Entendendo o rateio de despesas
Uma empresa paga a conta; várias empresas usufruíram do benefício. A matriz assina a apólice de seguro que cobre todas as subsidiárias, uma entidade hospeda a assinatura de software que todos usam, uma empresa imobiliária paga a taxa de auditoria do grupo. O rateio de despesas é como a REDA Financials redistribui esse custo da entidade que o pagou para as entidades que o consumiram — com escrituração intercompanhia limpa gerada automaticamente para você.
Acesso necessário. Ratear exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema) — as mesmas pessoas que contabilizam as faturas. Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar, mas não ratear.
As peças
| Peça | Função |
|---|---|
| Lote de rateio | O próprio documento de rateio — criado a partir da fatura, contendo a data e as linhas da execução. Tem seu próprio ciclo de vida Rascunho → Contabilizado → Cancelado. |
| Linhas de rateio | Cada linha define: esta entidade recebe este percentual — opcionalmente em uma conta específica, opcionalmente incluindo sua parte do imposto. |
| Lista de Alocação de Despesas | Um modelo reutilizável da divisão (entidades + percentuais) — defina "Custos da matriz: 60/25/15" uma vez e aplique-o para sempre. Veja Configurando Regras de Rateio. |
| O lançamento contábil gerado | O que a contabilização do lote cria: a escrituração que move o custo. Um lançamento, gerado pelo sistema, vinculado de volta ao lote. |
A tela de rateio
Em qualquer fatura de compra contabilizada, clique em Ratear Despesas:
Trabalhe no nível que se encaixar na fatura: o nível de cabeçalho divide a fatura inteira por um único conjunto de percentuais (eles devem somar exatamente 100%); o nível de linha dá a cada linha da fatura sua própria divisão (até 100% por linha — você pode deliberadamente realocar apenas parte de um custo). Percentuais ou valores fixos — a grade aceita ambos.
A tela, peça por peça
| Controle | Obrigatório? | O que faz |
|---|---|---|
| Modelo de Rateio + Aplicar | Não | Escolha uma Lista de Alocação de Despesas salva e clique em Aplicar — as linhas são preenchidas com suas entidades e percentuais, prontas para ajustar |
| Data do Rateio | Sim | A data contábil do rateio — em qual período o lançamento contábil gerado cai |
| Descrição | Não | A explicação humana da execução — "Divisão do seguro do grupo de março" vale a pena na hora da auditoria |
| Entidade Receptora (por linha) | Sim | Qual empresa assume esta parte do custo |
| Conta Contábil (por linha) | Pré-preenchida | Onde a parte cai nos livros da receptora — o padrão é a conta do custo original; substitua apenas quando a receptora classificar o custo de forma diferente |
| % de Participação / Valor (por linha) | Sim (um dos dois) | Quanto é movido — digite um percentual ou um valor fixo; o outro é calculado |
| Caixa de seleção Imposto (por linha) | Não | Se a parte desta entidade inclui sua proporção do imposto da linha |
| Salvar Rascunho / Ratear e Contabilizar | — | Rascunho estaciona o lote sem efeito contábil; Ratear e Contabilizar cria o lote e seu lançamento contábil de uma só vez |
As regras que a tela aplica
| A regra | O que significa |
|---|---|
| A fatura deve estar contabilizada | O rateio redistribui um custo que existe no livro razão — tentar antes disso resulta na mensagem exata "A Fatura de compra deve estar Contabilizada antes de o lote de alocação poder ser contabilizado." |
| As divisões em nível de cabeçalho somam exatamente 100% | A fatura inteira deve estar totalmente contemplada em um único conjunto de percentuais. |
| As divisões em nível de linha ficam dentro de 100% por linha | As partes de cada linha não podem exceder a linha — mas podem deliberadamente somar menos, deixando o restante na entidade original. |
| Nunca há rateio em excesso | Em vários lotes, uma linha de fatura nunca pode ceder mais do que sua capacidade restante — a tela mostra o valor disponível e bloqueia o excesso. |
O que a contabilização do lote faz
Suponha que a entidade dos EUA da Meridian pagou uma conta de seguro do grupo de $3.400, e 30% pertence à sua empresa irmã do Reino Unido. Contabilizar esse rateio gera um lançamento contábil que cumpre duas funções:
| Conta (Entidade) | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Mover o custo… | ||
| Despesa de Seguro (entidade do Reino Unido) | $1.020 | |
| Despesa de Seguro (entidade dos EUA — o custo sai de volta) | $1.020 | |
| …e registrar quem deve a quem | ||
| Contas a Receber Intercompanhia (entidade dos EUA) | $1.020 | |
| Contas a Pagar Intercompanhia (entidade do Reino Unido) | $1.020 | |
- A demonstração de resultado de cada entidade agora mostra sua verdadeira parte do custo.
- O par intercompanhia (usando as contas IC configuradas de cada entidade) mantém os dois balanços patrimoniais corretos — a empresa do Reino Unido deve $1.020 à empresa dos EUA, de forma visível.
- O lançamento contábil é marcado como gerado pelo sistema, do tipo Rateio de Despesas, e vinculado ao lote — rastreabilidade completa de fatura → lote → lançamento → movimentos do livro razão.
Correções
Reabra um lote contabilizado para Rascunho e seu lançamento contábil é removido automaticamente — ajuste a divisão e contabilize novamente. Cancele-o (é necessário um motivo) e o lançamento é removido permanentemente, mantendo o lote para a trilha de auditoria. A fatura original nunca é afetada por nada disso.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Ratear a partir de uma fatura em rascunho | Ainda não há custo no livro razão para mover — a tela recusa | Contabilize a fatura primeiro; rateie depois |
| Esperar que as Contas a Pagar da entidade receptora mudem | O rateio move o custo, não a dívida com o fornecedor — interpretar isso errado confunde o planejamento de caixa | Lembre-se: a entidade pagadora continua pagando o fornecedor; a irmã deve à entidade pagadora |
| Redigitar a mesma divisão todo mês manualmente | Erros de digitação mudam as proporções silenciosamente; o terceiro mês não vai coincidir com o primeiro | Salve a divisão como uma Lista de Alocação de Despesas e aplique-a — ou automatize com o rateio automático |
| Substituir rotineiramente a conta contábil nas linhas | O custo cai em contas diferentes por entidade, e os relatórios consolidados deixam de bater | Deixe a conta pré-preenchida (a mesma do custo original), a menos que a receptora realmente classifique o custo de forma diferente |
| Corrigir uma divisão errada com um segundo lote, oposto | Agora dois lotes e dois lançamentos explicam um único número | Reabra o lote — seu lançamento é removido automaticamente — corrija e contabilize novamente |
O que vem a seguir
- Configurando Regras de Rateio — construa os modelos reutilizáveis de divisão.
- Executando o rateio automático — rateie de forma programada, sem intervenção manual.
- Liquidação de contas a pagar entre empresas — quando uma entidade paga a conta de outra.
Perguntas frequentes
O rateio redistribui um custo que já existe no livro razão — uma fatura em rascunho ainda não gerou nenhum. Contabilize primeiro; rateie depois. (Tentar antes disso resulta em: "A Fatura de compra deve estar Contabilizada antes de o lote de alocação poder ser contabilizado.")
Não por meio deste mecanismo — o rateio move o custo e registra o saldo intercompanhia. Liquidar esse saldo em dinheiro (se o seu grupo fizer isso) é uma etapa separada e deliberada; muitos grupos preferem compensar os saldos intercompanhia periodicamente.
Marque Imposto em uma linha para compartilhar proporcionalmente o imposto daquela linha. Se você deve fazer isso depende das regras de recuperabilidade nas suas jurisdições — o imposto recuperável muitas vezes permanece com a entidade registrada que pode reivindicá-lo. Consulte seu assessor tributário; a caixa de seleção facilita qualquer um dos dois tratamentos.
Você pode executar vários lotes sobre uma mesma fatura — mas nunca além da sua capacidade restante; a tela mostra o valor disponível por linha e bloqueia o rateio excessivo.
O rateio responde "de quem é este custo?" — ele move a despesa entre demonstrações de resultado depois que uma entidade foi cobrada. A liquidação entre entidades responde "o caixa de quem pagou?" — o pagamento de uma entidade liquida a conta de outra entidade. Ambos geram saldos intercompanhia; resolvem problemas diferentes e muitas vezes ambos se aplicam ao mesmo grupo.
A guia Rateios da fatura lista seus lotes; cada lote está vinculado ao lançamento contábil que gerou (do tipo Rateio de Despesas, marcado como gerado pelo sistema); e as próprias linhas do lançamento mostram cada movimento do livro razão. Fatura → lote → lançamento → livro razão, totalmente rastreável em qualquer direção.
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