Criando orçamentos e linhas orçamentárias
A Meridian orçamenta o ano em cinco números: reparos $120.000, utilidades $45.000, outros custos operacionais $60.000, honorários profissionais $30.000, depreciação $85.000. Veja como esses números se tornam um orçamento vivo e aplicável.
Acesso necessário. Criar e editar orçamentos e suas linhas, e contabilizá-los, requer o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar orçamentos, mas não alterá-los.
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Crie um novo Orçamento
Dê um nome que permita a um colega saber instantaneamente o que ele governa — FY2026 Operating Budget. Escolha a Entidade e o Tipo de Orçamento (Operating / Capital / Project).
Datas e Ano Fiscal
A Data de Início e Data de Término delimitam o orçamento (1º de janeiro a 31 de dezembro de 2026 para a Meridian; a Data de Término deve ser posterior à Data de Início). São essas datas que importam para a aplicação do orçamento — um documento de compra encontra seu orçamento vigente quando sua data cai dentro desse intervalo (mesma entidade, orçamento contabilizado). Defina o Ano Fiscal como o ano-calendário simples — 2026 — como um rótulo organizado para relatórios e busca; ele não determina a correspondência, então um valor em branco ou estilizado ("FY26") não esconde o orçamento das verificações de gasto.
O cabeçalho completo, para referência:
| Campo | Notas |
|---|---|
| Nome do Orçamento | Texto livre, digitado por você — torne-o autoexplicativo (FY2026 Operating Budget) |
| Entidade (obrigatório) | Deve estar ativa: "A Entidade selecionada está inativa. Orçamentos só podem ser criados para Entidades ativas." |
| Tipo de Orçamento (obrigatório) | Operating / Capital / Project — uma entidade pode manter vários orçamentos de tipos diferentes para o mesmo período |
| Data de Início / Data de Término (obrigatório) | "End Date must be after Start Date." O período em que a data de uma compra deve cair para que este orçamento a governe — esta é a chave de correspondência usada pelas verificações de gasto |
| Ano Fiscal | O ano-calendário simples, por exemplo 2026 — um rótulo de relatório/busca; não determina qual orçamento uma transação corresponde |
| Descrição | O contexto do plano — o que ele pressupõe, quem o aprovou |
| Status / Status de Aprovação | Draft/Posted/Void e o estado de aprovação — ambos gerenciados por ações, não digitados |
| Moeda | Sempre a moeda funcional da entidade: "Budget currency must match the entity's functional currency (…). Budgets are always in the entity's home currency." |
Adicione as linhas
- Cada linha é uma conta contábil, opcionalmente dividida por dimensão. Escolha a Conta Contábil e, depois — se quiser orçar essa conta separadamente por local, departamento ou algo semelhante — preencha o Centro de custos (e quaisquer outras dimensões que seu administrador tenha habilitado para orçamento). Deixe-os em branco para orçar a conta como um único montante. Assim, Reparos pode ser uma linha única, ou duas linhas — Reparos para o escritório Norte e Reparos para o escritório Sul — cada uma com seu próprio teto.
- Cada combinação de conta e dimensão apenas uma vez por orçamento. Você pode listar a mesma conta duas vezes se as linhas diferirem pelo Centro de custos ou outra dimensão; você não pode listar a combinação idêntica duas vezes. Uma duplicata é recusada: "Já existe uma linha de orçamento para esta combinação de Conta contábil e dimensão (ex.: Centro de custo) neste orçamento. Cada combinação de Conta contábil e dimensão só pode ser orçada uma vez."
- O Valor Orçado é a alocação anual, nunca negativa (reduções posteriores são lançamentos de ajuste, não orçamentos negativos).
- A conta precisa ser compatível com a entidade — uma conta global ou uma restrita a esta entidade/território; contas de despesa são as candidatas naturais aqui.
- Muitas linhas? Importe-as. A importação de CSV do formulário de orçamento aceita uma planilha — Download Template, preencha nomes de contas e valores, Choose CSV File. As contas são correspondidas pelo nome; o sucesso confirma "… budget lines loaded from CSV." Atenção ao aviso — "This will replace all existing lines." — uma importação substitui tudo na grade.
| Campo da linha | Notas |
|---|---|
| Conta Contábil (obrigatório) | A conta de gasto que esta linha governa — global ou restrita à entidade/território deste orçamento |
| Centro de custos (opcional) | Divide a conta para que você possa orçá-la separadamente por local, departamento ou algo semelhante. Deixe em branco para orçar a conta como um único montante. Seu administrador pode expor outras dimensões aqui para orçamento |
| Valor Orçado (obrigatório) | A alocação anual — positiva, nunca negativa |
| Notas | Seus comentários — pressupostos, justificativa de transporte de saldo, itens pontuais |
A correspondência é exata, inclusive para campos em branco: uma fatura sem centro de custo é atendida pela linha sem centro de custo; uma fatura marcada para o escritório Norte é atendida pela linha do escritório Norte. Uma compra contra uma combinação que você não orçou simplesmente não encontra linha e prossegue sem orçamento.
As cinco linhas da Meridian, como aparecerão no orçamento contabilizado:
| Conta Contábil | Valor Orçado |
|---|---|
| Repairs & Maintenance — Buildings | $120,000.00 |
| Utilities — Buildings | $45,000.00 |
| Other Operating Expenses | $60,000.00 |
| Professional Legal and Consulting Fees | $30,000.00 |
| Depreciation and Amortisation | $85,000.00 |
| Total Orçado | $340,000.00 |
Cada linha começa com Effective = Budgeted, e Committed, Actual e Utilization em zero — as colunas do sistema se preenchem sozinhas à medida que as compras do ano chegam.
Contabilize-o — o orçamento entra em vigor
Use Save Draft enquanto os números ainda estão em movimento; Post quando o orçamento estiver acertado. Contabilizar exige pelo menos uma linha com uma conta contábil e um valor positivo e — quando sua organização encaminha orçamentos por aprovação — um status aprovado primeiro ("O orçamento deve ser aprovado antes de poder ser contabilizado. Envie o orçamento para aprovação primeiro."). Uma vez contabilizado:
- Ordens de compra na sua entidade e ano podem se comprometer contra ele, e a aplicação (se ativada) passa a valer.
- Os números ficam travados. "Não é possível modificar um orçamento contabilizado. Use Lançamentos de orçamento para alterações." — toda alteração a partir daqui é um Lançamento Orçamentário auditável.
- Reabrir para Draft só é possível enquanto nada ainda aconteceu — um orçamento com comprometimentos ou valores realizados permanece contabilizado, apenas lançamentos de ajuste.
Se o formulário te impedir
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "Cada Linha de orçamento precisa de uma Conta contábil e um Valor orçado positivo." | Uma linha está incompleta — toda linha precisa da conta e da alocação. |
| "O valor orçado não pode ser negativo. Use um Lançamento de orçamento do tipo Redução para diminuir um orçamento aprovado." | Orçamentos nunca ficam abaixo de zero; reduções em um orçamento vigente são lançamentos de ajuste. |
| "Já existe uma linha de orçamento para esta combinação de Conta contábil e dimensão (ex.: Centro de custo) neste orçamento. Cada combinação de Conta contábil e dimensão só pode ser orçada uma vez." | Você listou o mesmo par de conta e Centro de custos duas vezes — combine-as, ou atribua a uma delas um Centro de custos diferente para dividir a conta legitimamente. |
| "A Conta contábil selecionada pertence a outra entidade. Escolha uma Conta contábil global (sem entidade) ou uma que corresponda à entidade deste orçamento." | A conta pertence ao plano de contas de outra empresa. |
| "Esta Conta contábil está restrita a outro território. Selecione uma Conta contábil global ou restrita ao território desta entidade." | A variante regional da mesma regra. |
| "O orçamento deve ser aprovado antes de poder ser contabilizado. Envie o orçamento para aprovação primeiro." | Sua organização encaminha orçamentos por aprovação — obtenha a aprovação e depois contabilize. |
| "O upload do CSV falhou. Verifique o formato do arquivo e tente novamente." | Comece a partir de Download Template para que colunas e nomes de contas fiquem alinhados. |
| "Não é possível modificar um orçamento contabilizado. Use Lançamentos de orçamento para alterações." | O orçamento já entrou em vigor — as alterações agora são Lançamentos Orçamentários. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Datas de Início/Término que não cobrem todo o período de gasto | O orçamento é contabilizado e parece saudável — mas compras com data fora do intervalo nunca o encontram, então nada é verificado contra elas | Defina a Data de Início e a Data de Término para abranger o período completo; essas datas (não o rótulo Ano Fiscal) são a chave de correspondência |
| Duas linhas idênticas — mesma conta e mesmo Centro de custos (ou nenhuma dimensão em ambas) | Recusada como duplicata: cada combinação de conta e dimensão pode ser orçada apenas uma vez, então "disponível" permanece inequívoco | Orce a combinação uma vez. Para dividir uma conta, atribua às linhas Centros de custos diferentes (Norte x Sul) — isso é permitido e incentivado |
| Lançar as reduções do próximo ano como valores negativos | Recusado — o Valor Orçado nunca é negativo | Orce a alocação real; reduções posteriores são lançamentos de Reduction |
| Contabilizar antes de os números estarem acertados | Toda reconsideração agora exige um lançamento de ajuste formal com um motivo | Permaneça em Draft enquanto o plano ainda está fluido — rascunhos são retrabalhados de graça |
| Importação de CSV sobre linhas digitadas manualmente | A importação substitui todas as linhas existentes, como o aviso diz | Termine a planilha primeiro, importe uma única vez |
O que vem a seguir
- Lançamentos Orçamentários (Ajustes) — suplementos, reduções, transferências.
- Aplicação de Orçamento em Ordens de Compra — ativando o controle.
- Entendendo os Orçamentos — os conceitos por trás do formulário.
Perguntas frequentes
As contas de gasto que você realmente controla — categorias de despesa operacional, contas de custo de projeto. Não é preciso orçar cada conta do plano de contas; uma compra contra uma conta sem orçamento simplesmente registra "no budget line found" e prossegue.
Tipos diferentes, sim — Operating e Capital lado a lado é normal. Evite dois orçamentos contabilizados com contas sobrepostas para a mesma entidade e ano: uma compra só pode respeitar um teto por conta, e a ambiguidade não ajuda ninguém.
Os orçamentos estão sempre na moeda funcional da entidade ("Budget currency must match the entity's functional currency"). Se a moeda parecer errada, a entidade selecionada está errada — recrie o orçamento na entidade correta.
Se nada foi comprometido contra ele ainda, reabra: Editar mostra "Continuing will reopen this budget as Draft…" — corrija e contabilize novamente. No momento em que uma Ordem de Compra é comprometida, essa porta se fecha ("Este orçamento tem Pedidos de compra ou Faturas de compra relacionados. Use Lançamentos de orçamento para alterações.") e os Lançamentos Orçamentários assumem.
Cancele-o — a ação pede um motivo e uma data de cancelamento, e avisa o que isso significa: "Anular este orçamento impedirá que ele seja referenciado em novos Pedidos de compra e Faturas de compra. Você pode reabri-lo depois, se necessário." O registro e seu histórico permanecem no sistema; apenas novas referências deixam de funcionar.
Accounting Controller e Accounting Admin — orçamentos são uma função de responsabilidade do controller. Os perfis de Accounts Payable, Accounts Receivable e Read Only veem todos os números (inclusive avisos de orçamento em suas próprias ordens de compra), mas não podem alterar o plano.
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