Correspondência de Linhas entre OC e Fatura de Compra
A correspondência é como a REDA Financials garante que você só pague pelo que pediu e recebeu. Cada fatura de fornecedor relacionada a uma Ordem de Compra é conectada a ela linha por linha — e o sistema verifica quantidades e preços em cada etapa. É a clássica correspondência de três vias (ordem ↔ recebimento ↔ fatura), automatizada.
Acesso que você vai precisar. Criar, editar, corresponder e contabilizar esses registros exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (equipe e gestores de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar, mas não criar nem contabilizar.
Do que a correspondência protege você
- Faturar mercadorias que nunca chegaram — uma linha de fatura nunca pode exceder o que foi recebido na linha de OC correspondida.
- Faturamento duplicado — quantidades já faturadas são subtraídas; a mesma entrega não pode ser faturada duas vezes.
- Aumento gradual de preço — o preço unitário da linha da fatura precisa coincidir com o preço acordado da linha da OC.
- Cobranças a mais silenciosas — qualquer valor além da tolerância permitida pela sua entidade (o percentual de Tolerância de Sobrefaturamento da OC) é bloqueado, não apenas sinalizado.
A reforma do saguão, continuação
A OC da Meridian para a Apex Construction Co comprometeu $68.000 em duas linhas (construção $48.000; equipamento $20.000). Depois que o trabalho foi entregue e recebido, a Apex enviou sua primeira fatura — apenas da construção. A Meridian a lançou como fatura ACC-2026-0412 e correspondeu sua linha à linha de construção da OC:
Três formas de corresponder
| Rota | Como funciona | Melhor quando |
|---|---|---|
| Começar pela OC | Clique em Nova Fatura na OC contabilizada. A REDA Financials cria uma fatura pré-preenchida com o fornecedor e todas as linhas faturáveis, já correspondidas. Você ajusta ao que o fornecedor realmente faturou e contabiliza. | A fatura reflete a ordem — o caso comum. Veja Criando uma Fatura de Compra a partir de uma OC. |
| Corresponder uma fatura existente | Na fatura, clique em Corresponder Ordem de Compra. Escolha a OC e depois conecte cada linha da fatura à linha correta da OC e confirme as quantidades. | A fatura foi lançada primeiro (ou chegou via OCR) e precisa ser conectada depois. |
| Deixar o sistema corresponder | Marque Corresponder OC Automaticamente na fatura. A REDA Financials encontra as OCs abertas do fornecedor e conecta as linhas por produto e preço unitário. Se a fatura já indicar uma OC, só essa é usada. A caixa de seleção se desmarca sozinha quando a correspondência termina. | Altos volumes, produtos e preços consistentes. |
As regras, com precisão
Qualquer que seja a rota escolhida, as mesmas verificações são executadas quando as linhas se conectam e quando a fatura é contabilizada:
Limite de quantidade
Para cada linha de OC: faturável = recebido − já faturado. Fature mais do que isso e você verá: "A quantidade da fatura excede a quantidade restante na Linha do pedido de compra." Se a quantidade parecer errada, verifique se o recebimento foi registrado — uma linha não recebida tem quantidade faturável igual a zero.
Concordância de preço
O preço unitário da linha da fatura precisa ser igual ao da linha da OC. Um fornecedor faturando $130 contra uma linha de ordem de $125 não corresponde — ou você corrige a fatura, ou muda a ordem conscientemente (reabrir, alterar, reaprovar).
Mesma moeda
A ordem e a fatura precisam estar na mesma moeda — sem conversão silenciosa.
Tolerância para a realidade
O percentual de Tolerância de Sobrefaturamento da OC da sua entidade permite pequenos excessos (arredondamento, frete menor) sem gerar conflito. Qualquer valor acima disso é bloqueado.
O orçamento segue a correspondência
Uma linha de fatura correspondida herda automaticamente o vínculo orçamentário da linha da OC — assim, quando a fatura é contabilizada, o orçamento comprometido se converte em realizado sem contagem duplicada. (Verificações de dimensão também podem ser aplicadas na correspondência — a opção Correspondência de Dimensão na OC — se sua organização acompanha custos dessa forma.)
Acompanhando a correspondência dos dois lados
- Na OC: Valor Total Faturado e Saldo Total a Faturar são atualizados a cada correspondência; a guia Faturas de compra lista todas as faturas conectadas.
- Na fatura: a OC correspondida aparece no cabeçalho, e cada linha mostra a linha da OC que ela liquida.
A reforma do saguão mostra o placar em andamento — uma ordem de $68.000, faturada em partes:
| Momento | Valor Total Faturado | Saldo Total a Faturar |
|---|---|---|
| OC contabilizada — $68.000 pedidos, nada faturado ainda | $0,00 | $68.000,00 |
| Fatura de construção MPI001019 ($48.000) correspondida e contabilizada | $48.000,00 | $20.000,00 |
| Aguardando a fatura do equipamento | $48.000,00 | $20.000,00 |
As mensagens que você pode encontrar
| A mensagem | O que significa |
|---|---|
| "A quantidade da fatura excede a quantidade restante na Linha do pedido de compra." | Você está faturando mais do que foi recebido e ainda não faturado naquela linha — registre a entrega (Receber Mercadorias na OC), ou verifique se uma fatura anterior já cobriu parte dela. |
| "Não é possível modificar linhas de um Pedido de compra que não está em Rascunho." | Você tentou alterar as linhas de uma ordem já contabilizada — normalmente para fazer um preço coincidir. Reabra a ordem para Rascunho, altere e contabilize novamente. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Lançar a fatura antes de a entrega ser registrada | A correspondência bloqueia por quantidade; a fatura fica em suspenso enquanto o fornecedor espera | Registre Receber Mercadorias primeiro, depois corresponda |
| Contar com a tolerância para absorver um aumento real de preço | O excesso se repete em cada fatura, e bloqueia assim que ultrapassa a tolerância | Altere a ordem uma vez, corretamente: reabra, mude, reaprove, contabilize de novo |
| Adicionar custos relacionados à ordem como linhas extras não correspondidas | Linhas não correspondidas pulam todas as verificações, e os saldos da OC nunca fecham honestamente | Corresponda tudo que pertence à ordem; deixe sem correspondência apenas os itens realmente incidentais (como frete) |
| Conectar uma linha da fatura à linha errada da OC | A quantidade faturável da linha errada é consumida — a linha certa bloqueia depois | Leia as descrições das linhas ao conectar cada par; confirme as quantidades linha por linha |
O que vem a seguir
- Criando uma Fatura de Compra a partir de uma OC — a rota de um clique.
- Entendendo as Ordens de Compra — recebimento, comprometimento orçamentário, a história completa da OC.
- Recebendo Linhas de OC (Ativos) — por que o recebimento precisa vir primeiro.
- Contabilização e cancelamento de uma fatura de compra — o que acontece depois da correspondência.
Perguntas frequentes
Chegar ≠ receber. A correspondência verifica o recebimento registrado — abra a OC e confirme se Receber Mercadorias foi concluído para aquela linha. Se o recebimento estiver em dia, verifique se uma fatura anterior já cobriu parte da linha: o limite é recebido menos já faturado.
Não force a correspondência. Ou peça ao fornecedor para faturar pelo preço acordado na OC, ou altere a ordem conscientemente: reabra a OC para Rascunho, atualize o preço (pode exigir reaprovação), contabilize e então faça a correspondência. A trilha de auditoria mostra então uma mudança deliberada, não um pagamento a mais silencioso.
A correspondência funciona linha por linha, e uma fatura indica uma única Ordem de Compra em seu cabeçalho. Se um fornecedor enviar uma única fatura abrangendo várias ordens, a forma mais limpa de lidar com isso é uma fatura por OC — peça ao fornecedor para dividir, ou lance dessa forma você mesmo.
A correspondência só se aplica quando existe uma OC. Faturas sem uma ordem — utilidades, assinaturas, serviços avulsos — são lançadas como faturas comuns (ou Faturas de despesa) sem etapa de correspondência. Se OCs são obrigatórias para determinadas compras é uma política da sua organização, não do sistema.
Na entidade — o percentual de Tolerância de Sobrefaturamento da OC — para que se aplique de forma consistente a toda ordem que essa entidade emitir. Seu administrador o define; uma correspondência que o ultrapasse é bloqueada, não apenas sinalizada.
As quantidades correspondidas retornam ao saldo faturável da OC, e qualquer orçamento realizado volta para comprometido — a ordem fica pronta para ser faturada corretamente de novo. Veja Contabilização e cancelamento de uma fatura de compra.
Opcionalmente. Com a opção Correspondência de Dimensão na OC ativada, as dimensões da linha da fatura devem coincidir com as da linha da OC correspondida — útil quando os orçamentos são acompanhados por departamento ou propriedade. Sem ela, apenas quantidade, preço e moeda são aplicados.
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