Contabilização e cancelamento de uma fatura de compra
Rascunho, Contabilizada, Cancelada — três palavras que decidem se uma fatura é um trabalho em andamento, um fato registrado nos seus livros ou um registro cancelado. Este artigo percorre cada transição em uma Fatura de compra: o que o sistema verifica, o que ele grava no seu livro razão, como corrigir erros e o que nunca pode ser desfeito.
Acesso que você vai precisar. Contabilizar e cancelar uma Fatura de compra exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de AP) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema) — o mesmo acesso que as cria. Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar uma fatura, mas não contabilizá-la nem cancelá-la.
Contabilizar: do rascunho para os livros
A contabilização é deliberadamente rigorosa, porque altera suas demonstrações financeiras. Quando você contabiliza (o botão Post no formulário, ou alterando o Status de um rascunho), a REDA Financials executa suas verificações e — somente se tudo passar — grava os lançamentos contábeis.
O portão: aprovação
O Status de Aprovação da fatura precisa ser Aprovado ou Não Obrigatório. Uma fatura pendente ou rejeitada não será contabilizada, não importa quem clique no botão.
As verificações
A entidade precisa estar ativa; a data da fatura precisa estar dentro do período contábil selecionado; toda linha precisa de uma conta contábil ativa, um produto e quantidade e preço positivos; e, para tipos especiais, as regras próprias do tipo se aplicam (uma fatura Expense precisa de forma de pagamento e conta bancária; o total de uma Vendor Memo precisa ser negativo). Cada verificação que falha interrompe a contabilização com uma mensagem que nomeia o problema.
A gravação
Lançamentos contábeis equilibrados são criados — débito nas contas de despesa das linhas (e nas contas de imposto, se houver imposto aplicável), crédito em Contas a pagar. Você pode inspecioná-los imediatamente em Transações Contábeis, nas listas relacionadas da fatura. O documento é travado, e a fatura passa a rastrear pagamento, aging e status de vencimento.
Reabrir (descontabilizar): o desfazer honesto
Contabilizou o valor errado? Conta contábil errada? Reabra a fatura para Rascunho. A REDA Financials exclui os lançamentos contábeis que criou — junto com os registros de imposto e de retenção da fatura — e desfaz quaisquer aplicações de pagamento ou de nota que a haviam liquidado. A fatura volta a ser um rascunho: corrija-a e contabilize novamente. Lançamentos novos e corretos são gravados.
Duas consequências honestas a ter em mente:
- Quaisquer pagamentos que estavam aplicados à fatura tornam-se não aplicados — reaplique-os depois de recontabilizar.
- A Trilha de Auditoria guarda toda a história: quem reabriu, o que mudou, quem recontabilizou.
Cancelar: encerrar com uma trilha de auditoria
O cancelamento é para faturas que nunca deveriam ter sido registradas — uma duplicata, uma conta que pertence a outra empresa, um erro de fornecedor que você está rejeitando por completo. Exemplo da Meridian: a conta de fevereiro da CityClean foi lançada duas vezes por engano. A duplicata foi contabilizada antes que alguém percebesse — então ela foi cancelada:
O que o cancelamento faz:
- Remove todos os lançamentos contábeis da fatura (e os registros de imposto/retenção), exatamente como a reabertura.
- Desfaz quaisquer aplicações — pagamentos ou créditos de nota que tinham liquidado essa fatura voltam a ficar disponíveis.
- Registra o seu Void Reason (obrigatório) e a data do cancelamento — ambos se tornam permanentes; uma fatura cancelada nunca pode ser editada nem excluída.
Reabrir ou cancelar? Escolha pela intenção
| Reabrir para Rascunho | Cancelar | |
|---|---|---|
| Use quando | A fatura é real, mas tem um erro | A fatura não deveria existir |
| Lançamentos no livro razão | Removidos, depois recriados quando você recontabiliza | Removidos, permanentemente |
| O documento | Editável novamente | Congelado para sempre, com motivo |
| Termina como | Uma fatura contabilizada corrigida | Um registro cancelado na trilha de auditoria |
As mensagens que você pode encontrar, literalmente
Toda verificação que pode interromper uma contabilização se explica sozinha. O texto exato, com a correção ao lado:
| A mensagem | O que ela significa |
|---|---|
| "A Entidade está inativa e não pode receber novas transações. Selecione uma entidade ativa ou contate o administrador para reativá-la." | A empresa da fatura foi desativada — escolha uma entidade ativa, ou peça ao seu administrador para reativá-la. |
| "A Data da fatura deve estar dentro do intervalo de datas do Período contábil selecionado." | A data e o período estão em desacordo, geralmente depois que a data foi editada — corrija a data ou reselecione o período. |
| "A data de vencimento não pode ser anterior à data da fatura. Revise as condições de pagamento e a data de vencimento." | Uma conta não pode vencer antes de existir — corrija a data que estiver errada. |
| "A Conta contábil está inativa e não pode receber novas contabilizações. Selecione uma conta ativa ou reative esta." | Uma linha aponta para uma conta contábil desativada — escolha uma ativa. |
| "A quantidade deve ser maior que zero quando informada." | Uma quantidade de linha zero ou negativa não explica nada — informe o que realmente foi fornecido. |
| "Faturas Expense exigem uma Forma de Pagamento para criar o Desembolso." | A regra do tipo Expense: a contabilização também cria o pagamento, então ela precisa da forma de pagamento (e da conta bancária) antes. |
| "Faturas de Compra canceladas não podem ser modificadas." | O cancelamento congelou o documento permanentemente — recrie-o com Clonar com Linhas se precisar de uma cópia corrigida. |
Mais uma coisa que vale a pena saber: onde a retenção na fonte se aplica, a entidade precisa ter uma conta de retenções na fonte a pagar padrão configurada — a contabilização para com uma mensagem que nomeia essa lacuna de configuração até que seu administrador a adicione na configuração da Entidade.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Cancelar uma conta real porque uma linha está errada | O cancelamento é permanente — você acaba recriando o documento inteiro por causa de um único campo | Reabra para Rascunho, corrija a linha, recontabilize |
| Reabrir uma fatura paga e esquecer o pagamento | A aplicação desfeita deixa o dinheiro do pagamento não aplicado — o fornecedor parece não pago enquanto o caixa diz o contrário | Depois de recontabilizar, volte ao pagamento e aplique-o novamente |
| Esperar que uma fatura contabilizada possa ser excluída | Nunca pode — documentos Contabilizados e Cancelados permanecem no sistema por design | Reabra para corrigir, ou cancele para encerrar; apenas rascunhos nunca contabilizados podem ser excluídos |
| Cancelar para fazer uma conta contestada "desaparecer" | Se o fornecedor depois emitir um crédito, não há mais nada contra o que aplicá-lo | Deixe a conta contabilizada e resolva a disputa com uma Nota de Crédito de Fornecedor |
| Um motivo de cancelamento vago ("erro") | O motivo é permanente — um motivo vago não responde às perguntas de ninguém, nunca | Diga o que aconteceu: "Duplicata da conta de fevereiro da CityClean, lançada duas vezes" |
Quem pode contabilizar, reabrir e cancelar
Accounts Payable e Accounting Admin realizam todas as transições desta página. Accounting Controller e Read Only podem abrir qualquer fatura e inspecionar seus lançamentos e a trilha de auditoria, mas não podem contabilizar, reabrir ou cancelar — o escopo de alteração do controller é no nível do lançamento contábil, não no subledger de contas a pagar.
Contabilizar ou cancelar vários de uma vez
Lotes de fim de mês não precisam de cliques um a um — selecione registros em uma exibição de lista e use Atualização em Massa de Status, ou veja Contabilização em Massa para o conjunto completo de ferramentas.
O que vem a seguir
- Entendendo as Faturas de Compra — o ciclo de vida em contexto.
- Criando um Desembolso — pagando o que você contabilizou.
- Contabilização em Massa — alterações de status em lote.
- Transações Contábeis — lendo os lançamentos que a contabilização cria.
Perguntas frequentes
A data da fatura precisa estar dentro do período contábil da fatura. Geralmente isso significa que a data foi editada depois que o período foi definido — reselecione o período correto ou corrija a data. Se o próprio período estiver fechado para AP, a mensagem dirá isso; o fechamento de período é controlado pela sua equipe contábil.
Um cancelamento foi projetado para ser permanente — o próprio documento não pode ser editado novamente. Recrie a fatura (a forma mais rápida é usar Clonar com Linhas no registro cancelado, o que copia tudo para um novo rascunho) e contabilize a nova cópia.
Porque "por que isso foi cancelado?" é a primeira pergunta que qualquer auditor — ou colega, ou você mesmo no futuro — vai fazer. O motivo fica armazenado permanentemente no registro e não pode ser alterado depois, o que é exatamente o que o torna confiável.
A aplicação é desfeita: o próprio pagamento permanece contabilizado (o dinheiro realmente saiu do banco), mas ele se torna não aplicado e seu valor retorna ao Valor Não Aplicado do pagamento. Depois de corrigir e recontabilizar a fatura, aplique o pagamento novamente.
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