Criação de ativos a partir de ordens de compra
Ativos físicos chegam de caminhão, e caminhões são o mundo do departamento de compras — por isso a REDA Financials cria ativos tangíveis exatamente onde a realidade acontece: no momento em que a mercadoria é recebida contra uma ordem de compra. A reforma do lobby da Meridian é o exemplo que vamos seguir: uma ordem de compra, uma linha de obra de construção, uma linha de equipamento com Create Asset marcado — e quatro Ativos Imobilizados nascidos no dia em que as caixas chegaram.
Acesso necessário. Criar e ativar os ativos resultantes exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 permitem visualizar os ativos, mas não alterá-los. (Marcar a linha da ordem de compra e receber a mercadoria seguem suas permissões de Ordem de Compra.)
Configurando a linha da ordem de compra
Marque a linha: Create Asset + Asset Type
Na linha da ordem de compra referente ao equipamento (4 × $5,000), marque Create Asset e escolha o Tipo de Ativo (Office Equipment — um tipo Tangible; intangíveis como software seguem, em vez disso, o caminho da fatura). Linhas sem a marcação permanecem como custos comuns.
Contabilize a ordem de compra e depois receba a mercadoria
O recebimento é o gatilho (é necessária uma ordem de compra contabilizada). A tela Receive Goods informa o que vai acontecer: "4 Capital Asset(s) will be created with status Under Construction."
O que é criado
- Um ativo por unidade para tipos em modo Individual (as quatro unidades da Meridian → "Office Equipment - 1" até "- 4"), um ativo por recebimento com uma quantidade para tipos em modo Bulk. O modo Individual exige recebimentos em números inteiros.
- Status Em Construção — no registro, ainda sem depreciar.
- Um custo provisório a partir do preço unitário líquido da linha da ordem de compra (respeitando descontos, convertido para a moeda da entidade). Provisório, porque o valor real chega depois:
Aqui está a certidão de nascimento completa de cada novo ativo — todos os campos que o recebimento preenche, e de onde vem cada valor:
| Campo | Como é definido no recebimento |
|---|---|
| Nome do Ativo Imobilizado | Modo Individual: o nome do produto mais um número sequencial — "Office Equipment - 1", "- 2", "- 3"… Modo Bulk: um único registro para o evento de recebimento. |
| Status | Em Construção, sempre — a tela avisa antecipadamente: "{n} Capital Asset(s) will be created with status Under Construction.", e confirma com "{n} Capital Asset(s) created." |
| Custo de Aquisição (provisório) | O preço unitário líquido da linha da ordem de compra (após descontos) × a taxa de câmbio da ordem de compra × a quantidade — expresso na própria moeda da entidade. Para a Meridian: $5,000 por unidade, sem necessidade de conversão. |
| Data de Aquisição | O dia do recebimento — o dia em que a mercadoria efetivamente chegou. |
| Quantidade | 1 para cada ativo em modo Individual; a quantidade recebida para um lote em modo Bulk. |
| Valores de impostos | Zero nesta etapa — o valor real dos impostos chega com a fatura do fornecedor (a seguir). |
| Ficha de Ativo | Localizada — ou criada na hora — para a combinação entidade + produto + Tipo de Ativo, de modo que as novas unidades se registrem sozinhas na página de registro correta. |
A fatura ajusta o custo ao valor real
Quando a fatura do fornecedor é correspondida à linha da ordem de compra e contabilizada, a REDA Financials substitui o custo provisório pela realidade faturada — o preço líquido efetivamente cobrado mais quaisquer impostos não recuperáveis (impostos recuperáveis sobre insumos, como créditos de GST, nunca se tornam custo do ativo; essa é a regra da IAS 16/CPC 27 aplicada automaticamente para você). O faturamento parcial finaliza os ativos em ordem, as primeiras unidades primeiro; desfazer a correspondência reverte para o valor provisório. Tudo isso antes da ativação — o custo registrado do ativo já está resolvido quando o relógio de depreciação começa a contar.
Em detalhe, o valor final é construído a partir da linha da fatura correspondida:
| Componente | O que é |
|---|---|
| Preço de Compra Líquido | O valor da linha da fatura na moeda da entidade, com quaisquer impostos recuperáveis embutidos no preço removidos — esses são créditos fiscais que você vai recuperar, não custo do ativo. |
| + Imposto Não Recuperável | Impostos adicionados que você não pode recuperar. Eles realmente encarecem o ativo, por isso são capitalizados em seu custo. |
| = Custo de Aquisição (final) | A fatura da Meridian confirmou exatamente o preço da ordem de compra — $5,000 por unidade, sem impostos — por isso o custo de seus ativos não mudou na finalização. |
As regras que mantêm o recebimento correto
Cada uma destas é uma mensagem real, com um motivo por trás:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "O Pedido de compra deve estar no status Contabilizado para receber mercadorias. Não é possível receber contra Pedidos de compra em Rascunho ou Anulados." | O recebimento cria registros reais no livro, então a ordem por trás deles precisa ser um documento comprometido — contabilize a ordem de compra primeiro. |
| "Asset Type is Individual mode — received quantity must be a whole number for: {line description}." | O modo Individual significa um ativo por unidade física; meio monitor não existe. Receba unidades inteiras, ou use um tipo em modo Bulk para quantidades genuinamente divisíveis. |
| Too many assets to create — receive in smaller batches | Um único evento de recebimento tem um limite de 9.500 ativos criados. Entregas enormes de unidades em modo Individual são divididas em vários recebimentos. |
| "Cannot undo the receipt for line "{line}": {n} asset(s) on this line have been activated or depreciated and can no longer be removed. Only assets still Under Construction can be unreceived. Dispose or reverse those assets first." | Cancelar um recebimento exclui os ativos que aquele recebimento criou — permitido apenas enquanto eles ainda estiverem Em Construção. Ativos já ativados são fatos financeiros registrados; dê baixa neles. |
| "Este Pedido de compra tem Ativos de capital capitalizados (não estão mais Em construção). Aliene ou reverta esses ativos antes de anular ou descontabilizar o pedido." | A mesma proteção em nível de documento: a ordem de compra não pode ser desfeita por baixo de ativos já vigentes. |
Mudando de ideia
- Cancelar o recebimento (reduzir a quantidade recebida) remove os ativos Em Construção mais recentes que ele criou.
- Mas assim que um ativo é ativado, ele é um fato financeiro registrado: cancelar o recebimento, reabrir a ordem de compra ou desfazer a correspondência com sua linha de fatura é recusado com uma mensagem direta — "…have been activated or depreciated and can no longer be removed… Dispose or reverse those assets first." Correções em um ativo vigente passam por baixa ou por um ajuste prospectivo, nunca por um retrocesso retroativo.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Ativar os ativos antes de a fatura do fornecedor ser correspondida | A finalização de custo só afeta ativos ainda Em Construção — ative cedo demais e o valor provisório da ordem de compra fica travado como o custo que deprecia | Espere pela correspondência com a fatura sempre que possível; se o custo real for diferente depois, trate como um ajuste prospectivo deliberado |
| Esquecer a marcação Create Asset na linha da ordem de compra | O recebimento registra o gasto como custo comum — nenhum ativo, nenhuma entrada no registro, e nenhuma marcação retroativa | Revise as linhas marcadas antes de contabilizar a ordem de compra; capitalizar depois do fato é um exercício manual, em nível de controller |
| Receber quantidades fracionárias em um tipo com modo Individual | Recusado de plano — um ativo por unidade significa unidades inteiras | Receba números inteiros, ou defina o tipo como Bulk se a classe for genuinamente divisível |
| Esperar que software ou licenças cheguem pelo caminho da ordem de compra | Tipos da categoria Intangible não criam ativos no recebimento — nada aparece e o gasto fica como despesa | Os intangíveis capitalizam a partir da fatura de compra contabilizada — veja Capitalização de Ativos |
| "Corrigir" um recebimento errado depois da ativação | Cancelar o recebimento, cancelar a ordem de compra e desfazer a correspondência da fatura ficam todos bloqueados enquanto houver ativos ativados sobre os documentos | Dê baixa ou estorne os ativos afetados primeiro — as mensagens dizem exatamente isso — depois corrija a documentação |
O que vem a seguir
- Capitalização de Ativos — ativar o que o recebimento criou.
- Recebimento de Linhas de Ordem de Compra (Ativos) — a tela de recebimento em detalhe.
- Tipos de Ativos e Categorias — por que o Tipo de Ativo da linha importa.
Perguntas frequentes
Modo Individual: dez ativos, criados à medida que cada entrega é recebida (6 + 4). Modo Bulk: dois ativos de lote com quantidades 6 e 4. De qualquer forma, a Ficha de Ativo os consolida.
A finalização pela fatura — o fornecedor cobrou um preço diferente, impostos não recuperáveis se somaram ao custo, ou a taxa de câmbio mudou entre a ordem e a fatura. O valor baseado na fatura é o custo capitalizado correto.
Sim — os intangíveis capitalizam a partir de faturas de compra contabilizadas (Capitalização de Ativos), os ativos migrados são inseridos diretamente com os campos Is Migrated, e nada impede que um Controller crie manualmente um registro de Ativo Imobilizado para casos excepcionais (doações, ativos encontrados) — com seu custo contabilizado adequadamente.
Reduzir a quantidade recebida exclui os ativos mais recentes Em Construção que aquele recebimento criou — o último a entrar é o primeiro a sair. Se remover o suficiente afetasse um ativo já ativado ou depreciado, o cancelamento do recebimento inteiro é recusado: dê baixa ou estorne esses ativos primeiro.
Ele mantém seu custo provisório baseado na ordem de compra, que é a melhor informação disponível. Um efeito colateral a notar: a reclassificação de capitalização da ativação só é disparada para ativos com uma linha de fatura correspondida por trás — um ativo recebido mas nunca faturado ativa e deprecia normalmente, mas nenhuma reclassificação de custo é contabilizada, então onde o custo fica no livro razão é algo que você precisa resolver por lançamento contábil.
Não — "O Pedido de compra deve estar no status Contabilizado para receber mercadorias. Não é possível receber contra Pedidos de compra em Rascunho ou Anulados." Ativos são registros reais no livro; o compromisso por trás deles precisa ser real primeiro.
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