Estoque de Cheques e Impressão de Cheques
Cheques físicos vêm em talões numerados, e os auditores esperam que todo número seja contabilizado. A REDA Financials cuida dessa contabilização para você: carregue na conta bancária o intervalo de numeração do estoque de cheques, e cada pagamento em cheque recebe o próximo número automaticamente — de forma sequencial, única e permanente.
Acesso necessário. Configurar o estoque de cheques exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar a conta, mas não alterá-la.
Carregando o estoque de cheques
Na conta bancária: Número Inicial do Cheque e Número Final do Cheque (o intervalo do estoque — a Meridian carregou 5001–6000), Próximo Número de Cheque (o próximo número ainda não utilizado) e uma Descrição do Estoque de Cheques para o estoque físico. É essa toda a configuração.
| Campo | O que contém | Valor da Meridian |
|---|---|---|
| Número Inicial do Cheque | O primeiro número do estoque carregado | 5001 |
| Número Final do Cheque | O último número do estoque — o limite de esgotamento | 6000 |
| Próximo Número de Cheque | O próximo número ainda não utilizado; avança automaticamente a cada cheque contabilizado. Quando o estoque se esgota, o campo fica em branco — o sinal de que um novo estoque é necessário | 5001 no primeiro dia, depois onde quer que os cheques tenham chegado |
| Descrição do Estoque de Cheques | Um rótulo para o estoque físico na gaveta | O que quer que identifique o estoque na prateleira |
Como os números são atribuídos
Na contabilização do pagamento
Quando um Desembolso com forma de pagamento Cheque é contabilizado, ele assume o Próximo Número de Cheque da conta, e o contador avança — com segurança, mesmo quando uma execução de lote de pagamentos contabiliza muitos cheques de uma vez (os números são atribuídos sequencialmente, sem duplicidades, sem lacunas).
Uma vez atribuído, atribuído para sempre
"O Número do cheque não pode ser alterado depois de atribuído." — e o número é único por conta bancária. Cancelar o pagamento não recicla o número (o cheque físico foi inutilizado; a trilha de auditoria registra isso), e um pagamento numerado não pode ser excluído, apenas cancelado.
Quando o estoque se esgota
Depois do número final, a atribuição para e os formulários avisam claramente: "Estoque de cheques esgotado. Carregue novo estoque na Conta bancária." Carregue o intervalo do novo estoque e os pagamentos são retomados.
As regras que mantêm os números de cheque íntegros
Cada validação, na íntegra, e o que fazer quando você a encontrar:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "O Número do cheque é obrigatório para pagamentos com cheque." | Um pagamento em cheque não pode ser contabilizado sem número. Também aparece quando o estoque se esgotou (Próximo Número de Cheque em branco) — carregue o intervalo do novo estoque e contabilize novamente. |
| "Estoque de cheques esgotado. Carregue novo estoque na Conta bancária." | A versão em linguagem simples do formulário de pagamento para o mesmo evento. Atualize os campos Inicial/Final/Próximo na conta. |
| "O Número do cheque deve ser único por Conta bancária. Este número já está em uso." | Dois pagamentos não podem compartilhar um número na mesma conta — a duplicidade é recusada, protegendo a sequência que os auditores vão percorrer. |
| "O Número do cheque não pode ser alterado depois de atribuído." | Atribuído significa permanente. Um cheque físico errado é tratado cancelando o pagamento, nunca renumerando-o. |
| "Não é possível excluir um Desembolso com número de cheque atribuído. Use Anular em vez disso." | Um pagamento numerado faz parte da história da sequência — ele pode ser cancelado (documentado), nunca apagado. |
| "Failed to assign check number: {0}" / "Failed to advance check stock on bank account: {0}" | A rara falha mecânica durante a contabilização — a mensagem traz o motivo subjacente; resolva-o e contabilize novamente. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Carregar um intervalo que sobrepõe o estoque anterior | A validação de unicidade começa a rejeitar números no meio da execução — os pagamentos travam enquanto alguém desembaraça qual estoque é o real | Novo estoque, novo intervalo, começando depois do antigo Número Final |
| "Corrigir" um cheque errado editando seu número | Recusado ("O Número do cheque não pode ser alterado depois de atribuído.") — e se não fosse, o papel impresso e os registros nunca coincidiriam | Cancele o pagamento (o número permanece consumido, documentado) e emita um novo |
| Excluir o pagamento de um cheque inutilizado para "organizar" | Recusado — um pagamento numerado apagado deixaria um buraco que os auditores precisariam investigar | Cancele. A sequência permanece completa: todo número corresponde a um cheque real ou documentado como cancelado |
| Executar um lote de pagamentos grande sobre os últimos números restantes | A execução numera cheques até o estoque acabar, e o restante falha ao numerar — um lote parcialmente numerado para arrumar depois | Compare Próximo com Final antes de execuções grandes; carregue o novo estoque antes se estiver próximo do limite |
Cheques e o extrato bancário
O número do cheque é ouro para a correspondência: as linhas do extrato trazem o número de cheque do banco, os pagamentos trazem o seu, e a primeira passagem da correspondência automática os pareia com exatidão. Cheques que ainda não foram compensados aparecem como Cheques pendentes na conciliação — a clássica diferença de tempo, tratada automaticamente.
O que vem a seguir
- Criando um Desembolso — onde os cheques nascem.
- Execução do Lote de Pagamentos — muitos cheques, um único lote.
- Entendendo a Conciliação — onde eles são compensados.
Perguntas frequentes
Cancele o pagamento (o número permanece consumido, corretamente — o cheque físico foi destruído) e emita um novo pagamento, que assume o próximo número. A sequência permanece fiel à realidade: todo número corresponde a um cheque que existe ou está documentado como cancelado.
Quando nenhum estoque está carregado, o campo do número é seu para preencher (a unicidade continua sendo aplicada). Com o estoque configurado, a atribuição é automática — esse é justamente o objetivo.
A conta controla apenas um intervalo ativo por vez. Carregue o estoque A; quando ele se esgotar, carregue o intervalo do estoque B. Estoques paralelos em uma única conta comprometem a integridade sequencial — se você realmente precisa de fluxos paralelos, eles normalmente devem pertencer a contas bancárias separadas.
Não — a atribuição trava o contador da conta bancária enquanto os números são distribuídos, de modo que as contabilizações simultâneas entram em fila e cada uma recebe o próximo número da sequência. É isso também que mantém uma execução de lote de pagamentos sem lacunas e sem duplicidades.
É o mesmo evento, em outra tela: o formulário de pagamento de fatura oferece um número manual quando o estoque da conta se esgota. Você pode digitar o número do novo estoque físico — a unicidade continua sendo aplicada — ou carregar primeiro o novo intervalo na conta bancária, que é a solução mais organizada.
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