Como funciona a contabilização

A contabilização é o momento em que um documento comercial — uma fatura de venda, uma fatura de compra, um pagamento, um lançamento contábil — se transforma em contabilidade. Até ser contabilizado, um documento é apenas um registro de intenção: ele fica em Rascunho, você pode editá-lo livremente, e ele não tem efeito sobre suas demonstrações financeiras. Ao contabilizá-lo, a REDA grava o correspondente lançamento em partidas dobradas — débitos e créditos iguais — no seu livro razão, e a partir desse instante o documento aparece no seu Balancete, na sua Demonstração de Resultado (DRE) e no seu Balanço Patrimonial.

O motor de contabilização é o coração da REDA Financials. Todo número em todo relatório financeiro remonta a ele. Este artigo explica toda a engrenagem em linguagem simples: os status pelos quais um documento passa, o gateway único por onde cada lançamento passa, os eventos que disparam a contabilização, as verificações executadas antes que qualquer coisa seja gravada, e exemplos práticos para cada tipo de documento — incluindo os lançamentos automáticos que a REDA gera nos bastidores para contabilidade em regime de caixa e entre empresas.

Os três status pelos quais todo documento passa

Quase todo documento de origem na REDA vive em um de três estados — os Cash Receipts são a única exceção, explicada abaixo. O status é a única fonte de verdade para “isso já chegou ao livro razão?”

Um único gateway, um único conjunto de livros

Não importa qual documento você contabilize, os lançamentos são gravados por um único serviço interno — o motor de contabilização. Não existe uma segunda porta de entrada. Todo débito e crédito em todo o seu livro razão foi criado por esse único gateway, e é exatamente por isso que seus livros permanecem consistentes: as mesmas regras, verificações de balanceamento, tratamento de moeda e carimbo de livro razão se aplicam a toda transação, sem exceção.

Os próprios lançamentos são armazenados como Transações contábeis — as linhas individuais de débito e crédito que compõem seu livro razão. Elas têm duas propriedades definidoras:

• Só podem ser criadas pelo motor. Você não pode digitar uma Transação contábil manualmente, importar uma, ou montar uma em uma planilha e inseri-la. A única porta é contabilizar um documento de origem.
• Uma vez criadas, nunca mudam. Uma Transação contábil é imutável — sua conta, valores, data e dimensões estão congelados. Se algo estiver errado, você não edita o lançamento; você cancela ou estorna o documento, e o motor grava um novo conjunto de lançamentos, balanceado.

Quando a contabilização acontece? Os quatro eventos

A contabilização não é só o botão “Contabilizar”. O motor reage a quatro eventos distintos na vida de um documento. Entendê-los explica por que a REDA às vezes impede você de editar um registro, e o que acontece quando você muda um status.

As verificações que rodam antes que qualquer coisa seja gravada

A contabilização é “tudo ou nada”. Antes de o motor gravar um único lançamento, uma bateria fixa de validações roda sobre o documento. Se qualquer uma falhar, nada é contabilizado e a REDA mostra todos os problemas de uma vez, para que você possa corrigir tudo em uma única passagem em vez de descobrir os problemas um de cada vez.

Estas são as verificações canônicas de pré-contabilização, agrupadas pelo que protegem:

Exemplos práticos: o que o motor realmente grava

Aqui está o que a contabilização produz para cada documento comum, com débitos e créditos reais. Em todos os casos, o motor deriva as contas a partir do documento e das suas contas contábeis padrão configuradas, então você raramente as escolhe manualmente.

1. Fatura de venda — regime de competência

Você fatura um cliente em $1.000 por serviços, mais 10% de IBS. Na contabilização:

A receita é reconhecida agora, na data da fatura — é isso que “regime de competência” significa. O cliente lhe deve (Contas a receber), e o imposto que você cobrou é um passivo que você deve à autoridade fiscal.

2. Fatura de compra — regime de competência

Um fornecedor lhe fatura $500 por uma despesa, mais 10% de IBS recuperável. Na contabilização:

A despesa atinge sua DRE imediatamente, o IBS recuperável se torna um ativo (você vai recuperá-lo), e você deve ao fornecedor (Contas a pagar).

3. Fatura de venda — regime de caixa (receita diferida)

Algumas pequenas empresas reconhecem a receita apenas quando são pagas, e não quando faturam. Se o regime contábil de uma entidade for Caixa, a mesma fatura de $1.000 + 10% de IBS é contabilizada de forma diferente — a receita fica estacionada até que o dinheiro chegue:

Etapa A — ao contabilizar a fatura:

Ainda não há receita — ela fica em Receita diferida. (O imposto é sempre reconhecido na data da fatura, em qualquer regime.)

Etapa B — quando o cliente paga e você aplica o recebimento: o motor lança o caixa e libera automaticamente a receita:

O segundo par é a mágica: a REDA move $1.000 de Receita diferida para Receita no momento do pagamento. Pague metade da fatura e apenas metade da receita é liberada — o restante permanece diferido. Tudo isso é automático; você simplesmente aplica o recebimento.

4. Liquidação entre empresas — compensações automáticas

Suponha que a Entidade B emitiu uma fatura, mas a Entidade A recebeu o dinheiro e você aplica o recebimento da Entidade A à fatura da Entidade B. O caixa está em A; o recebível estava em B. Para manter os livros de cada empresa autobalanceados, a REDA contabiliza automaticamente uma compensação entre empresas:

Agora o recebível da Entidade B está liquidado — substituído por um recebível entre empresas de A (A deve a B o dinheiro que recebeu). A Entidade A mantém o caixa e mostra um pagável entre empresas a B. Cada entidade balanceia por conta própria (verificação nº 12), e as duas contas entre empresas se anulam ao consolidar.

As automações que você não vê

Várias coisas acontecem automaticamente toda vez que você contabiliza, para que você não precise pensar nelas:

• Linhas de imposto. IBS/CBS e outros impostos são calculados e contabilizados nas contas de imposto corretas — imposto a recolher como passivo nas vendas, imposto (recuperável) como ativo nas compras.
• Retenção na fonte. Quando aplicável, o motor separa a retenção e a contabiliza na conta certa no momento certo.
• Diferimento e liberação em regime de caixa. Como mostrado acima, a receita é estacionada e liberada automaticamente em entidades no regime de caixa.
• Compensações entre empresas. Liquidações entre entidades geram seus lançamentos de compensação sem necessidade de lançamento manual.
• Multimoeda. Todo lançamento é armazenado em três níveis de moeda (documento, entidade/funcional e corporativo/relatório) com as taxas de câmbio usadas, então a conversão de moeda já vem embutida.
• Dimensões de contabilização. Seus campos de análise personalizados (departamento, projeto, propriedade…) são copiados do documento diretamente para cada lançamento no livro razão — veja Dimensões de contabilização.

Cancelar x Estornar — duas formas de desfazer

Ambos desfazem uma contabilização, mas deixam trilhas de auditoria diferentes. Escolha com base em se o lançamento original deve desaparecer ou permanecer visível.

O que vem a seguir

1. Transações contábeis — as linhas do livro razão que a contabilização cria.
2. Contabilização agrupada x linha a linha — controle a quantidade de lançamentos.
3. Dimensões de contabilização — marque os lançamentos ao contabilizar.
4. Períodos contábeis — o período em que cada contabilização cai.
5. Criando um lançamento contábil — contabilize um lançamento manual você mesmo.

Perguntas frequentes