Ler um Histórico de fatura eletrônica

Quando o REDA Financials transmite uma fatura a um órgão fiscal, ele guarda o registro da troca inteira em um único objeto chamado Histórico de fatura eletrônica — um por fatura. Ele contém o que foi enviado, o que voltou, os identificadores oficiais que o órgão emitiu e cada tentativa feita pelo caminho. Quando algo dá errado, a resposta está no Histórico; quando um auditor pede prova de que uma fatura foi transmitida, o Histórico é a evidência.

Este artigo explica como ler um deles, o que cada um dos oito status está dizendo e o que fazer com os dois que precisam de uma pessoa: Rejeitado e Erro.

Onde os Históricos ficam, e quem consegue vê-los

Há duas formas de abrir um Histórico, e você vai usar as duas.

1. Pela fatura. Abra a fatura de venda e role até a lista relacionada Históricos de fatura eletrônica, no fim do registro. Este é o caminho certo quando a pergunta é “o que aconteceu com esta fatura?”.
2. Pela guia. Vá em Iniciador de aplicativos → REDA Financials → Históricos de fatura eletrônica para ver a lista completa. Este é o caminho certo quando a pergunta é “o que está travado?” — ordene ou filtre por Status para ver de uma vez tudo o que está em Rejeitado ou Erro.

O que há no registro

O layout do Histórico é agrupado em quatro blocos. Você não precisa entender cada campo para usá-lo — mas precisa saber quais são os três campos que respondem “o que deu errado”.

O bloco Detalhes do histórico. O Status é o campo que carrega a história inteira; a Fatura de venda liga o Histórico ao documento que ele transmite; a Contagem de novas tentativas em 0 significa que nada falhou ainda.

Os oito status

O status conta a história inteira em um campo só. Cinco dos oito são o sistema funcionando normalmente e não precisam de ninguém; três pedem atenção.

Enviar um Histórico você mesmo — Enviar / Reenviar

A maioria das faturas é transmitida sem ninguém tocar nelas. Duas situações precisam de uma pessoa: uma entidade configurada para transmitir manualmente e um documento que falhou. As duas são resolvidas pelo mesmo controle no registro do Histórico — Enviar / Reenviar.

Um Histórico aguardando em Rascunho, com Enviar / Reenviar na barra de ações. Em um Rascunho o botão transmite o documento; em um Erro ele diz Reenviar. Se a ação não está na sua barra, um administrador precisa acrescentá-la ao layout.

1. Abra o Histórico — pela lista relacionada Históricos de fatura eletrônica da fatura, ou pela guia Históricos de fatura eletrônica.
2. Confira se a fatura está realmente correta. Depois de transmitida e aceita, o único jeito de alterá-la é uma nota de crédito.
3. Clique em Enviar / Reenviar na barra de ações no canto superior direito do registro.
4. Leia a confirmação e clique em Enviar (ou Reenviar).
5. Confira o que você deve ver: o Histórico passa para Na fila e depois para Enviado em cerca de um minuto. Atualize para acompanhar. Se em vez disso ele cair em Erro, as verificações encontraram um problema de configuração — veja Erro.

Rejeitado — o órgão fiscal disse não

Uma rejeição é um veredito sobre o conteúdo da fatura. O órgão fiscal comparou a fatura com os próprios registros e regras, e algo não se sustentou. Causas comuns são um identificador fiscal de cliente que não está cadastrado, ou que não bate com o nome no cadastro do órgão; um total ou um valor de imposto que o órgão calcula de outro jeito; ou um número de documento que conflita com um já transmitido.

O que fazer, em ordem:

1. Abra o Histórico e leia a Mensagem de resposta por inteiro. Os órgãos normalmente listam todos os problemas encontrados, não só o primeiro — corrigir um e retransmitir desperdiça uma ida e volta.
2. Decida se a falha está na fatura ou nos dados mestres por trás dela. Um identificador fiscal de cliente errado é dado mestre, e a mesma rejeição vai atingir toda fatura daquele cliente até ser corrigido no cadastro dele.
3. Corrija o dado de origem.
4. Como a fatura original está contabilizada, corrija a contabilidade pelo caminho normal: emita uma nota de crédito contra ela e depois emita uma fatura corrigida. A fatura corrigida é contabilizada e transmitida como um documento novo, com o próprio Histórico.

Erro — a troca se rompeu

Erro significa que não existe veredito, porque o documento nunca completou a jornada dele. O Código de resposta delimita onde ele parou, e a Mensagem de resposta dá o detalhe.

Quando o código é VALIDATION, a mensagem detalha exatamente qual verificação falhou. Cada um destes é um problema de configuração que um administrador resolve no registro de Configuração de fatura eletrônica — nenhum tem a ver com a fatura:

Um Erro, lido no registro. O Código de resposta delimita onde parou e a Mensagem de resposta diz por quê. O UUID fiscal e a Data da resposta estão vazios porque não existe veredito — é isso que separa um erro de uma rejeição.

Para repetir a tentativa depois de corrigir a causa, clique em Enviar / Reenviar no Histórico — exatamente como ao transmitir um Rascunho. As verificações rodam de novo e, se agora passarem, o documento entra na fila e é enviado. A Contagem de novas tentativas aumenta a cada tentativa que falha, então é uma forma rápida de identificar um Histórico que está sendo repetido contra uma parede em vez de corrigido.

Um Histórico parado em Enviado e sem andar

Enviado é um status normal e saudável — o órgão fiscal tem o documento e está avaliando. Muitos órgãos respondem em minutos; alguns levam horas, e a maioria fica mais lenta no fim do mês, quando todo mundo transmite ao mesmo tempo. Então um Histórico em Enviado só é problema quando fica ali.

Usando os Históricos como evidência de auditoria

Um Histórico foi desenhado para ser entregue a um auditor. Para qualquer fatura ele responde o que uma auditoria de fato pergunta — isto foi transmitido, quando, o que o órgão fiscal disse e qual identificador ele emitiu — sem ninguém entrar em um portal do governo nem reconstruir a história depois. Duas propriedades o tornam confiável:

• Uma fatura, um Histórico — permanentemente. Recontabilizar nunca cria um segundo Histórico, então há exatamente um fio de evidência por documento.
• Nada é sobrescrito por usuários. Quem escreve o registro é o sistema, e os conjuntos de permissões concedem apenas acesso de leitura, então o documento enviado, a resposta e os carimbos de data e hora ficam como estavam.

Para onde ir depois

• Faturamento eletrônico: como funciona — o conceito e o fluxo de ponta a ponta.
• Configurar o faturamento eletrônico de uma entidade — a configuração por trás de todo Histórico.
• Consulta de status de fatura eletrônica — o trabalho agendado que resolve os documentos em Enviado. Obrigatório.
• Faturamento eletrônico na fatura de venda — o que a equipe de contas a receber vê no dia a dia.
• Extensões de fatura eletrônica — como o órgão fiscal de um país específico é conectado.

Perguntas frequentes