Iniciando uma conciliação
O extrato foi importado; é hora de abrir a conciliação do mês. Dois minutos de configuração — um registro, um período, um saldo — e o workspace assume o controle.
Acesso necessário. Criar e trabalhar em uma conciliação exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 permitem visualizar conciliações, mas não criá-las nem alterá-las.
Criando o registro
New Bank Reconciliation: conta + período + data
Escolha a Bank Account e o Accounting Period a ser conciliado (uma conciliação por conta por período — uma duplicata é recusada), além da Reconciliation Date. Entity e moeda seguem a conta automaticamente, e o registro abre como In Progress.
Primeira vez com esta conta? Marque o período inicial
A cadeia precisa de uma âncora: marque Starting Reconciliation Period e informe o Starting Bank Balance (o saldo do banco no início do período — o da Meridian era $875.700). Todo mês posterior herda seu início do predecessor aprovado, e o sistema exige essa ordem: "Previous period must be reconciled and approved before starting this period…"
No workspace: informe o Ending Bank Balance
O único número que o sistema não pode saber — o saldo de fechamento impresso no extrato do banco. Digite-o no lado do banco ("Enter from bank statement") e todos os valores são recalculados: saldos contábeis, depósitos em trânsito, cheques pendentes de compensação e a Difference que você está prestes a zerar.
Entendendo o workspace
- Lado do banco vs. lado dos livros — as duas histórias, com a aritmética do saldo ajustado detalhada linha por linha.
- A barra Difference — vermelha até zerar, verde quando comprovada. Ela recalcula em tempo real conforme você concilia os lançamentos.
- Duas filas de trabalho — Unmatched Bank Transactions (linhas do extrato aguardando explicação) e Unmatched Book Entries (recebimentos, pagamentos, linhas de lançamento contábil e depósitos já contabilizados que aguardam sua linha correspondente no extrato), ambas pesquisáveis e filtráveis.
- A barra de ferramentas — Create Adjustment, Auto Match, Run Rules, Run AI, Complete: todo o conjunto de ferramentas em ordem de uso, da esquerda para a direita.
A faixa de saldos, rótulo por rótulo
Na parte superior do workspace, toda a aritmética da conciliação em uma única linha:
| Rótulo | O que o número representa |
|---|---|
| Saldo bancário inicial | Onde o banco começou o período — herdado da conciliação anterior aprovada, ou digitado em um período inicial. |
| Saldo bancário final | O valor de fechamento do extrato — o que você digita ("Enter from bank statement"). |
| Starting GL Balance / Ending GL Balance | O lado dos livros: a posição do livro razão na conta contábil do banco no início e no fim do período. |
| Deposits in Transit | Dinheiro que seus livros registraram, mas que nenhuma linha do extrato confirmou ainda. |
| Cheques pendentes | Dinheiro que você emitiu e que ainda não foi compensado pelo banco. |
| Reconciled Deposits / Reconciled Payments | O que já foi conciliado até agora, entradas e saídas — cresce conforme você trabalha. |
| Adjusted Bank Balance / Adjusted Book Balance | Os dois lados após as diferenças de tempo (timing) — o par que precisa bater. |
| Diferença | Adjusted Bank menos Adjusted Book: o número que você está levando a zero. |
| Starting Period (selo) | Marca o primeiro elo da cadeia — a primeira conciliação de todos os tempos da conta. |
As barreiras na entrada
A criação é protegida para que a cadeia permaneça íntegra. Na íntegra, com o que cada uma pede de você:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "Já existe uma conciliação para esta conta bancária e período contábil." | O mês já está aberto (ou concluído) — trabalhe no registro existente. |
| "O período anterior deve estar conciliado e aprovado antes de iniciar este período. Marque esta como Período de conciliação inicial se for a primeira conciliação desta conta bancária." | Finalize e aprove o mês anterior primeiro — ou, em uma conta totalmente nova, marque a caixa de período inicial. |
| "Starting Bank Balance is required when marking a reconciliation as a starting period." | A âncora da cadeia precisa do seu número — o saldo do banco no início do período. |
| "Um período de conciliação inicial não pode existir quando já existe uma conciliação anterior para esta conta bancária." | Esta conta já tem histórico — continue a cadeia em vez de recomeçá-la. |
| "O Período contábil não pode ser alterado após a criação. Exclua esta conciliação e crie uma nova." (e o mesmo para Bank Account) | O par de âncoras é permanente — exclua e recrie se algum dos dois estiver errado; os matches vivem nas linhas, então nada se perde. |
| "Ending Bank Balance required" | O lembrete do workspace até você digitar o valor de fechamento do extrato — nada pode ser concluído sem ele, e atualizá-lo exige que a conciliação esteja In Progress. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Marcar Starting Reconciliation Period em uma conta com histórico | É recusado — e se não fosse, a cadeia se bifurcaria a partir de um segundo "início" | A caixa de seleção é só para o verdadeiro primeiro mês da conta; todo mês posterior herda do seu predecessor aprovado |
| Adivinhar o Starting Bank Balance em um primeiro período | Todo mês futuro parte dessa âncora — um início errado é herdado para sempre | Use o saldo impresso do banco no início do período; em migrações, o mesmo valor de corte dos seus saldos de abertura no livro razão |
| Digitar o Ending Bank Balance de memória | A Difference persegue um fantasma do exato tamanho do erro de digitação | Extrato em mãos, valor de fechamento até o centavo |
| Iniciar o novo mês antes de o mês anterior ser aprovado | A barreira recusa — um predecessor Completed mas não aprovado bloqueia a cadeia tanto quanto um inacabado | Incorpore a aprovação ao ritmo mensal; com Auto-Create Reconciliations ativado, o próximo registro aparece assim que for permitido |
O que vem a seguir
- Correspondência automática com IA — o primeiro botão a pressionar.
- Correspondência manual e desfazer correspondência — os casos remanescentes.
- Concluindo uma conciliação — a linha de chegada.
Perguntas frequentes
As conciliações seguem períodos contábeis; escolha o período que está sendo fechado. As linhas do extrato nas bordas continuam visíveis para correspondência — a conciliação olha uma janela configurável além do seu período justamente para os cheques que compensam com atraso.
O saldo real do banco no início do período que você está conciliando — tirado do extrato. Se você está migrando, é o mesmo valor de corte que seus saldos de abertura lançaram no livro razão: banco e livros ancorados na mesma verdade.
Não — ambos ficam travados na criação ("…cannot be changed after creation. Delete this reconciliation and create a new one."). Nada se perde: exclua e recrie; os matches vivem nas linhas, não no registro.
Da Bank Account, automaticamente, no momento em que você a escolhe — a moeda da conta é a lei para tudo relacionado a bancos, incluindo conciliações. Você nunca define nenhuma das duas manualmente.
Sim, e é um recurso: contas com Auto-Create Reconciliations ativado geram o Draft do próximo período assim que um mês é aprovado. Abra-o, informe o Ending Bank Balance do novo extrato e continue — a cadeia e o saldo inicial já estão conectados.
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