Atribuição de conjuntos de permissões

Um conjunto de permissões decide quais partes da REDA Financials um usuário pode ver e usar — se ele trabalha com contas a receber, contas a pagar, o livro razão ou apenas revisa relatórios. O REDA Financials já vem com um pequeno conjunto de permissões prontas, construídas em torno das funções contábeis mais comuns, para que você dê a cada pessoa exatamente o acesso que o cargo exige e nada além disso. Este artigo explica o que cada conjunto de permissões concede, qual escolher para cada função e como atribuí-lo.

Os conjuntos de permissões do REDA Financials

O REDA Financials oferece cinco conjuntos de permissões baseados em funções. Eles são desenhados em torno da separação natural de responsabilidades de uma equipe contábil, de modo que a maioria das pessoas da sua organização se encaixa claramente em um deles.

Qual conjunto de permissões cada usuário deve ter?

Faça o conjunto de permissões corresponder ao cargo da pessoa. Usando a Meridian Industries (uma empresa com entidades nos Estados Unidos e na Índia) como exemplo:

• O assistente de faturamento que emite faturas para clientes e registra recebimentos recebe Accounts Receivable.
• O assistente de contas a pagar que lança faturas de fornecedores e executa pagamentos recebe Accounts Payable.
• O controller financeiro que gerencia o livro razão, concilia o banco, executa a depreciação e fecha o período recebe Accounting Controller.
• O administrador do Salesforce que configura entidades, regras de impostos e períodos recebe Accounting Admin.
• O CFO e os auditores externos da empresa recebem Read Only — visibilidade completa, sem capacidade de alterar nada.

Como atribuir um conjunto de permissões

Os conjuntos de permissões são atribuídos por um administrador do Salesforce no registro do usuário:

1. Vá em Configuração no Salesforce.
2. Na caixa de busca rápida, digite Usuários e selecione Usuários.
3. Clique no nome do usuário ao qual você quer dar acesso.
4. No registro do usuário, encontre a lista relacionada Atribuições de conjuntos de permissões e clique em Editar atribuições.
5. Na lista Conjuntos de permissões disponíveis, selecione o conjunto de permissões do REDA Financials para a função do usuário e clique em Adicionar para movê-lo para Conjuntos de permissões habilitados.
6. Clique em Salvar.

O acesso passa a valer imediatamente. Na próxima vez que o usuário abrir o REDA Financials, ele verá as guias e os registros que sua função permite.

Atribuindo um conjunto de permissões: mova o conjunto do REDA Financials para a função do usuário de Conjuntos de permissões disponíveis para Conjuntos de permissões habilitados e clique em Salvar.

Migrar para os conjuntos de permissões v2

A versão 1.610 introduziu cinco conjuntos de permissões substitutos, cada um com o sufixo v2. Se sua organização já usava a REDA Financials antes dessa versão, esta é uma migração única que você precisa concluir: não é opcional e não afeta apenas quem emite faturamento eletrônico.

Por que foram substituídos

Todo conjunto de permissões do Salesforce fica vinculado a uma licença de usuário no momento em que é criado, e esse vínculo não pode ser alterado depois. Os cinco conjuntos originais da REDA Financials estavam vinculados à licença Salesforce. Isso significava que qualquer usuário com licença Salesforce Platform — a licença dada à maioria dos usuários de contabilidade, porque custa menos e cobre tudo o que eles precisam — simplesmente não podia recebê-los, e a mensagem de erro não explicava o motivo.

Como o vínculo é imutável, a única solução possível era publicar substitutos. Os cinco conjuntos v2 concedem exatamente o mesmo acesso que os originais. A única diferença é que não estão vinculados a nenhuma licença de usuário, então podem ser atribuídos a qualquer pessoa.

Como migrar sem ninguém perder o acesso

Faça nesta ordem. Adicionar o conjunto novo antes de remover o antigo significa que ninguém fica sem acesso em nenhum momento, mesmo que você seja interrompido no meio do processo.

1. Vá em Configuração → Conjuntos de permissões e abra o conjunto v2 de um papel — comece por um papel pequeno, não pelo Accounting Admin.
2. Clique em Gerenciar atribuições → Adicionar atribuições, marque todas as pessoas que hoje têm o conjunto original correspondente e clique em Atribuir.
3. Verifique com um usuário antes de seguir adiante. Peça a alguém desse papel que abra a REDA Financials e faça algo comum do seu trabalho: abrir uma fatura, contabilizar um lançamento contábil. Se funcionar, o conjunto v2 está cumprindo seu papel.
4. Agora abra o conjunto original, clique em Gerenciar atribuições, marque as mesmas pessoas e clique em Remover atribuições.
5. Repita para os outros quatro papéis.

Os cinco conjuntos originais continuam instalados. Um conjunto de permissões não pode ser excluído de um pacote gerenciado já publicado, então não podemos removê-los para você. Trate-os como obsoletos: mantenha-os, pare de atribuí-los e atribua apenas os conjuntos v2 a qualquer pessoa nova.

Removendo ou alterando o acesso

Para mudar o que um usuário pode fazer, edite suas atribuições de conjuntos de permissões da mesma forma:

• Para mudar de função — remova o conjunto de permissões antigo e adicione o novo. Por exemplo, quando um assistente passa de contas a receber para contas a pagar, troque Accounts Receivable por Accounts Payable.
• Para revogar o acesso — remova o conjunto de permissões do REDA Financials do usuário. Ele deixará de ver as guias e os registros do aplicativo.

Próximos passos

O que vem a seguir

1. Atribuição de licenças — licencie os usuários antes de atribuir o acesso.
2. Segregação de funções e segurança — divida o acesso entre funções.
3. Configuração pós-instalação — configure o aplicativo a partir do Console de administração.
4. Seu roteiro de configuração — os próximos passos de configuração, em ordem.
5. Registro de auditoria — acompanhe quem fez o quê.

Perguntas frequentes