar/contabilizar.”).
Não — a despesa integral é reconhecida. A retenção reduz o que você paga ao fornecedor (o valor a pagar), e o valor retido se torna um passivo com a autoridade fiscal. O fornecedor continua recebendo crédito pelo valor integral por meio do seu comprovante.
Um dos filtros: retenção desabilitada na entidade, nenhuma regra atribuída, fornecedor isento, abaixo do limite, ou fora do escopo da regra (regime / tipo de beneficiário / data de vigência). Percorra a tabela de filtros acima na ordem — e, em configurações multimoeda, lembre-se de que o limite é comparado na moeda da regra.
Recolhendo os valores retidos à autoridade fiscal na data de vencimento — um pagamento (ou lançamento contábil) que debita o WHT Payable e credita o caixa. Os registros de Transação de retenção dão suporte à sua declaração.
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