Entendendo as faturas de compra

Uma Fatura de Compra é o registro do dinheiro que sua empresa deve a um fornecedor — a conta de um fornecedor lançada na REDA Financials. É o coração do seu processo de Contas a Pagar (AP): cada conta de fornecedor, cada despesa direta e cada crédito que um fornecedor concede a você é registrado como uma Fatura de Compra. Este artigo explica o que é uma Fatura de Compra, os três tipos com os quais você vai trabalhar, como ela percorre seu ciclo de vida do rascunho até o pagamento, e como ela mantém sua contabilidade correta ao longo do caminho.

O que uma Fatura de Compra registra

Toda Fatura de Compra na REDA Financials responde cinco perguntas:

• A quem devemos? — o Fornecedor (a conta do fornecedor).
• Qual das nossas empresas deve? — a Entidade. Se sua organização opera várias empresas legais na REDA Financials, cada fatura pertence a exatamente uma delas. Na Meridian Properties Group, por exemplo, uma conta de limpeza da torre de Nova York pertence à Meridian Properties US LLC.
• Para que foi? — as linhas da fatura, cada uma apontando para um produto ou serviço e a conta de despesa em que deve ser registrada.
• Quando? — a Data da Fatura (a data que consta na conta do fornecedor) e a Data de Vencimento (quando o pagamento é esperado — sugerida automaticamente a partir das condições de pagamento do fornecedor).
• Quanto? — os totais: subtotal, imposto, qualquer retenção na fonte e o Valor Total da Fatura final.

Uma Fatura de Compra contabilizada e totalmente paga — a conta mensal de limpeza da CityClean Services para a Meridian Properties US LLC. O cabeçalho responde quem, qual empresa, quando e quanto; o painel Resumo da Fatura à direita mostra num relance que não resta nada a pagar — 100% liquidada.

Os três tipos de fatura

Ao criar uma Fatura de Compra, a primeira escolha que você faz é o Tipo de Fatura. Ele informa à REDA Financials que tipo de documento é esse e muda o comportamento do sistema:

Um exemplo prático da Meridian Properties US LLC, que administra uma torre comercial em Nova York:

• A conta mensal de limpeza da CityClean Services ($2.200) é lançada como uma Fatura — é paga por cheque algumas semanas depois.
• A conta mensal de eletricidade da MetroPower Utilities ($3.400) está em débito automático, então é lançada como uma Despesa — contabilizá-la registra o custo e o pagamento bancário juntos.
• Quando a Summit HVAC Inc cobrou $300 a mais em uma conta de manutenção, ela emitiu uma nota de crédito — lançada como uma Nota de Crédito de Fornecedor de −$300 e aplicada contra sua fatura em aberto.

Uma fatura do tipo Despesa: a conta mensal de eletricidade da Meridian. Como a concessionária cobra o pagamento automaticamente da conta bancária, contabilizar essa fatura registra o custo e gera o pagamento em uma única etapa — você pode ver isso em Desembolsos Automáticos nas listas relacionadas.

O ciclo de vida da fatura: Rascunho → Contabilizada → Cancelada

Toda Fatura de Compra tem um Status que controla o que você pode fazer com ela:

O que acontece quando você contabiliza

A contabilização é o momento em que a escrituração contábil acontece. Quando você muda uma fatura de Rascunho para Contabilizada, a REDA Financials cria automaticamente lançamentos contábeis balanceados no seu livro razão. Para a conta de limpeza da CityClean acima, a contabilização registra:

Vale a pena notar duas coisas:

• O lado da despesa vem da Conta Contábil de cada linha da fatura — assim, uma única fatura pode distribuir custos entre várias contas (por exemplo, reparos do prédio em uma linha e materiais em outra).
• O lado do passivo vai automaticamente para a conta de Contas a Pagar da sua entidade. Você nunca registra o AP manualmente. (Uma fatura pode substituir a conta de AP em casos especiais usando seu campo Conta de AP.)

Você pode inspecionar os lançamentos exatos que qualquer fatura criou abrindo suas Transações Contábeis nos Links Rápidos de Listas Relacionadas. Se impostos se aplicam às linhas, os valores de imposto também são contabilizados em suas próprias contas de imposto — veja Impostos da fatura de compra e perfis fiscais.

A barreira de aprovação

Separado do Status, cada fatura tem um Status de Aprovação — Não Necessário, Pendente, Aprovado ou Rejeitado. Uma fatura só pode ser contabilizada quando seu status de aprovação é Aprovado ou Não Necessário. Isso permite que sua organização exija aprovação de contas antes que elas cheguem aos livros, sem bloquear a entrada de dados do dia a dia.

Como uma fatura acompanha o próprio pagamento

Uma vez contabilizada, uma Fatura de Compra controla tudo o que a liquida:

• Saldo Devedor da Fatura — o que ainda está em aberto, depois que cada pagamento e crédito de nota é contabilizado.
• Guia Aplicações — mostra cada pagamento e cada Nota de Crédito de Fornecedor aplicada a esta fatura, com datas e valores.
• Faixa de Aging — a fatura se classifica automaticamente como Paga, Atual, 1-30, 31-60, 61-90 ou Acima de 90 dias em atraso, e se marca como vencida quando a data de vencimento passa. Esses campos alimentam seus relatórios de aging de contas a pagar em tempo real.
• Painel Resumo da Fatura — o cartão à direita da página do registro mostra o percentual liquidado, o valor pago, os créditos de nota aplicados e o saldo pendente num relance.

Na Meridian, a conta da reforma do lobby da Apex Construction Co ($48.000) foi paga parcialmente com uma transferência bancária de $24.000 — então seu registro mostra um Saldo Devedor da Fatura de $24.000, uma barra de progresso de 50% liquidado, e a transferência listada em Aplicações.

Como uma fatura atende ao orçamento

Uma Fatura de Compra pode estar vinculada a um Orçamento — exatamente como uma Ordem de Compra pode. O campo Orçamento na fatura aponta para um dos seus orçamentos contabilizados (apenas orçamentos contabilizados são elegíveis), e ele decide contra qual linha orçamentária o custo da fatura é medido. Há duas formas de uma fatura chegar ao seu orçamento, e ambas mantêm os números corretos:

• Uma conta correspondida a uma Ordem de Compra herda o orçamento da ordem e sua linha orçamentária. Quando a ordem foi contabilizada, seu valor foi reservado como um comprometimento; quando a conta correspondida é contabilizada, esse comprometimento se converte em gasto efetivo — o mesmo dinheiro, contado uma única vez. Ele não consome o orçamento uma segunda vez.
• Uma conta de despesa direta — uma sem nenhuma ordem por trás — carrega seu próprio Orçamento. Cada linha encontra sua linha orçamentária pela conta de despesa e pelas dimensões (seu Centro de Custos e quaisquer outras tags que seu administrador acompanha), e a contabilização registra o efetivo diretamente nessa linha.

Assim, o controle orçamentário flui da ordem para a conta: o comprometimento é somado quando a ordem é contabilizada, o efetivo é somado quando a fatura é contabilizada, e cada um cai na linha orçamentária correta. Na Meridian, a ordem de limpeza de fachada da Sterling Facility Services comprometeu seu orçamento quando foi criada; a conta correspondida de cada visita então converteu esse comprometimento em gasto real conforme era faturada. Uma conta direta de utilidade sem ordem — a eletricidade da MetroPower na Meridian — em vez disso corresponde à sua própria linha orçamentária e registra o efetivo ela mesma.

Enquanto a fatura é um Rascunho, isso permanece flexível: altere a conta de despesa ou uma dimensão de uma linha e a fatura reencontra a linha orçamentária correta; altere o Orçamento do cabeçalho e suas linhas se resolvem novamente contra o novo. Uma vez contabilizada, o Orçamento trava — o efetivo já foi somado — então, para alterá-lo, você reabre a fatura como Rascunho (ou a cancela) primeiro. A mecânica da própria verificação está em Análise de Orçamento da Ordem de Compra.

Como se orientar na página do registro

Abra qualquer Fatura de Compra e você encontrará sua história completa organizada em guias:

Os botões de ação na parte superior se adaptam ao tipo e ao status da fatura — por exemplo, Associar Ordem de Compra aparece em documentos do tipo Fatura, e Ratear Despesas fica disponível assim que a fatura é contabilizada.

Numeração automática

Nomes de fatura como MPI001008 são atribuídos automaticamente a partir das Sequências de Documentos da sua entidade — cada entidade numera suas próprias faturas de compra de forma independente, com um prefixo e um número sequencial que seu administrador configura. O próprio número de fatura do fornecedor pertence ao campo Referência, então você sempre pode localizar uma conta por qualquer um dos dois números.

Quem pode trabalhar com Faturas de Compra

O acesso é controlado pelos conjuntos de permissões que seu administrador atribui:

• Accounts Payable e Accounting Admin podem criar, contabilizar e cancelar faturas de compra.
• Accounting Controller e Read Only podem visualizá-las, mas não alterar nada — o controller revisa os razões auxiliares e trabalha no nível do lançamento.
• Usuários de Accounts Receivable trabalham do lado do cliente e não gerenciam documentos de AP.

Veja Atribuição de conjuntos de permissões para o panorama completo.

O que vem a seguir

1. Criando uma Fatura de Compra — o passo a passo detalhado.
2. Impostos da fatura de compra e perfis fiscais — como valores de linha e impostos são calculados.
3. Contabilização e cancelamento de uma fatura de compra — o ciclo de vida em profundidade.
4. Entendendo os Desembolsos — como as faturas são pagas.
5. Entendendo as notas de crédito de fornecedor — como lidar com créditos de fornecedores.
6. Correspondência de Linhas entre OC e Fatura de Compra — correspondência em três vias contra ordens de compra.

Perguntas frequentes