Configuração de modelos
Um modelo recorrente tem três painéis de decisões — identidade, linhas, cronograma — e um ciclo de vida com duas regras que vale a pena conhecer antes de começar. Aqui está a referência de configuração, usando o modelo "aluguel mensal da Corvus" da Meridian como exemplo prático.
Acesso necessário. Criar e configurar modelos recorrentes exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar os modelos, mas não alterá-los.
Identidade
- Tipo de documento — Fatura de venda / Fatura de compra / Ordem de compra / Lançamento contábil. Bloqueado depois de salvo ("O Tipo de documento não pode ser alterado depois que um Modelo recorrente foi salvo." — "O tipo de documento não pode ser alterado depois que um modelo recorrente foi salvo.") — um modelo de aluguel não pode virar um modelo de lançamento; crie um novo.
- Entidade, parte, livro razão — de quem são os livros e (para faturas/ordens) qual cliente ou fornecedor cada cópia cobra.
- Nome e descrição — escreva pensando no colega que vai encontrar isso daqui a dois anos: "aluguel mensal da Corvus — Suíte 1201".
- Nuances por tipo: modelos de Fatura de venda oferecem os tipos Invoice ou Receipt (sem notas de crédito); modelos de Lançamento contábil carregam um JE Type (Adjusting para padrões de competência) e suportam entidades no nível da linha para lançamentos intercompany recorrentes.
Linhas
As linhas do modelo espelham as linhas do documento — produtos, quantidades, preços, contas contábeis, perfis fiscais, dimensões (linhas de lançamento: débitos e créditos, que precisam estar em equilíbrio: "Total Debit (…) must equal Total Credit (…)" — "O total de débito deve ser igual ao total de crédito"). A regra de ouro: o modelo precisa ser contabilizável como está — tudo que o documento gerado precisar, o modelo carrega.
Cronograma
| Campo | Decisão |
|---|---|
| Frequência | Diária · Semanal · Quinzenal · Mensal · Trimestral · Semestral · Anual |
| Data de início | A primeira data de geração — também a âncora do padrão (comece no dia 1º e as execuções mensais permanecem no dia 1º) |
| Data de término / Total de ocorrências | Como ele se encerra: uma data, uma contagem (12 para um contrato de um ano), ou nenhum dos dois (até ser desativado) |
| Contabilização automática | Desligada = documentos gerados como rascunhos para revisão (postura padrão); Ligada = os documentos gerados se contabilizam sozinhos — reserve para casos consolidados |
Ciclo de vida
Rascunho → construa livremente
Os modelos começam como rascunhos; adicione linhas, ajuste o cronograma, nada é gerado.
Ativo → em produção
A ativação exige linhas ("Um modelo recorrente de Lançamento contábil ativo deve ter pelo menos uma linha." — "Um modelo recorrente de Lançamento contábil ativo precisa ter pelo menos uma linha.") — a partir daí, o lote noturno passa a respeitar a Data da próxima execução. Editar um modelo ativo é permitido e afeta apenas as execuções futuras.
Pausado ou encerrado
Voltar para Rascunho = pausado (reative a qualquer momento; execuções perdidas durante a pausa podem ser recuperadas com o seletor de data de execução do lote). Condição de término atingida = encerrado, com o histórico intacto nas listas de documentos gerados do modelo.
Construindo o "aluguel mensal da Corvus", do início ao fim
Aqui está toda a configuração, decisão por decisão, como a controller da Meridian de fato a fez:
Identidade
Tipo de documento Fatura de venda (escolhido com cuidado — trava ao salvar), Entidade Meridian Properties US LLC, Cliente Corvus Consulting, nome "aluguel mensal da Corvus — Suíte 1201". Trinta segundos, mas os trinta segundos pelos quais um futuro colega vai agradecer.
Linhas, contabilizáveis como estão
Uma linha: o produto do aluguel, quantidade 1, US$ 9.000,00, conta contábil de receita, perfil fiscal. Ela confere com o contrato de locação, porque essa linha exata é o que toda fatura gerada vai carregar até ela editar o modelo.
Cronograma
Frequência Mensal, Data de início no dia 1º (ancorando toda execução futura no dia 1º), sem data de término — o contrato se renova automaticamente. Contabilização automática desligada no primeiro trimestre; ela vai ativá-la assim que três rascunhos seguidos não precisarem de ajuste.
Ativar
Rascunho → Ativo. O modelo agora mostra Data da próxima execução = o próximo dia 1º, e o lote noturno passa a cuidar dele a partir daqui. A Contagem de execuções concluídas começa a somar com a primeira geração.
Os campos que se mantêm sozinhos
| Campo | Quem o preenche | Como interpretar |
|---|---|---|
| Data da próxima execução | O lote, após cada geração (e avança também nas recuperações de atraso) | "O que acontece a seguir" — o campo mais útil do registro |
| Data da última execução | O lote | Quando gerou pela última vez — um valor desatualizado em um modelo Ativo é o sinal para conferir o cartão do programador |
| Contagem de execuções concluídas | O lote, incrementando a cada geração | Progresso em relação ao Total de ocorrências — "9 de 12" indica que o contrato de um ano está entrando no seu trimestre final |
| Documentos gerados (listas relacionadas) | Cada execução, vinculando cada documento de volta ao modelo | O histórico completo de saída do modelo — as respostas de auditoria estão aqui, não na memória de ninguém |
Mensagens que você pode encontrar
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "O Tipo de documento não pode ser alterado depois que um Modelo recorrente foi salvo." ("O tipo de documento não pode ser alterado depois que um modelo recorrente foi salvo.") | A única escolha irreversível. Tipo errado? Desative este modelo e crie o correto — o histórico permanece onde deve estar. |
| "Um modelo recorrente de Lançamento contábil ativo deve ter pelo menos uma linha." ("Um modelo recorrente de Lançamento contábil ativo precisa ter pelo menos uma linha.") | A ativação exige um documento gerável. Adicione as linhas e ative em seguida. |
| "Total Debit (…) must equal Total Credit (…)" ("O total de débito deve ser igual ao total de crédito") | Modelos de lançamento precisam estar em equilíbrio antes de poderem gerar — corrija as linhas; a diferença é apresentada para você. |
| "Nenhum modelo ativo vence até esta data. O lote será executado, mas não gerará documentos." ("Nenhum modelo ativo vence até esta data. O lote será executado, mas não gerará documentos.") | Aparece na execução manual do cartão do programador — não é um erro de configuração; simplesmente não há nada vencido ainda. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Ativar com linhas provisórias "para corrigir depois" | O lote não sabe que são provisórias — ele as gera, possivelmente ainda hoje à noite | Monte linhas completas e contabilizáveis em Rascunho; ative apenas o que já poderia gerar corretamente agora |
| Data de início no meio do mês para um acordo que deveria começar no dia 1º | A data de início ancora o padrão — toda execução cai no dia 17 para sempre | Ancore deliberadamente: comece no dia em que o padrão deve se repetir |
| Nenhuma condição de término em um contrato de prazo fixo | O mês 13 de um contrato de 12 meses gera uma fatura que ninguém pediu | Defina o Total de ocorrências (12) ou uma Data de término na criação, enquanto o contrato ainda está à mão |
| Editar um modelo Ativo durante uma disputa "só por este mês" | As execuções futuras herdam a alteração permanentemente | Ajuste o rascunho gerado para a exceção; edições no modelo são só para mudanças permanentes |
| Esquecer que a sequência de documentos da entidade cobre o novo volume | Documentos gerados numeram a partir das sequências da entidade como qualquer outro — surpresas de configuração aparecem à 1h da manhã | Confirme que a numeração e os períodos estão prontos antes da primeira execução agendada; ou dispare uma execução manual e inspecione o resultado |
O que vem a seguir
- Programador de lote de recorrentes — o que executa o cronograma que você acabou de definir.
- Visão geral dos modelos recorrentes — os quatro tipos de documento comparados.
- Lançamentos contábeis recorrentes — detalhes específicos de lançamento.
Perguntas frequentes
A data de geração como data do documento (o período é derivado dela), as linhas e as partes do modelo, um nome derivado do modelo, e o link de retorno. A numeração sequencial vem das sequências de documentos da entidade, como de costume.
Livremente — a Corvus poderia ter modelos de "aluguel" (mensal) e "estacionamento" (trimestral). Modelos separados são melhores do que um único modelo que você fica editando.
A execução daquele modelo é revertida de forma limpa e registrada em log (o lote isola as falhas por modelo); o restante da geração da noite continua. Corrija a causa — geralmente um período ausente — e recupere o atraso com Executar agora.
Sim — basta voltá-lo para Rascunho. Sua Data da próxima execução congela onde estava; na reativação, tudo que venceu enquanto estava pausado passa a estar vencido agora, e a próxima execução recupera tudo de uma vez. Se você não quiser essa recuperação automática, avance deliberadamente a Data da próxima execução antes de reativar.
Nunca. Os documentos gerados são registros comuns e independentes; a edição do modelo muda apenas o que as execuções futuras vão produzir. É por isso que revisões trimestrais de modelos são baratas — não há risco retroativo.
Accounting Admin e Accounting Controller têm direitos completos de criação e edição sobre modelos recorrentes e suas linhas; Accounts Payable, Accounts Receivable e Read Only os veem apenas para leitura.
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