Contabilização e Cancelamento de Lote
Um lote de pagamentos se move como um só: contabiliza junto, cancela junto. Este artigo aborda o ciclo de vida do próprio lote — as Ações do lote que o conduzem, e exatamente o que se propaga aos pagamentos dentro dele quando você cancela uma execução.
Acesso necessário. Contabilizar e cancelar um lote exige o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar, mas não contabilizar nem cancelar.
O ciclo de vida do lote
| Status | Significado |
|---|---|
| Rascunho | O lote existe, mas seu dinheiro ainda não se moveu. (Lotes criados pelo assistente normalmente já nascem Contabilizados — o status Rascunho aparece quando os pagamentos foram preparados para uma liberação posterior.) |
| Contabilizado | A execução está ativa: pagamentos contabilizados, aplicações feitas, livro razão atualizado. A Quantidade de Registros, a Quantidade em Rascunho e o Valor Total do lote resumem seu estado. |
| Cancelado | A execução foi cancelada — cada pagamento dentro dela é cancelado junto. |
O botão Ações do lote no registro do lote oferece as mudanças de status válidas para o estado atual dele — contabilizar um lote em preparação ou cancelar um já contabilizado. Um lote contabilizado, assim como um pagamento contabilizado, não pode ser editado; seus fatos estão no livro razão.
Antes de cancelar uma execução: o teste da realidade
Cancelar corrige os seus livros contábeis; não recupera o dinheiro. Percorra esta lista primeiro:
- Execuções ACH/transferência: o arquivo já foi transmitido ao banco? Se sim, o dinheiro está em movimento — cancelar agora faz seus livros contábeis divergirem do banco. Concilie a realidade primeiro (veja conciliação bancária).
- Execuções de cheque: os cheques foram impressos e enviados pelo correio? Solicite a sustação junto ao banco para cada cheque que saiu do prédio — o cancelamento não interrompe o papel.
- Problemas parciais: a execução inteira está errada, ou apenas um pagamento nela? A propagação não tem meio-termo — veja o aviso abaixo.
A propagação do cancelamento, com precisão
Cancelar um lote é a opção nuclear para uma execução errada — e é minuciosa. Para cada pagamento no lote:
- O status do pagamento passa a Cancelado, carregando o motivo e a data de cancelamento do lote.
- Seus lançamentos contábeis são removidos — o caixa retorna aos seus livros contábeis.
- Suas aplicações são desfeitas — cada fatura que ele liquidou volta a ficar pendente, de volta ao aging de contas a pagar.
- Os números de cheque, quando atribuídos, permanecem consumidos — papel cancelado ainda é papel usado. Solicite a sustação dos cheques físicos junto ao seu banco.
O registro do lote em si permanece, congelado, com seu motivo de cancelamento — uma linha que explica por que uma execução inteira foi revertida.
Escolhendo o desfazimento certo
| Situação | Ação |
|---|---|
| O pagamento de um fornecedor na execução está errado | Cancele esse pagamento |
| A execução inteira usou a conta bancária / data errada ou uma seleção duplicada | Cancele o lote, corrija, execute novamente |
| A execução está correta, mas uma fatura dentro dela foi vinculada incorretamente | Corrija apenas essa aplicação — sem cancelar nada (veja Aplicando Desembolsos) |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Cancelar o lote para corrigir um pagamento ruim | Todo pagamento correto é cancelado junto — fornecedores já pagos voltam a ficar "não pagos" nos seus livros contábeis, e os números de uma execução de cheques são todos gastos à toa | Cancele o pagamento individualmente; o lote e seus outros pagamentos permanecem |
| Cancelar depois que o arquivo ACH foi enviado ao banco | Os livros contábeis dizem que o dinheiro voltou; o banco continua pagando — a conciliação quebra para todo pagamento na execução | Confirme com o banco primeiro; se o dinheiro se moveu, a correção é recuperar dos fornecedores, não cancelar |
| Não solicitar a sustação em uma execução de cheques cancelada | Cancelado na REDA Financials, mas ainda descontável no banco — o pior dos dois mundos | Solicite a sustação de cada cheque impresso e só então cancele |
| Um motivo de cancelamento de lote vago | Um único motivo é gravado em cada pagamento da execução — "cancelado" não explica nada, N vezes | Diga o que aconteceu com a execução: "duplicata do lote de 5 de junho, executado novamente no mesmo dia" |
| Executar novamente antes que o cancelamento conclua sua reversão | O passo 1 da nova execução pode ainda não mostrar os saldos restaurados das faturas — você seleciona de menos | Cancele, verifique se as faturas voltaram a ficar pendentes e só então execute novamente |
O que vem a seguir
- Criando um Lote de Pagamento — o assistente.
- Cancelando um Desembolso — a versão de um único pagamento.
- Estoque de Cheques e Impressão de Cheques — o que acontece com os números de cheque.
Perguntas frequentes
Você pode cancelar esse pagamento individualmente — ele permanece vinculado ao lote (com status Cancelado) para que o histórico da execução continue completo. Você não pode desvinculá-lo nem excluí-lo.
Sim — consumidos permanentemente, exatamente como se os cheques em papel tivessem sido impressos e triturados. A execução de substituição usa números novos do estoque da conta bancária. Solicite a sustação junto ao banco para os cheques físicos.
A guia Desembolsos do lote lista seus pagamentos; a guia Aplicações de cada pagamento mostra as faturas que ele liquidou; e a Trilha de Auditoria do lote registra cada mudança de status, com quem e quando.
Cada aplicação da execução é desfeita, de modo que cada fatura recupera todo o seu saldo pendente e reaparece no aging de contas a pagar — contando a partir da sua data de vencimento original, exatamente como se a execução nunca tivesse ocorrido. Execute os pagamentos novamente para liquidá-las outra vez.
Mudanças de status do lote são mudanças no razão auxiliar: elas exigem o conjunto de permissões Accounts Payable ou Accounting Admin. Accounting Controller tem acesso somente leitura a transações do razão auxiliar e revisa o resultado em vez de conduzi-lo.
Sim — e vale a pena escrever com cuidado, porque o motivo de cancelamento do lote é levado para cada pagamento que ele cancela. Uma boa frase ("duplicata da execução de 5 de junho") documenta todo o evento permanentemente.
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