Fichas de Ativos (Modelos)
Entre o tipo de ativo (a classe) e os ativos imobilizados (as unidades) fica um organizador discreto: a Ficha de Ativo — a página de registro de um produto, em uma entidade, de um tipo. Os quatro monitores do saguão da Meridian são quatro Ativos Imobilizados; a Ficha de Ativo "Office Equipment" deles é o único lugar onde o custo combinado, a depreciação acumulada e o valor contábil líquido se consolidam.
Acesso necessário. O conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2 pode editar os campos descritivos de uma ficha; os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizá-las. Os totais consolidados são mantidos pelo sistema para todas as funções.
Você não cria essas fichas — o sistema cria
Quando ativos são criados (a partir de um recebimento de OC ou de uma capitalização de Fatura de Compra), a REDA Financials localiza a Ficha de Ativo que corresponde a entidade + produto + tipo de ativo — ou a cria na hora, nomeada conforme o produto. Compre mais do mesmo item no ano seguinte e as novas unidades entram automaticamente na mesma página de registro. O resultado é um registro que se organiza sozinho:
- Entidade → de quem é o balanço patrimonial.
- Produto → o que é a coisa (Dell Latitude 7440, Office Equipment…).
- Tipo de Ativo → como ele deprecia.
O registro, campo a campo
| Campo | O que contém |
|---|---|
| Nome da Ficha de Ativo | O nome do produto, gravado automaticamente na criação. |
| Entidade | De quem é o balanço patrimonial — uma ficha nunca abrange mais de uma empresa. Sua moeda é forçada para a moeda funcional da entidade, para que os totais consolidados sempre sejam lidos na própria moeda da contabilidade. |
| Produto / Tipo de Ativo | Os outros dois terços da identidade: o que é a coisa e como sua classe deprecia. |
| Descrição | Texto livre para referência do registro. |
| Status | Ativo / Inactive. Conforme seu texto de ajuda, isso é gerenciado pelo sistema — Active enquanto pelo menos um ativo filho não baixado existir. Trate os totais consolidados, não o indicador, como a verdade operacional. |
Lendo uma ficha
| Total consolidado | Significado | Ficha "Office Equipment" da Meridian |
|---|---|---|
| Quantidade Total | Unidades no registro (ativos individuais contam 1 cada; lotes em massa contam sua quantidade) | 4 |
| Custo Total de Aquisição | Quanto este produto custou, em todas as aquisições | 4 × $5.000 = $20.000,00 |
| Depreciação Acumulada Total | Quanto já foi despesado até agora | $83,33 — apenas Office Equipment - 1 está ativo e com um mês de uso |
| Valor Contábil Líquido | O valor atual da linha do registro — o número que se concilia com seu balanço patrimonial por produto | $19.916,67 |
A lista relacionada de Ativos Imobilizados da ficha é o detalhamento: cada unidade com seu próprio status, VCL e histórico. Auditores adoram esta página — "mostre-me tudo o que você possui de X" é um clique.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Criar Fichas de Ativo manualmente "para se preparar" | Os caminhos de criação localizam-ou-criam por entidade + produto + tipo — uma ficha criada manualmente com uma chave incompatível simplesmente fica vazia ao lado da ficha real | Deixe que recebimentos e capitalizações criem as fichas; elas se registram sozinhas |
| Esperar que a ficha grave configurações nos ativos | Isso nunca acontece — os padrões de depreciação vêm do Tipo de Ativo na ativação | Configure o comportamento no tipo; leia os resultados na ficha |
| Editar a Entidade / Produto / Tipo de Ativo de uma ficha | Esses três campos são sua identidade — alterá-los quebra a organização do registro sem mover nenhum ativo filho | Corrija o produto ou o tipo subjacente e deixe que novas aquisições se registrem onde pertencem |
| Conciliar o balanço patrimonial com o indicador de Status | O indicador é apenas organizacional; o dinheiro está nos totais consolidados | Concilie o Custo Total de Aquisição, a Depreciação Acumulada Total e o VCL com o livro razão — por entidade, por ficha |
O que vem a seguir
- Entendendo os Ativos Imobilizados — o modelo de três camadas.
- Criando Ativos a partir de Ordens de Compra — onde as fichas surgem.
- Tipos de Ativo e Categorias — a camada de configurações.
Perguntas frequentes
Não — a entidade faz parte da identidade da ficha, porque cada entidade mantém seu próprio balanço patrimonial em sua própria moeda. O mesmo produto comprado por duas entidades gera duas fichas.
Uma ficha é a soma dos seus ativos filhos: ela é relevante enquanto pelo menos um ativo filho não estiver baixado. Trate os totais consolidados como a verdade em tempo real; o status é apenas um indicador de organização do registro.
As fichas são nomeadas automaticamente conforme o produto, e sua identidade (entidade + produto + tipo) não deve ser editada manualmente — corrija o produto ou o tipo subjacente e deixe o registro refletir isso.
É uma correspondência exata de três critérios: mesma entidade, mesmo produto, mesmo tipo de ativo → as unidades entram na ficha existente. Mude qualquer um dos três — por exemplo, um registro de produto diferente para o mesmo tipo de item — e uma nova ficha aparece. Registros de produto consistentes mantêm o registro consolidado.
Os valores da ficha (e do ativo) estão sempre na moeda funcional da entidade — a moeda em que sua contabilidade é mantida. Uma Ordem de Compra em moeda estrangeira é convertida pela taxa de câmbio da ordem no momento da entrada, para que o registro e o balanço patrimonial sempre falem a mesma moeda.
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