Gestão de livros razão
Um livro razão é o livro ao qual uma transação pertence. Toda transação contábil que a REDA contabiliza é marcada com exatamente um livro razão — o que significa que um livro razão não é uma configuração ou uma pasta, é uma partição completa e autobalanceada de todo o seu razão geral. Você pode gerar um conjunto completo de demonstrações financeiras a partir de cada um.
Para a maioria das organizações há um único livro razão e você quase nunca pensa nisso. Mas no momento em que você precisa manter seus livros em mais de uma base ao mesmo tempo — IFRS e GAAP local, livro e fiscal — os livros razão são o que torna isso possível sem duplicar uma única conta.
Acesso necessário. Criar e gerenciar livros razão requer o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar livros razão, mas não alterá-los.
Por que manter mais de um livro razão
Múltiplos livros razão existem para a contabilidade paralela — a mesma atividade empresarial registrada sob regras diferentes, lado a lado:
| Caso de uso | Por que um livro razão separado |
|---|---|
| Múltiplas normas | IFRS vs. GAAP local vs. US GAAP — depreciação, arrendamentos e reconhecimento de receita podem diferir. Um livro razão por base permite gerar contas estatutárias sob cada uma. |
| Fiscal vs. livro | Valores em base fiscal (por exemplo, depreciação fiscal acelerada) mantidos separadamente dos seus números contábeis. |
| Visão gerencial | Rateios ou ajustes internos que você não quer nos livros estatutários. |
| Orçamento | Valores planejados mantidos em um livro razão Orçamento e comparados com os valores reais. |
Como o livro razão é aplicado a uma transação
Você raramente escolhe um livro razão manualmente — a REDA o resolve para você, em uma ordem de precedência clara:
Um livro razão explícito no documento, se você definir um
Todo documento de origem (lançamento contábil, fatura, recebimento, pagamento, ordem de compra, lançamento de ativo) tem um campo Livro Razão que você pode definir — útil para direcionar um lançamento específico a um livro específico.
Caso contrário, o livro razão padrão da entidade
Cada entidade tem um Livro Razão Padrão — seu livro principal. Se deixado em branco no documento, o padrão da entidade é usado.
Caso contrário, o padrão em nível de organização
Se a entidade não tiver um padrão definido, a REDA recorre ao livro razão marcado como o padrão em nível de organização.
Qualquer que seja o resolvido, esse livro razão é então marcado em cada Transação Contábil que o documento produz — de modo que o livro em que um valor reside seja sempre explícito e auditável no próprio registro.
Relatórios são por livro razão
Como toda transação pertence a um livro razão, suas demonstrações financeiras são geradas para um livro razão escolhido. Quando você executa um Balancete, uma Demonstração de Resultados, um Balanço Patrimonial ou um Fluxo de Caixa, você escolhe o livro razão (o padrão é o principal da entidade), e a demonstração reflete apenas esse livro. Execute o mesmo relatório em um segundo livro razão e você obtém a visão dessa base — mesmo plano de contas, mesmas entidades, livros diferentes.
O registro do livro razão
| Campo | O que controla |
|---|---|
| Código do livro razão | Um código curto e exclusivo (máximo de 10 caracteres) — por exemplo, TXN,
BDG, APAC-AU-TXN. É usado em relatórios e
funciona como a chave de partição do livro razão. |
| Tipo | Transação (lançamentos reais) ou Orçamento (valores planejados). |
| Livro Razão Padrão | Marca o padrão de contingência em nível de organização. Deve ser um livro razão do tipo Transação ativo, e você deve manter exatamente um marcado para que o padrão de contingência seja inequívoco. (Cada entidade também tem seu próprio padrão, que tem precedência.) |
| Território | O território que o livro razão atende — usado para acesso em nível de registro. Definido uma vez e não alterado; deixe em branco para um livro razão global. |
| Ativo | Se o livro razão pode receber novas contabilizações. Desative para aposentar um livro razão — as transações históricas continuam visíveis, mas nada de novo é contabilizado nele. |
| Descrição | Para que o livro razão serve — útil quando você opera com mais de um. |
Criando e gerenciando livros razão
Na guia Livros Razão, clique em Novo para criar um, defina seu código, tipo, território e se é o padrão, depois Salvar. Para apontar uma entidade para um livro razão, defina o Livro Razão Padrão da entidade no registro da entidade.
As regras que mantêm os livros razão íntegros
Estas são as mensagens exatas que a REDA exibe quando uma configuração de livro razão ou uma contabilização violaria o modelo, com a correção ao lado:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| “O Código do livro razão não pode conter espaços. Use hifens ou sublinhados como separadores (por exemplo, TXN, APAC-AU-TXN).” | Códigos são identificadores, não nomes — reformate o código. |
| “O livro razão padrão deve estar ativo. Ative este livro razão antes de marcá-lo como padrão, ou remova a marcação de padrão antes de desativá-lo.” | Um padrão de contingência inativo deixaria contabilizações sem destino — corrija a marcação ou a caixa Ativo, nessa ordem. |
| “Apenas um livro razão do tipo Transação pode ser definido como padrão. Livros razão do tipo Orçamento não podem ser o padrão — eles nunca recebem lançamentos contabilizados.” | Livros Orçamento contêm planos, nunca valores reais — escolha um livro razão Transação como padrão. |
| “O Território não pode ser alterado depois de atribuído a um livro razão. Crie um novo livro razão se um escopo de território diferente for necessário.” | O escopo de um livro é fixo para sempre — aposente este livro razão e crie um com o território correto. |
| “Nenhum livro razão ativo encontrado. Configure um livro razão padrão para a entidade … ou para a organização.” | Uma contabilização não conseguiu resolver nenhum livro razão — defina o Livro Razão Padrão da entidade, ou marque um padrão em nível de organização. |
| “O livro razão especificado não está ativo. Selecione um livro razão ativo.” | O documento indica explicitamente um livro razão aposentado — limpe o campo ou escolha um livro ativo. |
Práticas recomendadas
- Um livro razão Transação principal por entidade, a menos que você realmente mantenha livros paralelos. A maioria das organizações precisa de exatamente um. Adicione um segundo livro razão Transação apenas quando você realmente elabora relatórios em mais de uma base (IFRS + GAAP local, ou livro + fiscal).
- Torne os códigos significativos. Como o código é sua
chave de partição e aparece nos relatórios, use códigos claros
(
TXN,IFRS,TAX) e descreva a finalidade de cada livro razão. - Defina um padrão em nível de organização e um padrão por entidade. Isso torna o caminho de resolução previsível para toda contabilização.
- Aposente, não exclua. Desative um livro razão em que você não contabiliza mais — seu histórico permanece íntegro e disponível para relatórios.
O que vem a seguir
- Períodos Contábeis — os períodos em que um livro razão contabiliza.
- Fechamento contábil — como os livros razão se comportam quando um período fecha.
- Como Funciona a Contabilização — como um livro razão é marcado em cada lançamento.
- Transações Contábeis — os lançamentos que um livro razão contém.
Perguntas frequentes
Quase certamente não, para começar. A maioria dos clientes opera com um único livro razão principal do tipo Transação por entidade. Adicione um segundo apenas quando você realmente mantém livros paralelos — por exemplo, elaborando relatórios tanto sob IFRS quanto sob um GAAP local, ou mantendo uma base fiscal separada.
Defina o campo Livro Razão no documento (por exemplo, um lançamento contábil) para o livro razão desejado. Deixe-o em branco e ele assumirá por padrão o livro razão principal da entidade. O livro razão escolhido é então marcado nas transações contábeis resultantes.
Um livro razão Transação contém suas contabilizações reais — os livros de fato. Um livro razão Orçamento contém valores planejados para comparação com os valores reais. Transações reais só são contabilizadas em livros razão do tipo Transação.
Os relatórios são executados por livro razão — você escolhe qual livro visualizar, e a demonstração reflete apenas esse livro razão. Para comparar bases, execute o mesmo relatório em cada livro razão. (Uma visão combinada de livros razão em nível de sessão é um aprimoramento planejado.)
O território de um livro razão determina o acesso em nível de registro e é fixo depois de definido, e apenas um livro razão ativo do tipo Transação pode ser o padrão — ambas as regras mantêm o comportamento de contabilização e acesso inequívoco. Se você precisar de um território diferente, crie um novo livro razão.
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