Entendendo as Entidades
Se você é novo na REDA Financials, este é o lugar certo para começar. Antes de emitir uma única fatura ou registrar um pagamento, a REDA precisa saber de quem é a contabilidade — e esse "quem" é uma Entidade. Quase tudo o mais no sistema depende dela. Este artigo explica o que é uma entidade, por que ela importa e como tudo se encaixa — em linguagem simples, sem exigir conhecimento contábil prévio. Ao final, você entenderá o registro mais importante que você vai configurar.
Acesso necessário. Qualquer conjunto de permissões da REDA Financials permite visualizar entidades; criar e editar requer o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem vê-las, mas não alterá-las.
O que é, de fato, uma entidade?
Uma entidade é uma empresa que mantém seu próprio conjunto completo de registros contábeis. Os contadores chamam isso de "livro contábil próprio". Se a sua organização é uma única empresa, você tem uma entidade. Se for um grupo — uma matriz com subsidiárias, ou empresas separadas em países diferentes — cada empresa jurídica é sua própria entidade, com sua própria contabilidade.
Uma empresa real não é apenas uma ideia — ela tem uma razão social, um endereço registrado, um número de registro fiscal, uma moeda principal e um ano fiscal. Uma entidade na REDA armazena exatamente essas informações, além das configurações contábeis que a REDA precisa para contabilizar as transações corretamente. Configure-a uma vez, com cuidado, e todo documento que você criar depois herdará automaticamente o comportamento correto.
Por que a entidade é o centro de tudo
Na REDA, quase todo registro remete a uma entidade: Faturas de venda, Faturas de compra, os pagamentos que você recebe e faz, Lançamentos contábeis, Contas bancárias, Orçamentos, Ativos imobilizados, até mesmo os lançamentos contábeis individuais que o sistema contabiliza nos bastidores. Esse vínculo único é o que permite à REDA responder à pergunta que toda empresa faz: "Como está indo esta empresa?" Filtre qualquer coisa por entidade e você terá o retrato financeiro completo dessa empresa — sem nada de nenhuma outra empresa misturado.
Você precisa de uma entidade ou de várias?
Você cria uma nova entidade sempre que uma parte da sua organização precisa manter sua própria contabilidade. Os gatilhos mais comuns:
| Situação | Entidades | Por quê |
|---|---|---|
| Uma empresa, um país | 1 entidade | Uma empresa jurídica, uma contabilidade. |
| Uma matriz com subsidiárias | 1 por empresa | Cada subsidiária é uma empresa jurídica separada que reporta seus próprios resultados e depois é consolidada no grupo. |
| A mesma marca operando em vários países | 1 por empresa/país | Cada país normalmente tem sua própria empresa jurídica, moeda, registro fiscal e ano fiscal. |
| Uma empresa, duas divisões (mesma entidade jurídica) | 1 entidade | Divisões que compartilham uma empresa jurídica compartilham a contabilidade — acompanhe-as com dimensões/relatórios, não com entidades separadas. |
O quadro de três níveis: Território, Entidade, Pai
Uma entidade se encaixa dentro de uma pequena estrutura. Entender esses três níveis faz o resto da REDA se encaixar:
| Nível | Responde a | O que faz na REDA |
|---|---|---|
| Território | Onde ela opera? | Um agrupamento de região ou país. Ele ancora o calendário financeiro (os períodos contábeis são organizados por território) e fornece um conjunto inicial de contas padrão que as novas entidades herdam. |
| Entidade | Quem mantém a contabilidade? | A própria empresa jurídica. Contém sua moeda, contas, registro fiscal e numeração de documentos. |
| Entidade Pai | De qual grupo faz parte? | Um vínculo opcional apontando para uma entidade pai de grupo, usado para consolidação e transações entre empresas. Deixe em branco para uma empresa independente. |
Dois conceitos que a hierarquia desbloqueia
Você não precisa dominar isso no primeiro dia, mas ajuda saber para que a estrutura serve:
- Consolidação — combinar os resultados de várias entidades em um único conjunto de contas do grupo (por exemplo, ver a receita de todo o grupo Meridian, não apenas a de um país). O vínculo de Entidade Pai é o que informa à REDA quais empresas pertencem ao grupo.
- Transações entre empresas (intercompany) — o que acontece quando duas das suas próprias entidades transacionam entre si (uma empresta ou emite fatura para a outra). A REDA pode registrar os dois lados e manter a contabilidade do grupo balanceada. As contas dedicadas de transações entre empresas na entidade (abordadas mais adiante) tornam isso automático.
Um exemplo prático — Meridian Properties Group
Ao longo deste Centro de ajuda, seguimos um grupo de exemplo, para manter as ideias concretas: o Meridian Properties Group, uma empresa do setor imobiliário que opera em quatro países — o que significa quatro empresas jurídicas, quatro moedas e quatro contabilidades:
| Entidade | Código da Entidade | Território | Moeda | Por que é sua própria entidade |
|---|---|---|---|---|
| Meridian Properties US LLC | MPG-US | Estados Unidos | USD | A empresa dos EUA, com sede em Nova York. Regime de competência, ano fiscal iniciando em janeiro. |
| Meridian Properties UK Ltd | MPG-GB | Reino Unido | GBP | Uma empresa jurídica separada no Reino Unido, com registro próprio de VAT (GB416988735) e ano fiscal iniciando em abril, como é comum no país. |
| Meridian Properties India Pvt Ltd | MPG-IN | Índia | INR | A empresa de Mumbai — registrada no GST em Maharashtra (GSTIN 27AAHCM8756Q1Z5), ano fiscal iniciando em abril, e com retenção na fonte ativada para compras. |
| Meridian Properties Brasil Ltda | MPG-BR | Brasil | BRL | A empresa brasileira, com o regime fiscal e de retenções próprio do Brasil. |
Quatro empresas, quatro países, quatro moedas. Isso é suficiente para ilustrar a configuração de empresa única, múltiplas moedas, anos fiscais diferentes, consolidação e transações entre empresas sem ficar abstrato — e o mesmo grupo aparece em exemplos práticos ao longo do restante deste Centro de ajuda, de modo que todo o quadro se conecta.
O que uma entidade contém — as nove áreas
Um registro de entidade reúne nove tipos de configuração. Você não vai definir tudo isso manualmente — boa parte é herdada — mas aqui está o mapa completo, com o motivo de cada uma existir e onde ela é abordada em profundidade:
| Área | O que controla | Por que importa | Saiba mais |
|---|---|---|---|
| Identidade e marca | Código da entidade, razão social, endereço, número de registro fiscal, logotipo | Impresso nos documentos; o código prefixa os números das faturas | Referência de Campos |
| Hierarquia | Território e entidade pai | Calendário, valores padrão herdados, consolidação | este artigo |
| Moeda | A moeda principal (funcional) da empresa | Toda transação é registrada nela | Multimoeda |
| Regime contábil | Competência ou Caixa — quando as vendas são contabilizadas como receita | Muda quando a receita impacta o seu lucro | Regime Contábil |
| Calendário financeiro | Início do ano fiscal + datas de fechamento contábil | Define os períodos de relatório e bloqueia os meses fechados | Início do Ano Fiscal |
| Contas contábeis padrão | ~18 contas padrão nas quais o sistema contabiliza | Assim você não precisa escolher contas em cada documento | Contas Contábeis Padrão |
| Livro razão e estrutura | O livro de registro e o layout das demonstrações | Onde as contabilizações são registradas e como os relatórios são formatados | Referência de Campos |
| Impostos e retenções | Registro fiscal, perfil fiscal do vendedor, chaves de retenção na fonte | Determina como o imposto é calculado nos documentos | Registro Fiscal |
| Políticas e PDFs | Aplicação de orçamento, regras de liquidação, PDFs automáticos | Regras de negócio específicas por empresa | Configurações de Política |
Uma entidade nasce pré-configurada
Aqui está a parte que mais economiza tempo. Na primeira vez que você salva uma nova entidade, a REDA consulta os valores padrão contábeis do seu território (recorrendo aos valores padrão do território pai e, depois, aos valores padrão globais, caso o território não tenha os seus próprios) e copia automaticamente para a entidade qualquer conta que você deixou em branco. Ela só preenche os campos em branco — qualquer coisa que você mesmo definiu permanece intocada. Assim, uma nova empresa do Reino Unido já nasce com a conta de recebíveis do Reino Unido, a conta bancária do Reino Unido, a conta de receita do Reino Unido, e assim por diante, sem que você digite um único código de conta contábil.
É por isso que a ordem de configuração é Territórios e valores padrão → Livro razão → Impostos → Produto → Entidades: no momento em que você cria uma entidade, tudo o que ela precisa herdar já existe.
As travas de segurança — e os motivos contábeis por trás delas
Como uma entidade é uma contabilidade ativa, a REDA protege algumas coisas assim que a entidade entra em uso. Elas não são arbitrárias — cada uma evita um problema contábil real:
| A regra | Por que ela existe |
|---|---|
| A moeda trava após a primeira contabilização | Todo lançamento já registrado está denominado na moeda original. Alterá-la depois distorceria silenciosamente todos os valores históricos. A REDA bloqueia isso: "A moeda não pode ser alterada depois que transações contábeis foram contabilizadas para esta entidade." (A moeda não pode ser alterada depois que transações contábeis foram contabilizadas para esta entidade). |
| O regime contábil trava após a contabilização | Alternar entre Competência e Caixa no meio do caminho reconheceria a receita de alguns meses de uma forma e de outros meses de outra forma. A mensagem: "A Base contábil não pode ser alterada porque esta entidade tem transações contábeis contabilizadas. Alterar a base após a contabilização criaria demonstrações financeiras inconsistentes." (O regime contábil não pode ser alterado porque esta entidade tem transações contábeis contabilizadas; alterar o regime após a contabilização criaria demonstrações financeiras inconsistentes). |
| O Mês de Início do Ano Fiscal trava assim que os períodos existem | O calendário financeiro é construído a partir dele. Assim que existem períodos contábeis para o território da entidade, alterar o mês de início os deixaria órfãos — a REDA bloqueia a alteração e informa que você deve excluir os períodos primeiro (ou criar uma nova entidade). |
| O Código da Entidade não pode ser alterado depois que transações são contabilizadas | O código prefixa os números dos documentos e identifica a empresa em todo o sistema — o histórico precisa continuar consistente. |
| O Território não pode ser alterado em uma entidade ativa | O território ancora o calendário e os valores padrão. Desative primeiro se você realmente precisar mudá-lo — e observe que a mudança não migra os períodos ou transações existentes. |
| A contabilidade fecha em sequência (razões auxiliares antes do livro razão) | Você finaliza contas a receber e a pagar antes de bloquear o livro razão, para que o total do livro razão não possa ser "fechado" sobre detalhes que ainda estão em movimento. |
| Desative, não exclua | Torne uma entidade inativa quando uma empresa é dissolvida ou vendida. Seu histórico permanece intacto para auditoria; ela só não pode receber novas transações. |
Situações comuns
| Você tem… | Configure… |
|---|---|
| Uma empresa em um país | Uma entidade. Deixe o campo Entidade Pai em branco. Você talvez nem precise de multimoeda. |
| Três empresas em dois países | Três entidades + uma pai para o grupo. Ative o multimoeda se as moedas forem diferentes. |
| Adquiriu uma empresa no meio do ano | Uma nova entidade, com os saldos de abertura trazidos na data da aquisição (veja Migração de dados). |
| Empresas que compram e vendem entre si | Entidades separadas com contas de transações entre empresas definidas, para que os dois lados sejam registrados e o grupo permaneça balanceado. |
O que vem a seguir
- Criando uma Entidade — construa sua primeira empresa passo a passo.
- Referência de Campos da Entidade — todos os campos do registro.
- Contas contábeis padrão da entidade — as contas nas quais cada entidade contabiliza.
- Regime Contábil (Competência vs. Caixa) — uma escolha contábil central da entidade.
- Mês de Início do Ano Fiscal — o calendário financeiro da entidade.
Perguntas frequentes
Não. Uma Conta do Salesforce é um cliente ou fornecedor — alguém com quem você faz negócios. Uma Entidade é uma das suas próprias empresas, cuja contabilidade você mantém. Você cadastra clientes e fornecedores separadamente em Clientes e fornecedores.
Sim — essa é a configuração normal. Você projeta um plano de contas e as entidades obtêm suas contas padrão a partir dele (geralmente por meio do território compartilhado). Cada entidade mantém seus próprios saldos separados; elas apenas usam a mesma estrutura de contas.
Não. Uma única empresa independente deixa o campo Entidade Pai em branco e nunca precisa pensar em consolidação. Você só define uma entidade pai quando tem um grupo e quer relatórios combinados do grupo.
A maioria dos campos pode ser corrigida a qualquer momento — valores padrão, nome, políticas, configurações fiscais. Os que ficam bloqueados são a moeda e o regime contábil (assim que algo é contabilizado), o mês de início do ano fiscal (assim que os períodos do território já existem) e o código da entidade (assim que transações são contabilizadas) — por isso, acerte-os primeiro. Se você precisar alterar uma configuração bloqueada, será necessário desativar a entidade e começar uma nova.
Seu caminho por esta seção
- Criando uma Entidade — construa a Meridian Properties UK Ltd, passo a passo.
- Referência de Campos da Entidade — todos os campos, agrupados e explicados.
- Contas contábeis padrão da entidade — as contas nas quais o sistema contabiliza, e o que afeta cada uma.
- Regime Contábil & Início do Ano Fiscal — reconhecimento de receita e seu calendário.
- Sequências de Documentos — como os números de faturas e lançamentos contábeis são construídos.
- Depois Multimoeda (para grupos com mais de uma moeda) e Configurações do aplicativo.
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