Transações e relatórios de retenção na fonte
Uma Transação de retenção é o registro de auditoria de um único valor retido na fonte do lado da compra — uma linha por alíquota aplicada, por linha da fatura. É o equivalente, para a retenção, de uma linha de Imposto de linha de origem: criada automaticamente pelo motor, é a base das suas declarações e recolhimentos de TDS/IRRF.
Acesso necessário. São registros de auditoria gerados pelo sistema. Qualquer conjunto de permissões da REDA Financials AI pode visualizá-los (limitado aos registros que a função do usuário permite ver); nenhum é criado ou editado manualmente.
Um exemplo concreto: a Meridian Properties India Pvt Ltd contabiliza uma fatura de auditoria e consultoria de ₹1.00.000 da Sharma & Associates LLP. A regra de TDS de honorários profissionais é aplicada a 10%, portanto aparece uma Transação de retenção — ₹10.000, referenciando a alíquota de 10% e a linha de honorários. Na hora da declaração, essa linha é o lançamento na declaração de TDS da Meridian e a base do certificado que a Sharma & Associates recebe para reivindicar seu crédito.
O que cada registro captura
| Campo | O que registra |
|---|---|
| Número da transação | Nome atribuído automaticamente — você nunca o define |
| Valor | O valor retido para essa alíquota nessa linha — sempre na própria moeda da fatura |
| Alíquota de retenção | O registro exato da alíquota que foi aplicada (e, por meio dele, a regra, a seção e a alíquota %) |
| Linha de fatura de compra | A linha da fatura de origem |
| Fatura de compra | A fatura — preenchida automaticamente a partir da linha, para relatórios em uma única etapa |
A partir de uma Transação de retenção você acessa tudo o que precisa para uma declaração: a seção (194C, IRRF…), o fornecedor, o pagamento, a alíquota e o valor. Observe que esses são registros exclusivos do lado da compra — faturas de venda e lançamentos contábeis nunca os carregam, e a retenção do lado das vendas é registrada por meio de recebimentos em vez disso.
Por que “uma linha por alíquota” é importante
Uma regra pode ter várias alíquotas Always, e todas elas são aplicadas na mesma linha ao mesmo tempo — o padrão para regimes em que um único pagamento atrai um conjunto de contribuições (o caso clássico é o PIS / COFINS / CSLL no Brasil). Configurada dessa forma, uma regra faz com que uma linha da fatura gere uma Transação de retenção por contribuição, cada uma referenciando sua própria alíquota. A fatura mostra a retenção combinada; as linhas de transação mantêm os componentes reportáveis separadamente, exatamente como você precisa declará-los. A Índia é o caso simples por comparação: uma alíquota de TDS é aplicada, uma linha aparece.
Gerenciada pelo motor, criada na contabilização
Assim como as linhas de auditoria de imposto, as Transações de retenções são criadas pelo motor quando a fatura é contabilizada — você não as adiciona manualmente, e enquanto a fatura está em rascunho a retenção existe apenas como uma prévia na tela. Na contabilização, elas são somadas ao Withholding Tax Amount de cada linha da fatura e ao total de retenção da fatura, o que faz do saldo devido a cifra líquida.
O ciclo de vida acompanha o da fatura. Reabra a fatura e suas Transações de retenções são excluídas e os valores das linhas zerados, junto com os registros fiscais e os lançamentos contábeis; contabilize novamente e tudo é recalculado de acordo com as regras em vigor. Portanto, uma correção nunca é uma edição em uma Transação de retenção — é uma mudança na fatura (a regra, a classificação do fornecedor, a linha) seguida de uma nova contabilização.
Relatórios e recolhimento
As Transações de retenções são a fonte para as duas coisas que você deve à autoridade fiscal:
| Necessidade | Como os registros dão suporte a ela |
|---|---|
| Declarações periódicas (ex.: declarações de TDS) | Agrupe as transações por seção e período para totalizar o que foi retido, por fornecedor |
| Recolhimento | O total retido em um período é o que você paga à autoridade fiscal — quitando o WHT Payable |
| Certificados de fornecedor | Os valores retidos de cada fornecedor embasam o certificado que você emite para ele |
O recolhimento em si é um pagamento no seu cronograma normal de declaração — débito no WHT Payable, crédito no banco — e as Transações de retenções do período são os documentos de suporte por trás dessa cifra única. Na Índia, esse ciclo costuma ser mensal, com declarações trimestrais e um certificado (como o Formulário 16A, que carrega o Código de Seção da regra) para cada fornecedor; outras jurisdições diferem na periodicidade, mas não na estrutura.
Onde vê-las
As Transações de retenções aparecem na visão Withholding Tax da fatura contabilizada — uma linha por valor retido, cada uma rastreável até a alíquota e a linha exatas — e alimentam os totais de retenção da fatura. Para o trabalho de período, gere relatórios agrupados por seção, fornecedor e período — essa visão é a sua declaração. (A retenção do lado das vendas é registrada de forma diferente, por meio de recebimentos — veja Retenção do lado das vendas.)
O que vem a seguir
- Retenção na fonte na compra (TDS em faturas) — o processo que cria esses registros.
- Regras e alíquotas de retenção na fonte — as regras por trás de cada transação.
- Entendendo a retenção na fonte — os conceitos que esses registros capturam.
- Isenções de retenção na fonte — por que alguns pagamentos não têm registro.
Perguntas frequentes
Não — são registros do lado da compra (imposto que você retém). A retenção do lado das vendas (quando o cliente retém ao pagar você) é registrada por meio de recebimentos “WHT Received” em vez disso.
Elas são gerenciadas pelo motor — para alterar um valor retido, reabra a fatura, corrija o que gerou o cálculo (a regra, a classificação do fornecedor, a linha) e contabilize novamente; o motor recria os registros. Isso mantém o total retido, o valor líquido a pagar e o livro razão alinhados.
Sempre na moeda da fatura — mesmo quando o limite da regra estava denominado em outra moeda para fins de comparação. O que você reteve de uma fatura em dólares é um valor em dólares; a conversão só decidia se a regra se aplicava.
Não. Os lançamentos contábeis podem carregar imposto de venda/compra (veja Como o imposto é calculado em um documento), mas a retenção na fonte só é calculada em faturas de compra. Se precisar registrar uma retenção fora de uma fatura, é preciso um lançamento manual contra o WHT Payable — sem um registro de auditoria gerado pelo motor, então prefira o fluxo pela fatura.
Gere um relatório das Transações de retenções agrupadas por seção e período (e fornecedor). Os totais são o que você declara e recolhe; cada linha remete de volta à sua fatura e alíquota para verificação.
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