Cancelando uma fatura de venda
O auxiliar da Meridian gerou por engano a fatura de aluguel de fevereiro para a Atlas Legal Partners duas vezes. A duplicata foi contabilizada antes que alguém percebesse — documento real, contabilidade real, completamente errado. Excluir papel contabilizado é proibido (e não deveria ser possível em nenhum sistema de contabilidade confiável); a ferramenta correta é Cancelar: a fatura permanece arquivada, claramente cancelada, com sua contabilidade removida.
Acesso necessário. Cancelar faturas de venda requer o conjunto de permissões Accounts Receivable v2 (auxiliares e gestores de contas a receber) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 e Read Only v2 podem visualizar as faturas, mas não cancelá-las.
Cancelar, descontabilizar ou nota de crédito?
| Situação | Ferramenta certa |
|---|---|
| A fatura nunca deveria ter existido (duplicata, cliente errado) e nada está aplicado a ela | Cancelar |
| Percebeu o erro minutos após contabilizar; precisa de uma correção rápida e recontabilização | Descontabilizar para Rascunho, editar, contabilizar de novo |
| A fatura está parcialmente correta, ou o cliente já a recebeu/pagou | Nota de crédito pela diferença (ou pelo valor total) |
| A fatura já foi transmitida para uma autoridade fiscal — seu Status de fatura eletrônica é Enviado ou Aceito | Nota de crédito — cancelar e descontabilizar estão bloqueados, e nenhuma configuração muda isso |
Cancelando, passo a passo
Remova antes qualquer aplicação
Uma fatura com dinheiro ou crédito aplicado recusa o cancelamento: "Não é possível anular uma Fatura de venda com pagamentos ou créditos aplicados. Reverta as aplicações primeiro." Desaplique o recebimento ou o crédito (os saldos retornam aos documentos de origem) e depois cancele.
Use a ação Cancelar e diga o motivo
Um cancelamento exige um motivo e uma data de cancelamento — "Fatura duplicada emitida por engano" é a anotação honesta da Meridian sobre a duplicata da Atlas. O motivo fica permanentemente no registro.
O que acontece
O status passa a Cancelado; os lançamentos contábeis e os registros de imposto são removidos (uma fatura cancelada não contribui em nada para a receita, o imposto ou os saldos de contas a receber); os arquivos PDF voltados ao cliente são excluídos; e o documento é travado: "Faturas de venda anuladas não podem ser modificadas."
Foi exatamente isso que o auxiliar da Meridian fez com a duplicata da Atlas: a fatura MSI001032 agora está cancelada, com o motivo "Fatura duplicada emitida por engano" registrado. A fatura real de fevereiro permanece intocada, a sequência de numeração não tem lacuna, e qualquer pessoa que abrir a duplicata vê de imediato o que ela é e por quê. Nos bastidores, cancelar uma fatura contabilizada executa primeiro toda a limpeza de descontabilização — lançamentos contábeis removidos, registros de imposto eliminados, o recebimento criado automaticamente para uma fatura de venda à vista desfeito — e só então marca o documento como Cancelado. Cancelar um rascunho é ainda mais simples: nada jamais entrou nos livros, então só o status e o motivo mudam.
As regras que mantêm os cancelamentos limpos
Cada trava abaixo é a mensagem exata que você pode encontrar, com a solução ao lado:
| A mensagem | O que fazer |
|---|---|
| "Informe um motivo para anular esta fatura." | O motivo é documentação permanente — diga o que realmente aconteceu. |
| "Please provide a Void Date." | Os livros precisam saber quando o documento foi cancelado. |
| "Não é possível anular uma Fatura de venda com pagamentos ou créditos aplicados. Reverta as aplicações primeiro." | Há dinheiro ou crédito aplicado — desaplique-o (os saldos retornam aos recebimentos e notas), depois cancele. Ou reconsidere: uma fatura que alguém pagou normalmente pede uma nota de crédito, não um cancelamento. |
| "Faturas de venda anuladas não podem ser modificadas." | Um documento cancelado é um capítulo encerrado — devolva-o a Rascunho se ele genuinamente precisar reviver. |
| "Faturas de venda contabilizadas não podem ser excluídas. Anule a fatura em vez disso." | A exclusão é só para rascunhos — e faturas canceladas também não podem ser excluídas; o registro permanece para sempre. |
| "Cannot unpost or void this Sales Invoice because its auto-generated Cash Receipt could not be removed: {0}" | O recebimento de uma fatura de venda à vista está travado — geralmente já conciliado no banco. Remova a conciliação primeiro e depois cancele. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Desaplicar o pagamento real de um cliente só para forçar um cancelamento | O dinheiro acaba flutuando como Caixa Não Aplicado enquanto uma venda genuína desaparece dos livros | Emita uma nota de crédito — correções em faturas pagas nunca passam por Cancelar |
| Cancelar quando apenas uma linha estava errada | A fatura inteira desaparece da receita; você reintroduz tudo e o cliente recebe dois documentos confusos | Nota de crédito pela diferença — a fatura permanece, a correção é explícita |
| Um motivo de cancelamento vago ("erro", "errado") | Dois anos depois, ninguém — nem mesmo o auditor — sabe o que aconteceu | Uma frase honesta: "Fatura duplicada emitida por engano" responde à pergunta para sempre |
| Cancelar em vez de descontabilizar um erro de digitação do mesmo dia | Um registro CANCELADO permanente para algo que uma simples descontabilização-correção-recontabilização teria resolvido | Descontabilize para Rascunho enquanto o documento não foi a lugar nenhum, corrija, recontabilize |
| Esperar que o cancelamento notifique o cliente | O cliente ainda tem o PDF que você enviou — seus livros mudaram, a caixa de entrada dele não | Avise-o de que a fatura foi cancelada e faça referência à substituta ou ao crédito |
Cancelou por engano?
Uma fatura cancelada pode ser devolvida a Rascunho — o motivo e a data do cancelamento são apagados (o histórico de campos os preserva), e você fica novamente com um documento editável para corrigir e recontabilizar. O bloqueio de livros fechados se aplica como sempre.
O que também desaparece no momento do cancelamento: os arquivos PDF voltados ao cliente são excluídos do registro (um documento cancelado não deveria circular, nem mesmo acidentalmente), enquanto descontabilizar apenas revoga o link público e mantém o arquivo. Mais um motivo para ter certeza de que Cancelar é a ferramenta certa antes de clicar nela.
O que vem a seguir
- Criando uma nota de crédito — a ferramenta de correção para faturas já enviadas.
- Contabilizando uma fatura de venda — incluindo o caminho de descontabilização.
- Cancelamento e reembolso de recebimentos — o lado do dinheiro funciona de forma diferente.
Perguntas frequentes
Não a cancele — desaplicar o pagamento só para forçar o cancelamento deixa o dinheiro dele flutuando. Emita uma nota de crédito em vez disso; o crédito pode compensar a próxima fatura ou ser reembolsado.
Não — o número permanece com o documento cancelado, exatamente como um auditor espera. A próxima fatura recebe o próximo número da sequência.
Remover a contabilidade de um período fechado alteraria números já reportados, então o bloqueio de fechamento impede isso. Corrija uma fatura de período fechado com uma nota de crédito datada no período aberto atual.
Status CANCELADO, zero lançamentos contábeis (a lista de Transações Contábeis fica vazia), motivo e data do cancelamento no registro, e o documento travado contra edições. Se algum total exibido parecer estranho em um registro cancelado, confie na lista de Transações Contábeis — ela é a verdade do livro razão.
Ambas. Cancelar um rascunho apenas marca-o como Cancelado com o seu motivo — útil para abandonar um documento que você quer manter arquivado em vez de excluído. Cancelar uma fatura contabilizada faz o trabalho completo: contabilidade removida e depois Cancelado. (Rascunhos que você simplesmente não quer ainda podem ser excluídos diretamente.)
Ele é desfeito — descontabilizado e excluído junto com os próprios lançamentos da fatura, já que os dois eram um único evento. Se o recebimento já foi conciliado no banco, o cancelamento é bloqueado até que a conciliação seja removida; a mensagem identifica explicitamente o problema do recebimento.
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