Livro Razão da Conta do Cliente
O livro razão do cliente responde à pergunta do relacionamento — qual é a nossa posição com este cliente? — como um extrato datado com saldo corrente: cada fatura, crédito e pagamento, uma linha para cada um, da posição de abertura até o líquido de hoje. Ele fica no registro de conta do cliente e é peça central do fluxo de contas a receber, então o passo a passo completo está na seção de contas a receber: Livro Razão da Conta do Cliente (Contas a Receber).
Acesso necessário. Qualquer permission set do REDA Financials pode abrir o livro razão de um cliente e lê-lo; o que você vê é limitado aos registros que a sua função pode ler.
O que você tem, em resumo
- Indicadores do Resumo do Livro Razão na página da conta — Total Pendente, Pagamentos Não Aplicados, Notas de Crédito Não Aplicadas, Líquido Pendente — a posição em um relance.
- A tela do Livro Razão da Conta — seletor de entidade, período de datas, colunas de dimensão, cobranças/pagamentos com saldo corrente, cada linha vinculada ao seu documento.
- Exportar PDF — o clássico Extrato de Conta para enviar ao cliente.
Os quatro números da posição
Os indicadores respondem à pergunta do relacionamento em uma ordem fixa, e lê-los como um conjunto é a técnica:
| Indicador | Significado |
|---|---|
| Total Pendente | Saldos em aberto nas faturas contabilizadas do cliente — o que os documentos dizem que ele deve. |
| Pagamentos Não Aplicados | Dinheiro já recebido mas ainda não conciliado com faturas. |
| Notas de Crédito Não Aplicadas | Crédito que o cliente possui e que ainda não foi aplicado ou reembolsado. |
| Líquido Pendente | A posição honesta depois de considerar o dinheiro e o crédito não aplicados — o número a discutir com o cliente. |
O locatário da Meridian Brightline Retail Group é o caso didático: Total Pendente de 19.500 em faturas, mas Pagamentos Não Aplicados de 2.000 — uma transferência por conta corrente que ninguém conciliou ainda — então a posição real é Líquido Pendente de 17.500. Cobre os 19.500 e a primeira coisa que o locatário diz é "nós enviamos dois mil dólares em junho para vocês." Os indicadores existem para que essa ligação nunca aconteça. (Contas que também são fornecedores recebem um detalhamento de Total de Passivos também — o que você deve a eles, ao lado do que eles devem a você.)
A tela do livro razão, passo a passo
A partir do Resumo do Livro Razão, Ver Livro Razão abre a tela completa. No topo: o seletor de entidade (um cliente pode negociar com várias das suas empresas; escolha uma para uma história consistente em moeda, ou Todas as Entidades para o relacionamento completo em moeda corporativa), os filtros de data De / Até, uma seção de Dimensões onde os seus livros são dimensionados, e as ações Atualizar / Exportar PDF. Os mesmos indicadores de posição se repetem acima do detalhe.
Depois vem o extrato em si — Detalhe da Transação — com uma linha datada por evento: Data, Descrição, Referência (um link para a fatura, o recebimento ou a nota), Cobranças, Pagamentos, e o Saldo corrente. A aritmética é a de um extrato bancário: posição de abertura, mais cobranças, menos pagamentos, resulta na posição líquida após cada linha. No livro razão da Brightline, a transferência por conta corrente de 15 de junho aparece como um pagamento de 2.000, deixando o saldo em 17.500 — os indicadores e a última linha do extrato sempre contam a mesma história, porque são calculados a partir das mesmas linhas.
O que entra, o que fica de fora
- Somente documentos contabilizados. Faturas em rascunho ainda não aconteceram; a contabilização de documentos cancelados desaparece. O livro razão são os livros contábeis, não o pipeline.
- A mecânica interna de escrituração é filtrada. Os movimentos internos de contas de controle do sistema e os registros de aplicação (os lançamentos que conciliam recebimentos com faturas) são excluídos — caso contrário, cada fatura quitada apareceria duas vezes. O saldo corrente é a posição líquida limpa.
- Contas que são cliente e fornecedor mostram os dois lados em um único livro razão — as faturas deles e as suas contas a pagar em um único fluxo datado, resultando na posição real. A leitura pelo lado de contas a pagar da mesma tela é o Livro Razão da Conta do Fornecedor.
Onde ele se encaixa entre os relatórios
Três ferramentas contam a história das contas a receber, e cada uma responde a uma pergunta diferente. O instantâneo de aging de contas a receber responde entre todos os clientes, o quão atrasado está o nosso dinheiro? — o instantâneo de junho da Meridian congelou 52.150 pendentes em 7 faturas, sendo 27.650 no prazo, 20.150 recém-vencidos e 4.350 escorregando para a faixa de 31–60 dias. O livro razão do cliente responde qual é a história com este aqui? — o detalhe por relacionamento por trás de uma fatia dessas faixas, incluindo o dinheiro não aplicado que o aging deliberadamente ignora. E a linha de contas a receber do balanço patrimonial responde quanto tudo isso soma nos livros? A rotina de cobrança da Meridian executa essas ferramentas nessa ordem: aging para descobrir quem, livro razão para entender por quê, e só então o e-mail de cobrança.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Cobrar com base no Total Pendente | Ignora dinheiro já recebido por conta — o 19.500 da Brightline é, na verdade, 17.500 | Cobre (e concilie) com base no Líquido Pendente, depois de ler os quatro indicadores |
| Esperar ver uma fatura em rascunho no livro razão | O livro razão traz apenas contabilização já efetivada — a linha "faltando" ainda não está nos livros | Contabilize a fatura e depois clique em Atualizar |
| Ler o livro razão de uma entidade como o relacionamento completo | Um locatário de grupo pode dever à sua entidade dos EUA e ter crédito com a do Reino Unido | Use o seletor de entidade deliberadamente — por entidade para extratos, Todas as Entidades para o líquido de todo o grupo em moeda corporativa |
| Enviar uma captura de tela em vez do extrato | Capturas de tela são cortadas, ficam desatualizadas instantaneamente e não carregam escopo | Exportar PDF — um Extrato de Conta datado exatamente para o período em questão |
| Comparar o livro razão com um instantâneo de aging de outro dia | O instantâneo congelou sua data; o livro razão é ao vivo — a diferença é atividade real | Combine as datas antes de comparar, e espere que dinheiro não aplicado explique a maior parte das diferenças residuais |
O que vem a seguir
- Livro Razão da Conta do Cliente — o passo a passo completo
- Relatórios e instantâneos de aging de contas a receber — a visão entre todos os clientes.
- Livro Razão da Conta do Fornecedor — a mesma ferramenta, pelo lado de contas a pagar.
Perguntas frequentes
O aging é a visão de atraso entre todos os clientes — faixas e totais, congelados em instantâneos para fins de relatório. O livro razão é a história completa e datada de um cliente, ao vivo, com saldo corrente e dinheiro não aplicado visível. Descubra quem no aging; entenda por quê no livro razão.
Verifique primeiro o indicador Pagamentos Não Aplicados (dinheiro recebido mas ainda não conciliado costuma ser a resposta), depois o período de datas e o seletor de entidade — o pagamento pode estar em outra das suas entidades ou fora do período filtrado. Se realmente não existir, ainda não foi registrado como um Recebimento.
O relacionamento em todas as entidades com as quais o cliente negocia, expresso na sua moeda corporativa para que os valores possam ser somados. Para um extrato que você enviará ao cliente, alterne para a entidade específica — é nela que o contrato dele existe contabilmente.
O livro razão é a visão de relacionamento — deliberadamente livre da mecânica de débito/crédito. Clique na Referência da linha para abrir o documento e investigue a partir dali; ou investigue pelo lado da conta no Livro Razão da Conta Contábil.
Ao vivo — construído a partir das transações contábeis no momento em que é renderizado, com um botão Atualizar após qualquer alteração. Para um registro congelado e defensável de um ponto específico no tempo, é para isso que servem os instantâneos de aging.
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