Liquidação de contas a pagar entre empresas
A tesouraria do grupo paga de uma única conta bancária; as contas pertencem a várias empresas. A liquidação entre empresas permite que o pagamento de uma entidade quite a fatura de outra entidade — com a contabilização intercompany que mantém os dois conjuntos de livros corretos gerada automaticamente. Este artigo cobre quando isso é permitido, o que fica registrado, e a única coisa que ele deliberadamente se recusa a fazer.
Acesso necessário. Fazer a aplicação requer o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (auxiliares e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem revisar as liquidações e os saldos intercompany, mas não alteram nada; os flags de entidade e a configuração das contas intercompany são configuração de administrador.
A regra: as duas entidades devem consentir
A liquidação entre empresas vem desativada por padrão e é habilitada por entidade, por direção. Para o lado de contas a pagar, a caixa de seleção de política da entidade é Allow Cross-Entity Settlement (AP) — e ela é bilateral: a entidade pagadora e a entidade proprietária da fatura precisam ter esse flag habilitado. Se faltar um dos dois, a aplicação é recusada. (O espelho de contas a receber — o recebimento de uma entidade liquidando a fatura de venda de outra — tem seu próprio flag: Allow Cross-Entity Settlement (AR).)
O que realmente acontece
Suponha que a entidade dos EUA da Meridian pague uma conta de US$ 5.000 que pertence à sua irmã no Reino Unido. O pagamento é um Desembolso normal da entidade dos EUA; a aplicação à fatura do Reino Unido é uma aplicação normal — você não faz nada de especial. Além da contabilização de liquidação habitual, a REDA Financials registra o par intercompany:
| Conta (entidade) | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Intercompany Receivable (EUA — o pagador tem a receber) | US$ 5.000 | |
| Intercompany Payable (Reino Unido — o beneficiário deve) | US$ 5.000 |
- A fatura do Reino Unido é liquidada; o fornecedor é pago; a dívida da empresa do Reino Unido simplesmente se moveu — agora ela deve à sua irmã dos EUA em vez de ao fornecedor.
- A conta intercompany de cada entidade vem da sua própria configuração (as contas padrão IC Receivable e IC Payable da entidade) — configure-as antes de habilitar os flags.
- Os lançamentos são criados com a aplicação e removidos com ela: exclua ou desfaça a aplicação e o par intercompany desaparece também.
Antes de funcionar — a lista de verificação
| Requisito | Onde | Se estiver faltando |
|---|---|---|
| Permitir liquidação entre entidades (CP) marcado | Em ambas as entidades — pagadora e proprietária da fatura | A aplicação é recusada; a mensagem identifica o bloqueio entre empresas |
| Contas Default IC Receivable / IC Payable configuradas | Em cada entidade participante | Não há onde registrar o par intercompany — configure-as primeiro |
| Mesmo fornecedor no pagamento e na fatura | Nos dois documentos | Aplicações só liquidam as próprias contas do fornecedor pagador, entre empresas ou não |
| Um pagamento contabilizado com dinheiro não aplicado, uma fatura em aberto contabilizada | Nos próprios documentos | As regras de aplicação comuns se aplicam sem alteração — a liquidação entre empresas acrescenta contabilização, não relaxa nada |
O que ele se recusa a fazer: notas
Notas de crédito e notas de crédito de fornecedor nunca cruzam entidades. Uma nota ajusta receita ou despesa, e esse ajuste pertence à entidade que registrou o documento original — movê-lo entre empresas distorceria as duas demonstrações de resultado. Por isso, aplicações de notas são sempre da mesma entidade; apenas caixa liquida entre entidades do grupo. Se o crédito de uma nota realmente precisar beneficiar outra entidade, a rota limpa é a liquidação em caixa ou um rateio de despesas, cada um dos quais cria saldos intercompany apropriados.
Configurando (administradores)
- Em cada entidade participante, configure as contas Default IC Receivable e Default IC Payable.
- Marque Allow Cross-Entity Settlement (AP) (e/ou AR) em cada entidade que deve participar — lembre-se, os dois lados de qualquer liquidação precisam do flag.
- Combine a rotina: quem revisa os saldos intercompany, com que frequência são compensados ou liquidados, e em qual moeda. O sistema registra os saldos; a política é sua.
Mantendo os saldos intercompany corretos
Toda liquidação entre empresas se acumula nas contas IC das entidades — visível no balanço patrimonial de cada entidade e detalhável como qualquer conta. Os contadores do grupo normalmente conciliam os saldos espelhados mensalmente (o recebível dos EUA junto ao Reino Unido deve ser igual ao pagável do Reino Unido junto aos EUA) e liquidam ou compensam periodicamente via lançamentos contábeis entre empresas ou transferências reais.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Habilitar o flag em apenas uma entidade | Toda tentativa de liquidação falha — o consentimento é bilateral por design | Habilite-o nos dois lados de cada relação que deve liquidar |
| Tornar o pagamento entre empresas o hábito padrão | Os saldos intercompany crescem, e a conciliação de fim de mês cresce com eles | Pague a partir da entidade proprietária quando possível; reserve o pagamento entre empresas para pooling de tesouraria genuíno |
| Tentar usar a nota de uma entidade na conta de outra | Sempre recusado — notas ajustam os próprios livros da entidade que as registrou | Liquide em caixa entre entidades, ou compartilhe o custo via rateio de despesas |
| Pular a checagem mensal do espelho intercompany | Uma aplicação perdida ou desfeita deixa as duas entidades em desacordo sobre a dívida mútua | Concilie cada par: o recebível intercompany de um lado deve ser igual ao pagável intercompany do outro |
| Habilitar os flags antes de as contas intercompany existirem | As liquidações não têm onde registrar o par intercompany | Configure primeiro Default IC Receivable e IC Payable — depois marque os flags |
O que vem a seguir
- Entendendo o rateio de despesas — compartilhar custos em vez de pagamentos.
- Lançamentos Contábeis entre Empresas — contabilização manual entre empresas.
- Liquidação de contas a receber entre empresas — o espelho de contas a receber.
Perguntas frequentes
Uma (ou ambas) das entidades não permite isso. Verifique Allow Cross-Entity Settlement (AP) na entidade pagadora e na entidade da fatura — os administradores podem habilitá-lo nos registros de entidade. Se a política determinar que não deve ser habilitado, pague a conta a partir da própria conta da entidade proprietária.
O da entidade pagadora — o caixa realmente saiu de sua conta, e é por isso que seus livros ganham um recebível intercompany em vez de uma despesa. A conciliação permanece limpa dos dois lados.
A liquidação entre moedas diferentes sobrepõe questões de taxa de câmbio às questões intercompany. Mantenha as liquidações dentro de uma mesma moeda quando possível; quando não for possível, envolva o contador do grupo — as regras de multimoeda em Entendendo o multimoeda se aplicam por cima.
Eles são excluídos junto. O par intercompany existe apenas para descrever aquela liquidação; desfaça a liquidação e a dívida mútua que ela criou desaparece também. A fatura reabre, o valor não aplicado do pagamento retorna, e os saldos intercompany de ambas as entidades diminuem pelo valor correspondente.
A aplicação em si é trabalho comum de contas a pagar — Accounts Payable ou Accounting Admin. Os flags de entidade e a configuração das contas intercompany são configuração de administrador. Accounting Controller e Read Only podem revisar as liquidações e os saldos intercompany que elas criam, mas não alteram nada.
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