Modelos Recorrentes de Fatura de Compra e Ordem de Compra
A conta de energia chega todo mês. O contrato de manutenção é faturado a cada trimestre. O pedido de equipamento é renovado a cada ano. Para custos com um ritmo, um Modelo recorrente ensina o padrão à REDA Financials AI uma única vez — fornecedor, linhas, valores, agendamento — e o sistema gera o documento de cada período no prazo, indefinidamente, ou até você mandar parar.
Acesso necessário. Criar e editar Modelos recorrentes exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem revisar os modelos e tudo o que eles geraram, mas não alterar os modelos. O agendador de âmbito da organização que executa a geração é território do administrador. Os documentos de AP que um modelo produz são trabalho normal de contas a pagar, tratado pela sua equipe de AP como de costume.
Anatomia de um modelo
Veja o modelo da Meridian para sua conta mensal de energia:
| Configuração | O que controla |
|---|---|
| Tipo de documento | O que é gerado — Purchase Invoice ou Purchase Order aqui (o mesmo objeto também controla faturas de venda e lançamentos contábeis recorrentes). Para faturas, também o tipo de fatura (Invoice ou Expense). |
| Entidade e Conta | Qual das suas empresas, e qual fornecedor. |
| Frequência | Daily · Weekly · Bi-Weekly · Monthly · Quarterly · Semi-Annual · Annually. |
| Data inicial / Data final e Ocorrências | Quando a geração começa, e quando ela para — por data, por contagem, ou nunca. |
| Dias para vencimento | Condições de pagamento dos documentos gerados: data de vencimento = data de geração + esse número de dias. |
| Contabilizar automaticamente | Desativado: os documentos chegam como rascunhos para revisão. Ativado: eles se contabilizam sozinhos no momento em que são gerados — piloto automático completo. |
| Linhas de modelo recorrente | O conteúdo do documento: produto, conta contábil, quantidade, preço, desconto, perfil fiscal por linha — exatamente como as linhas de uma fatura, definidas uma única vez. |
| Data da próxima execução / Data da última execução | O pulso do modelo: quando o próximo documento deve ser gerado, e quando o último efetivamente foi. |
| Número de concluídos | Quantos documentos o modelo já gerou — medido contra Occurrences quando a parada é por contagem. |
| Status | Rascunho (em construção; nada é gerado) · Active (o agendador o executa) · Completed (concluído; mantido para referência). |
Ciclo de vida do modelo
Draft → Active → Completed. Um modelo deve primeiro ser construído como rascunho — ele só pode ser ativado depois de ter linhas, e a ativação as verifica (produto, quantidade e preço positivos em cada linha; um fornecedor no modelo). A partir de Active, o agendador diário gera documentos sempre que a Next Run Date vence; cada execução avança a data pela frequência e incrementa o Completed Count. Atingir a data final ou o limite de ocorrências muda o modelo para Completed. Pause a qualquer momento revertendo-o para Draft.
O que uma execução de geração faz
- Cria o documento datado do dia da geração, no período contábil correspondente, com data de vencimento conforme Due Days, e todas as linhas copiadas do modelo.
- Vincula-o de volta ao modelo — a lista Generated Purchase Invoices (ou Orders) é sua auditoria completa do que o modelo já produziu.
- Nunca duplica: um documento por modelo por data, garantido, mesmo que o agendador seja executado duas vezes.
- Com Auto Post ativado, também o contabiliza — e se a contabilização falhar (um período fechado, uma validação), toda a geração é revertida em vez de deixar um rascunho corrompido.
Um ciclo, observado de perto
Considere o modelo acima na manhã em que sua Next Run Date (8 de agosto de 2026) vence. A execução diária de geração:
Constrói o documento
Uma nova Fatura de Compra para a MetroPower Utilities, datada de 8 de agosto, no período contábil de agosto (resolvido automaticamente), com vencimento conforme o Due Days do modelo, com a linha de energia copiada exatamente — produto, conta contábil, quantidade, preço, perfil fiscal.
Contabiliza — porque o Auto Post está ativado
O documento é contabilizado imediatamente, com todas as verificações normais de contabilização aplicadas. E como este modelo gera faturas do tipo Expense, a contabilização também cria e contabiliza o pagamento — o débito automático fica totalmente registrado, sem intervenção.
Atualiza o pulso
O Last Run Date registra a data de hoje, o Completed Count avança em um, o Next Run Date avança um mês, e a nova fatura entra na lista Generated Purchase Invoices.
Antes que um modelo possa ser ativado
A ativação é o momento em que o modelo prova que consegue gerar documentos válidos. As verificações, por tipo de documento:
| Tipo de Documento | O que a ativação exige |
|---|---|
| Fatura de Compra | Pelo menos uma linha; cada linha com produto, quantidade acima de zero, preço acima de zero; um fornecedor no modelo. |
| Ordem de Compra | A mesma disciplina: fornecedor, produto, quantidade e preço em cada linha. |
| Lançamento Contábil / Fatura de Venda | Suas próprias regras (linhas balanceadas; cliente e linhas com preço) — mesma ideia, outros subledgers. |
Um modelo que falha nessas verificações permanece em Rascunho — é melhor bloquear na ativação do que gerar documentos quebrados às 2 da manhã.
Criando um modelo
Duas rotas: o botão New na guia Recurring Templates (escolha Document Type = Purchase Invoice ou Purchase Order e construa as linhas como em qualquer documento), ou — mais rápido — abra uma fatura ou ordem existente que já esteja como você quer e use Clone with Lines para um modelo. Defina o cronograma, ative, pronto. O próprio mecanismo de geração é agendado em toda a organização pelo seu administrador (veja Programação de Transações Recorrentes).
Quando o valor varia mês a mês
Mantenha o modelo, mas deixe o Auto Post desativado: o rascunho de cada mês chega pré-construído, você corrige o valor real a partir da conta, e contabiliza. Ainda mais rápido do que digitar o documento — e para valores verdadeiramente estáveis (aluguel, assinaturas, honorários fixos) ative o Auto Post e esqueça. Para contas que chegam como documentos (PDF/digitalização), compare com a captação por OCR — muitas equipes usam OCR para contas variáveis e modelos para as fixas.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Auto Post em uma conta cujo valor varia | O modelo contabiliza os últimos números acordados, não a realidade deste mês — as correções se acumulam depois | Deixe o Auto Post desativado; revise e ajuste cada rascunho, o que ainda é mais rápido do que digitá-lo |
| Sem End Date e sem Occurrences em um contrato por prazo determinado | O modelo continua faturando depois que o contrato termina — um piloto automático sem pouso | Defina o fim quando definir o início; o modelo muda para Completed sozinho |
| Esquecer o modelo depois de um reajuste de preço | Todo documento futuro carrega o preço antigo — e, com o Auto Post ativado, o contabiliza | Faça de "atualizar o modelo" parte do processo de qualquer mudança de tarifa do fornecedor |
| Deixar rascunhos gerados se acumularem sem revisão | Um rascunho não é um custo nos seus livros — as despesas somem dos relatórios até que alguém as contabilize | Revise a lista de rascunhos com a mesma regularidade dos modelos que a alimentam |
| Reativar após uma pausa sem verificar o Next Run Date | O mecanismo gera para a data desatualizada — ou pula o que você esperava que fosse recuperado | Defina o Next Run Date deliberadamente em toda reativação; preencha manualmente os períodos perdidos |
Quem pode gerenciar modelos
Criar e editar Modelos Recorrentes é uma função de responsabilidade do controller: o conjunto de permissões Accounting Admin ou Accounting Controller. Accounts Payable, Accounts Receivable e Read Only podem revisar os modelos e tudo o que eles geraram, mas não alterar nada. (As faturas e ordens de AP que um modelo produz são trabalho normal de contas a pagar — sua equipe de AP as trata como de costume.) O agendador de toda a organização que executa a geração é território do administrador.
O que vem a seguir
- Visão Geral dos Modelos Recorrentes — o recurso em todos os tipos de documento.
- Agendador de Transações Recorrentes — o cronograma do mecanismo.
- Faturas de Compra do Tipo Despesa — o parceiro perfeito para débitos automáticos.
Perguntas frequentes
Três verificações: o modelo está Active (rascunhos não são executados)? Seu Next Run Date realmente venceu? E o agendador recorrente de toda a organização está em execução (um administrador pode ver e executá-lo a partir do console de Operations)? O Last Run Date do modelo e a lista de documentos gerados dizem o que realmente aconteceu.
Sim — os documentos gerados são cópias independentes. Edite o modelo (aumento de preço, nova linha) e apenas as gerações futuras mudam.
Nada é gerado enquanto ele está em Draft. Ao reativar, verifique o Next Run Date — defina-o para a próxima data que você realmente deseja; o mecanismo não preenche retroativamente os períodos perdidos (crie manualmente qualquer documento de recuperação, ou por meio de clonagem).
O que chegar primeiro: o modelo muda para Completed quando seu Completed Count atinge o limite de ocorrências ou a data final passa. Modelos Completed param de gerar, mas permanecem registrados com todo o seu histórico.
Sim — o perfil fiscal de cada linha é copiado do modelo, o formulário pré-visualiza o resultado, e os valores armazenados são gravados quando o documento gerado é contabilizado, exatamente como em uma fatura digitada manualmente. Um modelo garante consistência de configuração, não um atalho que ignora o motor de impostos.
Não — um modelo pertence a uma Entity, como os documentos que produz. O mesmo custo compartilhado em três empresas significa três modelos (ou um modelo mais uma lista de rateio de despesas que compartilha o custo contabilizado automaticamente).
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