Linhas de Ordens de Compra e Produtos
O cabeçalho diz quem e quando; as linhas dizem o que você está de fato comprando — e cada linha decide silenciosamente três destinos: qual conta de despesa o custo vai atingir, qual linha orçamentária ela consome e se recebê-la cria um ativo. Esta referência percorre todos os campos de uma linha de Ordem de Compra.
Acesso necessário. Adicionar e editar linhas exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (analistas e gestores de Contas a Pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar as linhas, mas não alterá-las.
Os campos da linha
| Campo | O que faz |
|---|---|
| Produto | O que você está comprando, do seu catálogo. Selecioná-lo preenche a conta contábil, a descrição e o preço padrão da linha — consistência sem digitação. (Os produtos são cadastrados em Criando Produtos.) |
| Conta Contábil | Onde o custo vai cair quando a fatura conciliada for contabilizada — e qual alocação orçamentária o compromisso consome. Vem por padrão do produto; substitua por linha quando o mesmo produto atender a finalidades diferentes. |
| Descrição | A linha exatamente como o fornecedor vai lê-la no PDF. Exemplo da Meridian: "Limpeza profunda da fachada e vidros do saguão — por visita trimestral". |
| Quantidade e Preço Unitário | Quantos, pelo preço combinado. Ambos devem ser positivos; o produto entre eles é o Valor da Linha. O preço unitário se torna o parâmetro de conciliação para toda futura fatura relacionada a esta linha. |
| Valor de Desconto | Uma redução negociada na linha — o compromisso (e a conciliação posterior) usa o valor líquido. |
| Centro de Custos | A dimensão de relatório que o custo eventual deve carregar — ela flui pela conciliação até a fatura e até o seu livro razão. |
O que cada linha acompanha depois de contabilizada
Assim que o pedido é contabilizado, cada linha passa a manter seu próprio placar, alimentando os saldos do cabeçalho do pedido:
- Recebido — atualizado por Receber Mercadorias, entrega por entrega.
- Faturado — atualizado à medida que as faturas são conciliadas, fatia por fatia.
- Saldo a Receber / Saldo a Faturar — o que ainda falta receber, e o que o fornecedor ainda pode faturar. Quando ambos chegam a zero, a história da linha se encerra.
O interruptor de ativo
Dois campos extras transformam uma linha de despesa em aquisição de ativo:
- Criar Ativo — marque a linha, e recebê-la produz registros de Ativo Imobilizado automaticamente: um por unidade recebida, em status Em Construção, vinculado de volta a esta linha.
- Tipo de Ativo — qual classe de ativo (Equipamento de Escritório, Edificações e Benfeitorias…). O tipo traz seus valores padrão de depreciação, para que os ativos já nasçam corretamente configurados.
Foi assim que as quatro unidades de equipamento de recepção da Meridian se tornaram quatro ativos rastreados no momento em que a entrega foi recebida — sem cadastro separado. A conta contábil nessas linhas costuma ser a conta de custo do ativo, e não uma conta de despesa (a configuração do seu produto cuida disso quando o tipo do produto é Ativo).
Duas linhas, dois destinos — a reforma do saguão
O pedido de reforma do saguão da Meridian mostra o quanto a configuração de uma linha decide. Mesmo pedido, mesmo fornecedor — trajetórias completamente diferentes:
| Linha de serviços de construção ($48.000) | Linha de equipamento de recepção ($20.000) | |
|---|---|---|
| Conta Contábil | Uma conta de despesa — o custo atinge o P&L quando a fatura é contabilizada | Uma conta de custo de ativo, definida por padrão pelo tipo de Ativo do produto |
| Criar Ativo | Desligado — serviços nunca se tornam ativos | Ligado, com um Tipo de Ativo — o recebimento criou um Ativo Imobilizado Em Construção por unidade, quatro no total |
| Depois do recebimento | A quantidade recebida subiu conforme o trabalho era concluído | Quatro ativos rastreados, cada um vinculado de volta a esta linha |
| Depois do faturamento | Conciliada com a fatura MPI001019 ($48.000) | Ainda aguardando a fatura do equipamento — seu Saldo a Faturar permanece em aberto |
Regras de edição
As linhas são totalmente editáveis enquanto o pedido está em Rascunho — adicione com + Add Line, remova com o ✕. Uma vez contabilizadas, as linhas ficam bloqueadas ("Não é possível modificar linhas de um Pedido de compra que não está em Rascunho."); para alterá-las, reabra o pedido para Rascunho, edite e contabilize novamente — respeitando o que já foi recebido ou faturado. Veja Contabilização e Cancelamento de uma Ordem de Compra.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Linhas em valor único (quantidade 1 para muitos itens entregáveis) | O recebimento e o faturamento passam a ser tudo-ou-nada; entregas parciais não têm para onde ir | Uma unidade por item entregável — visitas, unidades, marcos |
| Embutir um desconto negociado no preço unitário | A concessão desaparece de vista, e o preço deixa de bater com a lista do fornecedor | Mantenha o preço de tabela e registre a redução em Valor de Desconto |
| Substituir a conta contábil do produto por hábito | O compromisso consome a alocação orçamentária errada, e a fatura conciliada herda a codificação incorreta | Confie no padrão do produto; substitua apenas com um motivo |
| Receber equipamento em uma linha que nunca foi marcada com Criar Ativo | Nenhum registro de Ativo Imobilizado é criado — as unidades existem fisicamente, mas não no seu registro de ativos | Marque a linha (e escolha o Tipo de Ativo) antes de receber |
| Descrições de linha escritas para você mesmo, não para o fornecedor | A descrição vai para o PDF que o fornecedor lê — atalhos internos convidam a entregas erradas | Escreva o que o fornecedor deve entregar, como fez a Meridian: "Limpeza profunda da fachada e vidros do saguão — por visita trimestral" |
O que vem a seguir
- Criando uma Ordem de Compra — as linhas no fluxo de um pedido real.
- Recebimento de Linhas de Ordem de Compra (Ativos) — o lado do Recebido no placar.
- Análise de Orçamento da Ordem de Compra — como cada linha atende ao orçamento.
Perguntas frequentes
Os produtos carregam os valores padrão que mantêm as compras consistentes — codificação contábil, descrições, preços. Se você comprar algo que ainda não tem produto, peça ao seu administrador para cadastrar um; leva um minuto e se paga em cada pedido futuro. Veja Criando Produtos.
Sim — as dimensões são por linha. Um único pedido pode se distribuir entre departamentos, e o custo eventual de cada linha chega com sua própria marcação.
Use a unidade que o recebimento vai confirmar. A Meridian encomendou 2 visitas a $4.800 cada — assim cada visita concluída é recebida (e faturável) individualmente. Quantidade 1 a $9.600 forçaria um recebimento tudo-ou-nada.
A conciliação impede isso: cada linha pode ser faturada, no máximo, pelo que foi recebido e ainda não faturado, e contabilizar além disso falha com "A quantidade da fatura excede a quantidade restante na Linha do pedido de compra." Registre a entrega primeiro, ou questione a fatura.
Não diretamente — linhas contabilizadas ficam bloqueadas. Reabra o pedido para Rascunho, corrija a conta e contabilize novamente; a linha corrigida então direciona tanto o compromisso orçamentário quanto a fatura eventual para o lugar certo.
Sim — o compromisso e o parâmetro de conciliação usam o valor líquido da linha, portanto a fatura do fornecedor é esperada pelo valor com desconto, não pelo preço de tabela.
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