Contabilização em massa
Quarenta faturas em rascunho no fechamento do mês não precisam de quarenta cliques em Post. Este guia as contabiliza em uma única execução — e mostra como lidar com as duas ou três que forem recusadas.
Acesso necessário. Contabilizar em massa exige o mesmo conjunto de permissões que contabilizar um registro por vez: Accounts Payable v2 ou Accounting Admin v2 para Faturas de compra, Ordens de compra e Desembolsos; Accounts Receivable v2 ou Accounting Admin v2 para Faturas de venda; Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2 para Lançamentos contábeis. O conjunto Read Only v2 não pode contabilizar.
Antes da execução
- Trabalhe a partir de um modo de exibição de lista Rascunho. Os modos de exibição de lista Rascunho fornecidos mostram exatamente o que está pendente; adicione um filtro de entidade se você fecha empresa por empresa.
- Resolva as aprovações primeiro. A contabilização respeita o controle de aprovação — documentos pendentes de aprovação falharão exatamente por esse motivo. A view Pending Approval mostra o que resolver antes da execução, não depois.
- Faça uma checagem rápida dos rascunhos. Sessenta segundos verificando datas e totais evita que um documento com erro seja lançado no seu livro razão — a velocidade da contabilização em massa corta nos dois sentidos.
A execução
Selecionar e iniciar
Marque os rascunhos (a caixa de seleção do cabeçalho marca a página inteira), clique em Atualização em Massa de Status, confirme que o resumo corresponde ao esperado — "14 selecionados: 14 Rascunho" — e defina Status Alvo como Contabilizado.
Aplicar
Cada documento é contabilizado seguindo toda a sua lógica de contabilização normal — validações, lançamentos contábeis, aging, tudo. A contabilização em massa não pula nenhuma regra.
Leia o resultado como uma lista de pendências
"12 updated · 0 already at target · 2 failed" — e as duas falhas listadas com nomes e motivos completos. Essa tabela de falhas é a sua lista de pendências.
Como ler a tela de resultado
A tela de resultado começa com o resumo — "{X} updated · {Y} already at target · {Z} failed" — sobre três blocos: Updated, Already at Target, Failed. Abaixo deles, a tabela de falhas lista cada registro recusado como um link com sua mensagem de erro completa; mensagens duplicadas são agrupadas para que uma causa sistêmica (um período fechado, por exemplo) apareça como uma única linha, não importa quantos registros ela tenha afetado. O texto de ajuda da tela resume o design em uma frase: "Each record is processed independently; partial success is possible."
Um fechamento de mês na prática, na Meridian
A contadora de contas a pagar da Meridian Properties Group abre o modo de exibição de lista Rascunho de Faturas de compra no último dia útil: quatorze rascunhos. Ela marca todos os quatorze, clica em Atualização em Massa de Status, confirma o resumo — "14 selecionados: 14 Rascunho" — define Status Alvo como Contabilizado e aplica. O resultado: "12 updated · 0 already at target · 2 failed", com as duas falhas listadas:
| Registro com falha | A mensagem | A correção dela |
|---|---|---|
| Uma fatura de prestador ainda na fila de aprovação | "Este documento exige aprovação antes da contabilização. O Status de aprovação deve ser Aprovado ou Não exigido." | Avisa o aprovador; roda novamente só essa fatura depois que a aprovação sai. |
| Uma fatura lançada com a data do mês anterior | "Invoice Date must fall within the selected Accounting Period." | Abre o registro, corrige a data (o período se recalcula), roda novamente. |
Doze faturas contabilizadas em uma única execução, duas corrigidas em menos de uma hora — e se ela tivesse rodado de novo, por engano, as quatorze originais, as doze já contabilizadas simplesmente reportariam already at target, sem serem alteradas. É esse comportamento de pular registros já concluídos que torna seguro o ciclo de corrigir e rodar de novo.
As recusas, na íntegra
A contabilização em massa reproduz as mesmas mensagens que o botão Post daria a você individualmente. As que as execuções de fechamento de mês mais encontram, em todos os tipos de documento:
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "Este documento exige aprovação antes da contabilização. O Status de aprovação deve ser Aprovado ou Não exigido." | O controle de aprovação vale também em massa — resolva a view Pending Approval antes da execução, não depois. |
| "Invoice Date must fall within the selected Accounting Period." | Data e período estão em desacordo — corrija a data, ou limpe o período para que ele se recalcule. |
| "Transaction Date … is on or before the GL book closure date …. Reopen the books to post." | Os livros estão fechados até essa data — contabilize em um intervalo aberto, ou peça a um administrador para ajustar o fechamento. |
| "A Conta contábil está inativa e não pode receber novas contabilizações. Selecione uma conta ativa ou reative esta." | Uma linha referencia uma conta desativada — recodifique-a ou reative a conta, depois execute novamente. |
| "A Fatura de venda deve ter pelo menos uma linha antes de contabilizar." / "O valor total de contabilização é zero. Adicione pelo menos uma linha diferente de zero." | Um rascunho vazio ou com valor zero entrou na seleção — complete-o ou deixe-o de fora. |
| "Transaction does not balance: Debits … != Credits …." | Um lançamento contábil da execução não está balanceado — a contabilização em massa não flexibiliza essa regra fundamental em nome da velocidade. |
| "Faturas de despesa exigem um Método de pagamento para criar o Desembolso." | Requisito específico do tipo: uma fatura do tipo Despesa contabiliza seu próprio pagamento, então precisa saber como o dinheiro se moveu. |
| "Credit Memo/Vendor Memo must have a negative total." | Uma nota de crédito da seleção não tem a forma de uma nota de crédito — um crédito precisa creditar. |
| "Purchase Order posting failed: Budget exceeded for GL Account …: Available …, Requested …" | A aplicação de orçamento roda por registro no momento da contabilização — reduza a ordem, ou revise a alocação de orçamento. |
Os motivos mais comuns, e como corrigi-los
| A mensagem de falha diz… | Correção |
|---|---|
| A aprovação não está como Approved / Not Required | Resolva a aprovação e depois execute novamente esse registro. |
| Data fora do período contábil | Abra o registro; corrija a data ou o período. |
| Uma conta contábil / produto / entidade inativa | Reative ou recodifique a linha, depois execute novamente. |
| Requisitos específicos do tipo (a forma de pagamento de uma fatura de Despesa, o total negativo de uma nota de crédito) | Complete o documento como o tipo exige — a mensagem indica exatamente o que falta. |
Depois de corrigir, selecione apenas os registros com falha e execute novamente — os já contabilizados simplesmente seriam ignorados, mas uma seleção limpa mantém seus relatórios organizados.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Executar antes de resolver as aprovações | Todo documento pendente de aprovação falha com a mesma mensagem — uma lista de falhas previsível e evitável | Trabalhe primeiro a view Pending Approval; contabilize depois que as aprovações saírem |
| Contabilizar uma seleção não revisada "porque são todos rascunhos" | Status de rascunho significa não contabilizado, não correto — o rascunho com data ou código errado é contabilizado com a mesma facilidade que os bons | Sessenta segundos verificando datas e totais no modo de exibição de lista antes de marcar |
| Uma única execução gigante misturando entidades e meses | O relatório de resultado mistura falhas sem relação entre si, e corrigir e executar de novo significa vasculhar tudo outra vez | Divida por entidade ou por mês — o relatório de cada execução conta então uma única história |
| Selecionar a view inteira novamente depois de corrigir as falhas | Inofensivo (os registros já contabilizados são ignorados), mas confuso — cada relatório fica cheio de linhas "already at target" | Selecione apenas os registros com falha para a nova execução; a tabela de falhas já os identifica |
| Tratar uma falha como um problema da ferramenta | A mensagem é a própria validação de contabilização do documento — ignorá-la significa que o documento continua errado, não apenas não contabilizado | Leia o motivo, corrija o registro (ou seu período/aprovação), execute novamente |
O que vem a seguir
- Visão geral das atualizações em massa — a ferramenta em si, com capturas de tela.
- Cancelamento em massa — a contrapartida de cancelamento.
- Lista de verificação do fechamento mensal — a contabilização em massa em seu habitat natural.
Perguntas frequentes
Cada execução trabalha com um único modo de exibição de lista, então um tipo de documento por vez — faturas em uma execução, lançamentos contábeis em outra. Cada execução leva segundos; a separação mantém os resultados legíveis.
Idêntico a contabilizar um por um — as mesmas transações, os mesmos registros de imposto, os mesmos vínculos. Abra as Transações Contábeis de qualquer registro contabilizado para verificar; você as encontrará exatamente como de costume.
O mesmo que para qualquer documento contabilizado por engano: reabra-o para Rascunho (os lançamentos são removidos) ou cancele-o — individualmente, ou por uma execução em massa de volta para Rascunho para um lote inteiro de arrependimentos.
Não — cada registro é processado de forma independente, então uma recusa nunca bloqueia o restante. A execução sempre termina e sempre relata: atualizados, já no status alvo, falharam, com o motivo de cada falha citado.
A ordem não afeta o resultado: cada documento é contabilizado por seus próprios méritos, independentemente dos outros na execução. Se um documento realmente depender de outro ser contabilizado antes (raro), execute-os em duas passagens.
Contabilizações normais — porque é exatamente isso que são. O Log de Auditoria registra cada contabilização com quem a executou e quando; o histórico de cada documento mostra a mudança de status. Quarenta contabilizações feitas por uma pessoa em um minuto conta a própria história.
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