Regras de contas bancárias
Todo mês, as mesmas linhas aparecem no extrato da Meridian: a tarifa de manutenção da conta, a liquidação da adquirente, os juros do empréstimo. Nenhuma delas chega como documento — alguém precisa criar o lançamento contábil a cada vez. A menos que você ensine a conta. Uma Regra de conta bancária reconhece uma linha de extrato recorrente pelo seu texto e cria o documento correspondente automaticamente — um recebimento, um pagamento ou um lançamento contábil de duas linhas — e faz a correspondência, em uma única passagem.
Acesso necessário. Criar e editar regras exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizá-las, mas não alterá-las.
Anatomia de uma regra
| Campo | Significado |
|---|---|
| Campo de correspondência + Padrão de correspondência | O que procurar, e onde: uma correspondência parcial sem diferenciar maiúsculas/minúsculas na Descrição, Referência ou Número do cheque da linha ("SERVICE FEE"), ou uma expressão regular entre barras para maior precisão. |
| Tipo de documento | O que criar: Recebimento, Desembolso ou Lançamento contábil (o padrão de duas linhas para tarifa/juros). |
| Conta contábil | A conta do livro razão com a qual a regra trabalha: em uma regra de lançamento, o lado de contrapartida — a conta de despesa da tarifa, a conta de receita de juros; em uma regra de recebimento ou pagamento, ela se torna a Conta de caixa do documento criado. |
| Conta | O cliente/fornecedor, quando o documento criado é um recebimento ou pagamento — obrigatório para esses dois tipos. |
| Contabilização automática | Desmarcada: os documentos chegam como rascunhos para revisão. Marcada: eles se contabilizam sozinhos — automação total para o que é rotineiro. |
| Prioridade / Ativa | As regras são avaliadas em ordem de prioridade (número mais baixo primeiro, em branco por último, a regra mais antiga vence o empate); a primeira correspondência prevalece; regras inativas ficam de fora. Ativa vem marcada por padrão. |
| Modelo de descrição | A descrição do documento criado, com campos de mesclagem como {Description}, {Amount}, {Date}, {CheckNumber}. |
| Vezes aplicada / Data da última aplicação | Contadores de uso, mantidos automaticamente — a evidência de quais regras se justificam. |
Executando as regras
A partir do espaço de trabalho de conciliação, Run Rules percorre as linhas de extrato sem correspondência (o Auto Match executa as regras automaticamente após suas próprias passagens). Para cada linha cujo padrão acerta:
- O documento é criado como rascunho — o valor vem da linha (sempre seu valor positivo), a data vem da linha, a referência é trazida da linha (recorrendo ao número do cheque ou ao próprio número da linha quando em branco). Uma regra de recebimento ou pagamento preenche a Conta de caixa do documento a partir da Conta contábil da regra e deduz a forma de pagamento — um número de cheque na linha significa Check, caso contrário ACH. Uma regra de lançamento registra um depósito como débito no banco / crédito na sua conta contábil, e um saque como débito na sua conta contábil / crédito no banco — exatamente o padrão de tarifa e juros.
- Com a Contabilização automática ativada, ele se contabiliza; a linha de extrato fica com a correspondência feita (Rule-Based) e vinculada à regra que fez isso.
- O contador Vezes aplicada da regra e a data da última aplicação são atualizados — sua evidência de quais regras se justificam.
A ordem importa e é previsível: as regras ativas são testadas por Prioridade, número mais baixo primeiro (prioridades em branco vão por último, e uma regra mais antiga vence uma mais nova em caso de empate); o primeiro padrão que acerta prevalece, e nenhuma segunda regra jamais dispara na mesma linha. Uma regra sem o Tipo de documento é ignorada de imediato — a execução informa "Rule … has no Document Type. Skipped." — e toda a varredura só é executada com uma conciliação aberta: "A Conciliação bancária deve estar Em andamento para executar as regras."
A regra da tarifa da Meridian, do início ao fim
Os $45 de MONTHLY ACCOUNT SERVICE FEE do extrato de julho são o caso de manual. Em julho, a Meridian registrou isso como um ajuste pontual. A partir de agosto, a conta aprende a reconhecê-lo:
| Campo da regra | Valor da Meridian | Por quê |
|---|---|---|
| Campo de correspondência / Padrão de correspondência | Description / MONTHLY ACCOUNT SERVICE FEE | A redação exata do banco — distintiva o suficiente para que nada mais a dispare |
| Tipo de documento | Lançamento contábil | Uma tarifa é um lançamento de duas linhas, não um recebimento de cliente nem um pagamento a fornecedor |
| Conta contábil | Bank Charges and Fees | O lado de contrapartida — a mesma conta que o ajuste de julho usou |
| Contabilização automática | Ativada, após um mês de teste revisando os rascunhos | Pequena, estável, inequívoca — a candidata ideal para a Contabilização automática |
No mês seguinte a linha da tarifa chega, Run Rules dispara (ou o Auto Match a encadeia), e um lançamento se contabiliza sozinho — débito em Bank Charges and Fees $45,00, crédito em caixa $45,00, porque um saque é registrado como débito na sua conta contábil / crédito no banco — com a linha de extrato carimbada como Rule-Based e vinculada à regra. A linha que antes fazia julho refém agora se explica sozinha antes que alguém abra as filas do espaço de trabalho.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Um padrão que é uma palavra comum ("FEE", "TRANSFER") | A correspondência parcial dispara em qualquer coisa que a contenha — um beneficiário chamado "Coffee Supply Co" vira uma tarifa bancária | Use o fragmento distintivo da redação exata do banco, ou uma expressão regular entre barras para formatos precisos |
| Contabilização automática em uma regra recém-criada | Um padrão mal calibrado não apenas erra a correspondência — ele contabiliza documentos errados, um a cada acerto | Rode um mês de teste com a Contabilização automática desativada; revise os rascunhos; depois promova a regra |
| Uma regra de recebimento/pagamento sem a Conta | Nada é criado — recebimentos e pagamentos precisam do seu cliente ou fornecedor | Preencha a Conta em toda regra de Recebimento e Desembolso; só as regras de lançamento dispensam esse campo |
| Regras gerais com prioridade sobre as específicas | A primeira correspondência prevalece: se "FEE" (prioridade 1) estiver acima de "MONTHLY ACCOUNT SERVICE FEE" (prioridade 5), a regra específica nunca dispara | Numere as prioridades para que o padrão mais específico carregue o número mais baixo |
| Criar uma regra para um evento único | Uma regra é uma instrução permanente — ela vai disparar de novo na próxima linha vagamente parecida, meses depois, quando todo mundo já tiver esquecido | Eventos únicos são ajustes; regras são para linhas com periodicidade |
Regras vs. ajustes vs. IA
Três ferramentas para a linha sem correspondência: uma regra para o que é recorrente (a melhor opção — permanente, automática), um ajuste pontual para o que é ocasional, e sugestões de IA para identificar candidatos a ambos. A tarifa de serviço da Meridian começou como ajuste no primeiro mês e virou regra no segundo — a progressão natural.
O que vem a seguir
- Correspondência automática com IA — onde as regras se encaixam na pilha de correspondência.
- Concluindo uma conciliação — a alternativa pontual.
- Configuração da conta bancária — a conta à qual as regras pertencem.
Perguntas frequentes
Para linhas estáveis, pequenas e inequívocas (a tarifa de manutenção) — sim, esse é o recurso. Para qualquer coisa variável ou que exija julgamento, deixe-a desativada e revise os rascunhos. Você pode promover uma regra para Contabilização automática assim que ela tiver se provado ao longo de alguns ciclos.
A que tiver a melhor (menor) Prioridade; empates favorecem a regra mais antiga. Apenas uma regra dispara por linha — organize suas prioridades para que a específica prevaleça sobre a geral.
Desfaça a correspondência da linha e exclua/cancele o rascunho criado (ou estorne o documento contabilizado), corrija o padrão da regra e execute novamente. Regras são registros comuns na conta bancária — audite o trabalho delas através das linhas de extrato que carimbaram.
Qualquer texto, além de campos de mesclagem preenchidos a partir da linha de extrato: {Description}, {Reference}, {Amount}, {Date}, {CheckNumber}, {Payee} e {Category}. "Bank fee {Date} — {Description}" dá a cada lançamento criado automaticamente uma descrição autoexplicativa, que o você do futuro vai agradecer ao olhar o livro razão.
Na conta bancária — as regras pertencem a uma única conta, na sua lista relacionada Regras de correspondência. Isso é intencional: o padrão que significa "tarifa de manutenção" em um banco é o nome de um beneficiário em outro. As regras de uma conta viajam junto com seus extratos.
Verifique primeiro a integridade da regra: a ausência de um Tipo de documento faz a regra ser ignorada ("Rule … has no Document Type. Skipped."), e regras de recebimento/pagamento precisam ter a Conta preenchida. Note que Vezes aplicada conta o acerto do padrão — ele avança mesmo quando a criação do documento falha em seguida, então um contador subindo sem documentos correspondentes é exatamente esse sintoma.
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