Lançamentos contábeis recorrentes
Todo mês, os mesmos $2.500 de seguro pago antecipadamente se amortizam em despesa. Todo mês, alguém poderia digitar esse lançamento — ou um Modelo recorrente poderia gerá-lo no cronograma, perfeitamente, para sempre. Os modelos recorrentes são o mesmo recurso que automatiza as faturas repetidas; aplicados a lançamentos, eles automatizam o pulso constante da contabilidade de fim de período.
Acesso necessário. Criar e agendar modelos recorrentes exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 conseguem visualizar os modelos, mas não criá-los nem agendá-los.
Configurando um modelo
Crie o modelo com Tipo de documento = Lançamento contábil
Na guia Modelos recorrentes. Escolha a entidade e — opcionalmente — um Tipo de lançamento para os lançamentos gerados (Ajuste para um padrão de provisão mensal, por exemplo); se deixado em branco, os lançamentos gerados são tipificados como Recorrente. O tipo de documento é bloqueado após salvar.
Adicione linhas de modelo balanceadas
As linhas trazem Conta contábil, Débito ou Crédito, Centro de custos e Conta opcionais, uma substituição de Entidade por linha (sim — lançamentos entre empresas recorrentes funcionam) e descrições. O modelo exige a mesma disciplina de um lançamento real: "O total do débito (…) deve ser igual ao total do crédito (…)", e um modelo ativo precisa de pelo menos uma linha.
Agende e deixe Ativo
Frequência (diária a anual), Data de início e um fim — por data, por número de ocorrências ou sem prazo definido. Decida a Contabilização automática: desligada, cada execução cria um Rascunho para revisão; ligada, o lançamento gerado se contabiliza sozinho imediatamente — reserve isso para valores que nunca variam.
O modelo, campo a campo
| Campo | O que ele controla |
|---|---|
| Tipo de documento | Lançamento contábil para a finalidade deste artigo (o mesmo recurso de modelo também gera faturas e pedidos). Bloqueado após salvar: "O Tipo de documento não pode ser alterado depois que um Modelo recorrente é salvo." |
| Tipo de lançamento | O Tipo gravado nos lançamentos gerados — Ajuste para padrões de provisão de fim de período, Entre empresas para recobranças entre entidades. Se deixado em branco, os lançamentos gerados são tipificados como Recorrente. |
| Entidade / Livro razão | Em qual livro os lançamentos gerados são escriturados. |
| Frequência | Diária · Semanal · Quinzenal · Mensal · Trimestral · Semestral · Anual. |
| Data de início / Data de término / Total de ocorrências | Quando o ritmo começa e como ele termina — por data, por contagem ou sem prazo definido. |
| Data da próxima execução / Data da última execução / Contagem concluída | O controle interno do próprio modelo — em que ponto o cronograma está, mantido automaticamente. |
| Contabilização automática | Desligada: cada execução entrega um Rascunho para revisão. Ligada: o lançamento gerado se contabiliza sozinho imediatamente. |
| Descrição / Referência | Transferida para cada lançamento gerado. |
As linhas do modelo espelham as linhas do lançamento: Conta contábil, Débito ou Crédito, Conta opcional (cliente/fornecedor), Centro de custos, Descrição — e uma substituição de Entidade em nível de linha, que é o que torna possíveis os lançamentos entre empresas recorrentes.
As regras que regem os modelos
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "Um modelo recorrente ativo de Lançamento contábil deve ter pelo menos uma linha." | Um modelo vazio não pode gerar nada — adicione as linhas antes de ativar. |
| "O total do débito (…) deve ser igual ao total do crédito (…). Diferença: …" | Os modelos exigem o balanceamento de antemão, então todo lançamento gerado já nasce balanceado. |
| "O Tipo de documento não pode ser alterado depois que um Modelo recorrente é salvo." | Um modelo de lançamento continua sendo um modelo de lançamento — crie um novo para um tipo de documento diferente. |
| "Nenhum período contábil aberto encontrado para a data de geração e a entidade." | Uma execução caiu em um período que ainda não existe; essa execução falha de forma limpa e fica registrada. Gere o período e a próxima execução prossegue. |
Cada execução
- Cria um lançamento com o nome do modelo ("<Modelo>-3"), datado com a data de geração, no período em que essa data se enquadra, com as linhas copiadas do modelo.
- Vincula o lançamento ao modelo — a lista de documentos gerados do modelo é o histórico completo.
- Avança a Data da próxima execução, incrementa a Contagem concluída e se desativa quando a condição de término é atingida.
- Com a Contabilização automática ligada, o lançamento passa imediatamente por todas as validações de contabilização; uma falha reverte toda a geração e fica registrada para o administrador.
A geração é executada pelo agendador de transações recorrentes que o administrador executa (cadência e registros no Console de administração): Lote de transações recorrentes.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Contabilização automática em um padrão de valor variável | O número do modelo é contabilizado no livro razão em todo período, certo ou errado | A Contabilização automática é para valores que nunca variam; caso contrário, deixe cada execução entregar um Rascunho para editar o único número |
| Esquecer de criar os períodos do próximo ano | A execução de janeiro falha ("Nenhum período contábil aberto encontrado…") e fica aguardando | Peça ao administrador para gerar os períodos do novo ano antes da virada do ano |
| Esperar que provisões geradas se revertam sozinhas | A Data de reversão é uma decisão por lançamento — o modelo não define uma | Revise cada rascunho de Ajuste gerado, atribua sua Data de reversão e depois contabilize |
| Aposentar um modelo excluindo-o | O histórico de geração e a linhagem vão junto | Pause com Status = Rascunho, ou deixe a Data de término / a contagem de ocorrências aposentá-lo — o histórico permanece |
| Um modelo para trabalho "mais ou menos mensal" | Lançamentos que precisam de julgamento a cada período são gerados sem ele | Modelos para o pulso constante; clonagem para os quase repetidos |
O que vem a seguir
- Lançamentos contábeis de reversão — combine com modelos do tipo Ajuste para provisões que se limpam sozinhas.
- Clonar um lançamento contábil — repetição sem cronograma.
- Lote de transações recorrentes — a maquinaria por trás.
Perguntas frequentes
Defina o Tipo de lançamento do modelo como Ajuste e atribua a cada lançamento gerado sua Data de reversão ao revisar o rascunho — o lote de reversão automática cuida do resto. (Um ciclo totalmente automático de provisionar e reverter exige esse único toque manual por ciclo, por design: a data de reversão é uma decisão por lançamento.)
Essa execução falha de forma limpa e fica registrada ("Nenhum período contábil aberto encontrado para a data de geração e a entidade.") — gere o período e a próxima execução prossegue. Nada fica criado pela metade.
Coloque o Status de volta em Rascunho para pausar (reative quando quiser); deixe-o atingir a Data de término ou a contagem de ocorrências para aposentá-lo. O histórico permanece no modelo de qualquer forma.
Sim — os lançamentos gerados são lançamentos contábeis comuns. Rascunhos podem ser editados livremente (esse é o fluxo de revisão); os já contabilizados seguem o caminho normal de reabrir, corrigir e recontabilizar. O vínculo com o modelo permanece de qualquer forma.
Nome do modelo mais um número de execução — "Amortização Mensal do Seguro-3" para a terceira execução — datado com a data de geração, no período em que essa data se enquadra. A lista de documentos gerados do modelo reúne todos eles, então o histórico completo está a um clique.
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