Lote de Processamento de OCR
A esteira por trás da recepção de documentos. O card diz: "Processa automaticamente os documentos recebidos por meio de extração com IA e cria faturas de compra. Executa a cada 15 minutos quando ativo."
Acesso que você precisará. Iniciar e parar jobs em lote exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2. Os conjuntos Accounting Controller v2 e Read Only v2 podem abrir o console para ver os resultados; os conjuntos Accounts Payable v2 e Accounts Receivable v2 não conseguem vê-lo, embora trabalhem com as faturas em rascunho que o loop produz a partir da Caixa de entrada de OCR.
O essencial
- Um processador de fila, não um job noturno: este card funciona de forma diferente — você o Inicia e ele repete-se a cada 15 minutos, esvaziando a Caixa de entrada de OCR; Parar pausa novos ciclos (o trabalho em andamento é concluído).
- O que cada ciclo faz: leva os documentos pendentes da caixa de entrada pela extração com IA (fornecedor, datas, valores, linhas), compara-os com seus dados mestres e cria faturas de compra em rascunho para revisão.
- Visibilidade da fila: o card mostra o pipeline — pending, extracting, errored — para que um único olhar diga se a recepção está fluindo.
- Usa créditos de documentos de IA: cada documento processado é debitado da cota mensal do seu plano (visível na guia Assinatura).
O que o loop movimenta — o ciclo de vida do documento
Todo documento que o loop toca vive em um registro da Caixa de entrada de OCR, cujo Status mostra exatamente em que ponto ele está. As próprias definições do sistema:
| Status | Significado | Quem age |
|---|---|---|
| Pending | Recebido (geralmente por e-mail), aguardando o próximo ciclo de 15 minutos | Ninguém — o loop assume o documento |
| Processing / Extracting | IA em ação — primeira leitura concluída, extração completa em andamento | Ninguém |
| Extracted | Dados prontos; confiança abaixo do limite de criação automática — aguardando um humano | Contas a Pagar revisa via Create Invoice |
| Created | Existe uma Fatura de Compra em rascunho, vinculada ao registro | O fluxo normal de Contas a Pagar assume |
| Erro | O processamento falhou; o motivo fica registrado no registro | Corrija a causa, Reprocess |
| Reviewed / Rejected | Marcações de controle para itens verificados por um humano e itens descartados deliberadamente | Convenção da sua equipe |
O loop trabalha a fila do mais antigo para o mais novo, um documento por vez — um documento que falha é marcado como Error com seu motivo, e o loop segue para o próximo. Uma leitura ruim de um único documento nunca trava a fila.
Lendo os contadores de fila do card
Os contadores da Fila de Documentos do card — pending | extracting | errored — são o painel de controle da fila à distância: um administrador vê trabalho em espera e falhas se acumulando sem precisar abrir a guia da Caixa de entrada de OCR. Pending diminuindo de forma constante é sinal de saúde. Parar é seguro, e o próprio botão diz isso: "Para o loop de processamento de OCR. Os documentos pendentes permanecerão na fila até que o processamento seja reiniciado." — nada se perde; a fila apenas espera.
Solucionando problemas do loop
| Sintoma | Causa provável → ação |
|---|---|
| Fila crescendo, nada sendo processado | O processador está parado — pressione Iniciar. Se estiver iniciado e travado, verifique a última entrada do log de auditoria para o erro. |
| Tudo apresentando erro ao mesmo tempo | Geralmente é o limite de documentos: a cota mensal de IA foi esgotada — "O limite mensal de processamento de documentos com IA foi atingido. Contate o administrador." Confirme na guia Assinatura. |
| Erros como "O serviço de IA está temporariamente limitado por taxa. Tente novamente em alguns instantes." | Condições transitórias no serviço de IA — não há nada de errado com seus documentos. Reprocesse após uma breve espera. |
| "A chave de API de IA não está configurada. Ative sua licença do REDA Financials AI." | A organização não tem uma licença de IA ativa — um administrador ativa a chave na guia Assinatura. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Esperar que os registros Pending se movam enquanto o loop está parado | Nada se processa sozinho — a fila cresce silenciosamente e fornecedores começam a cobrar | Verifique o card; pressione Iniciar — ele volta a se agendar sozinho a cada 15 minutos |
| Reduzir o limite de criação automática para diminuir a fila de revisão | Extrações de baixa confiança viram faturas em rascunho sem revisão — os erros migram para adiante, dentro de Contas a Pagar | Mantenha o limite de revisão significativo; Awaiting Review existe para que leituras duvidosas passem por olhos humanos |
| Ignorar o contador de erros por semanas | A maioria dos erros é resolvida com um clique quando recentes; os antigos viram arqueologia enquanto contas reais ficam sem pagar | Dê uma olhada na lista Errors (ou no contador do card) diariamente — veja Reprocessando Extrações com Falha |
| Encaminhar extratos e recibos pelo endereço de recepção | Eles consomem a cota mensal e são recusados na extração — hoje, somente faturas de fornecedores percorrem o pipeline | Envie faturas de fornecedores; mantenha correspondência geral fora da caixa de recepção |
| Tratar a extração como contabilização | Ninguém revisa, os erros chegam tarde ao livro razão, a confiança no recurso se corrói | Toda fatura criada é um Rascunho de propósito — confira com o documento antes de contabilizar |
Operando o lote
A maioria das organizações o inicia e o deixa em execução — a atualização a cada 15 minutos significa que uma fatura recebida por e-mail vira um rascunho pronto para revisão antes do café acabar. Documentos com erro permanecem visíveis na caixa de entrada com seus motivos, prontos para reprocessamento depois das correções. Run Now força um ciclo imediato.
O que vem a seguir
- Visão geral do OCR — o pipeline do início ao fim.
- Criando uma Fatura a partir do OCR — o fluxo de trabalho do revisor.
- Visão Geral do Programador de Operações — o console.
Perguntas frequentes
O loop de processamento não está em execução. É um loop de Iniciar/Parar, não um job com horário diário — pressione Iniciar no card e a fila se esvazia no ciclo de 15 minutos. Um item Pendente por alguns minutos é normal; um acúmulo deles significa que o loop está parado.
Não — o próprio texto do botão explica: "Para o loop de processamento de OCR. Os documentos pendentes permanecerão na fila até que o processamento seja reiniciado." O trabalho em andamento é concluído, nada se perde, e Iniciar retoma exatamente de onde parou.
Nunca — as faturas criadas são sempre rascunhos, e as barreiras normais de contabilização (períodos, aprovações, seu clique) ficam entre a extração e o livro razão. A IA digita; você decide.
Não — ele é executado em um contexto de sistema, sem consumir nenhuma licença de usuário. O que o plano de IA mede é o volume de documentos: cada documento processado é debitado da cota mensal da organização, visível na guia Assinatura.
A confiança da extração atingiu o Limite de Criação Automática de OCR do território (padrão 80%), então uma Fatura de Compra em rascunho foi criada automaticamente e o registro foi direto para Created. A fatura continua sendo um rascunho — revise-a lá antes de contabilizar.
Faturas de fornecedores → Faturas de Compra, por enquanto. O registro de recepção reserva outros tipos (Recibo de Despesa, Extrato Bancário) para fases futuras — trate-os como roadmap, não como recursos disponíveis. Documentos que não são faturas são recusados na extração: "O documento enviado não parece ser uma fatura."
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