Contabilizando uma fatura de venda
Uma fatura em rascunho é um trabalho em andamento — editável, excluível, invisível para suas demonstrações financeiras. A contabilização é o momento em que ela se torna real: travada contra edições, registrada no livro razão, contando para o saldo do cliente e sua receita. Este artigo mostra o que a contabilização verifica, o que ela grava e o que muda no instante em que é bem-sucedida.
Acesso necessário. Contabilizar faturas de venda exige o conjunto de permissões Accounts Receivable v2 (equipe e gestores de contas a receber) ou Accounting Admin v2 (administradores do sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Payable v2 e Read Only v2 podem visualizar as faturas, mas não contabilizá-las.
As verificações executadas primeiro
A contabilização é protegida — melhor ser interrompido agora do que desfazer uma contabilidade errada depois. Em ordem:
| Verificação | O que a satisfaz |
|---|---|
| Aprovação | O status de aprovação é Approved ou Not Required — caso contrário: "Este documento requer aprovação antes de contabilizar." |
| Pelo menos uma linha | "A fatura de venda precisa ter pelo menos uma linha antes de contabilizar." |
| O sinal correto | Faturas e Recebimentos de venda à vista precisam totalizar positivo; notas de crédito, negativo — cada uma tem sua própria mensagem de bloqueio, exata. |
| Livros abertos | A data da fatura precisa ser posterior à data de fechamento de AR da entidade e estar dentro de um período contábil Aberto que a contenha. |
| Dados-mestre íntegros | Entidade ativa, contas contábeis ativas pertencentes a essa entidade (ou globais), uma conta do tipo cliente. |
| Conformidade de desconto | Qualquer desconto no nível da linha exige que a entidade tenha uma conta de Desconto sobre Vendas configurada — várias normas contábeis nacionais exigem que descontos sejam apresentados separadamente, e a REDA Financials aplica isso. |
Cada uma dessas verificações fala em uma mensagem exata quando o interrompe. A lista completa, com as soluções:
| A mensagem | O que fazer |
|---|---|
| "Este documento requer aprovação antes de contabilizar. O status de aprovação precisa ser Approved ou Not Required." | Obtenha a aprovação — notas de crédito começam como Pending automaticamente; faturas comuns já vêm como Not Required por padrão. |
| "A fatura de venda precisa ter pelo menos uma linha antes de contabilizar." | Adicione o que está sendo faturado — uma fatura vazia não registra nada. |
| "{0} precisa ter um total positivo. Total atual: {1}" | Uma fatura ou Recebimento de venda à vista deu zero ou negativo — verifique os valores das linhas e os indicadores de linha de crédito. |
| "A nota de crédito precisa ter um total negativo. Use linhas Is_Credit para produzir um valor total negativo. Total atual: {0}" | A regra espelhada para notas de crédito — marque as linhas como linhas de crédito. |
| "O total da nota de crédito é zero — nada para contabilizar." | As linhas da nota de crédito se cancelam; revise as quantidades. |
| "A data da transação {0} é igual ou anterior à data de fechamento de AR {1}. Reabra os livros para contabilizar." | Os livros estão fechados até essa data — use uma data atual, ou fale com seu controller. |
| "A data da transação {0} está fora do período contábil ({1} a {2})." | A data e o período não coincidem — corrija a data e deixe o período se derivar novamente. |
| "O status do período contábil é "{0}". Apenas períodos Open aceitam contabilizações." | O período existe, mas não está Aberto — um administrador o abre, ou você data a fatura dentro de um período aberto. |
| "A conta contábil está inativa. Ative-a ou selecione outra." | Uma linha aponta para uma conta desativada — escolha uma ativa. |
| "A conta contábil pertence a outra entidade e não pode ser usada nesta transação." | Cada entidade contabiliza em suas próprias contas (ou em contas globais) — corrija a conta da linha. |
| "Não é possível contabilizar a fatura com desconto: a entidade {0} não tem uma conta contábil de Desconto sobre Vendas configurada. Defina a conta contábil de Desconto sobre Vendas da entidade antes de contabilizar qualquer fatura que traga desconto no nível da linha (exigido por FR PCG, DE SKR, IT piano dei conti, BR SPED, CN PRC GAAP)." | Uma configuração pontual da entidade — seu administrador adiciona a conta de desconto. |
O que a contabilização grava
Para uma fatura padrão em uma entidade em regime de competência — digamos, o aluguel de junho da Corvus, no valor de $9.000:
| Conta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Contas a Receber — Comercial | $9.000,00 | |
| Receita de Aluguel — Escritórios | $9.000,00 |
- Fatura com imposto? A conta a receber é debitada pelo valor bruto e cada imposto calculado credita sua própria conta de imposto a pagar — a história completa está em Imposto nas faturas de venda.
- Entidade em regime de caixa? A receita fica estacionada em Receita Diferida até o dinheiro chegar — veja Reconhecimento de Receita em Regime de Caixa.
- Fatura de venda à vista (tipo Receipt)? A contabilização também cria e contabiliza seu próprio Recebimento (Cash Receipt) e o aplica instantaneamente — a fatura nasce quitada.
- Fatura em moeda estrangeira? A taxa de câmbio é registrada no momento da contabilização, fixando o valor do documento na moeda corporativa.
O caso especial da venda à vista: uma fatura que nasce quitada
A fatura do tipo Receipt merece seu próprio momento, porque contabilizá-la faz o trabalho de três documentos. No instante em que é contabilizada, a REDA Financials cria um Recebimento (Cash Receipt) para você — já contabilizado, sem passar por rascunho — e o aplica à fatura imediatamente:
| No recebimento criado automaticamente | Preenchido com |
|---|---|
| Amount / Receipt Date | O total da fatura e a data da fatura — a venda e o dinheiro são um único evento. |
| Método de pagamento | Cash. |
| Bank Account / Cash Account | A conta bancária da fatura, se uma foi escolhida; senão, o banco padrão da entidade — e a conta contábil daquele banco. |
| Reference / Description | A referência da fatura (ou seu número), e uma descrição indicando sua origem — "Auto-created from Receipt" mais o número da fatura. |
| Fatura original | A própria fatura — e o indicador de aplicação automática é definido, então o recebimento a quita no mesmo instante. |
O resultado: uma fatura de venda à vista nunca fica "pendente" — saldo devedor $0,00 desde o nascimento, com um recebimento real por trás para a conciliação bancária. Se o recebimento não puder ser criado (uma lacuna de configuração, geralmente o banco padrão da entidade), a própria contabilização é interrompida com "Auto-CR creation failed:" e o motivo — nada fica pela metade.
O que muda no instante em que é contabilizada
- A fatura fica travada: "Posted Sales Invoices cannot be edited. Use the Void action to reverse…" (algumas configurações inofensivas — os indicadores de aplicação automática, o modelo de PDF — continuam editáveis).
- Ela não pode mais ser excluída — apenas cancelada (voided): "Faturas de venda contabilizadas não podem ser excluídas. Anule a fatura em vez disso."
- O aging começa: os campos Aging Bucket (Current / 1-30 / 31-60 / 61-90 / 90+), Days Past Due e Is Overdue entram em vigor em relação à data de vencimento.
- Pagamentos e créditos já podem ser aplicados a ela.
- Se a entidade tiver a geração automática de PDF ativada, o PDF voltado ao cliente é gerado sozinho em segundo plano.
Reabrindo (descontabilizando)
Voltar de Posted para Draft é permitido e ordenado: as aplicações de recebimentos e créditos são removidas (os saldos são restaurados do outro lado), os lançamentos contábeis e os registros de imposto são excluídos, os recebimentos criados automaticamente para faturas de venda à vista são desfeitos, e qualquer link público do PDF é revogado. Corrija a fatura e contabilize novamente — tudo é recalculado. O mesmo controle de livros fechados vale ao contrário: você não pode descontabilizar dentro de um período fechado.
A limpeza segue uma ordem estrita, que explica o que você verá desaparecer:
As aplicações saem primeiro
Toda aplicação de recebimento e aplicação de crédito relacionada a esta fatura é removida, restaurando Unapplied Cash nos recebimentos e Remaining Credit nas notas de crédito — e levando consigo seus próprios lançamentos contábeis.
Os próprios lançamentos e registros de imposto da fatura saem
Os lançamentos de contabilização são excluídos e as linhas de imposto calculadas são zeradas — um rascunho não carrega imposto até ser contabilizado novamente.
Os recebimentos criados automaticamente são desfeitos
O recebimento que nasceu contabilizado junto com uma fatura de venda à vista é descontabilizado e excluído junto com ela. Se esse recebimento não puder ser removido (por exemplo, se já foi conciliado no banco), a descontabilização é interrompida: "Cannot unpost or void this Sales Invoice because its auto-generated Cash Receipt could not be removed:" mais o motivo. Recebimentos que você mesmo registrou via Receive Payment não são excluídos — a tela pergunta o que fazer com eles.
O link do PDF é revogado
Qualquer link público do PDF gerado deixa de funcionar — um documento em revisão não deve circular. O arquivo em si permanece no registro.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Deixar faturas em Draft por dias | Rascunhos são invisíveis para o aging, as demonstrações e a receita — os livros ficam atrasados em relação à realidade | Contabilize no dia em que emitir; use Draft apenas enquanto algo estiver genuinamente pendente |
| Descontabilizar uma fatura que o cliente já recebeu | O documento enviado e seus livros divergem silenciosamente — o cliente concilia contra um papel que você reescreveu | Corrija com uma nota de crédito; descontabilize apenas o que nunca saiu da empresa |
| Retrodatar para "colocar a receita onde ela pertence" | Os controles de livros fechados e de período vão recusar — e quando não recusam, os números já reportados mudam | Date os documentos quando eles acontecem; ajustes de período são decisão do seu contador |
| Usar uma fatura do tipo Receipt para dinheiro que ainda não está em mãos | Registra caixa que não existe — um recebimento que nasce contabilizado afirma que o banco recebeu o dinheiro hoje | O tipo Receipt é para a realidade do ponto de venda; fature tudo o mais como tipo Invoice e cobre normalmente |
| Tentar contabilizar de novo sem ler a mensagem | Cada mensagem acima nomeia sua causa exata — adivinhar desperdiça a tarde | Corrija o que a mensagem diz, depois contabilize; as verificações passam silenciosamente assim que satisfeitas |
O que vem a seguir
- Cancelando uma fatura de venda — quando o documento não deve subsistir de forma alguma.
- Aplicar recebimentos a faturas — o lado do pagamento.
- PDF da fatura de venda — o documento voltado ao cliente.
- Fechamento contábil — por que existe o controle de data de fechamento.
Perguntas Frequentes
Contabilizar é uma alteração na fatura, então exige os mesmos conjuntos de permissões que editam documentos de contas a receber: Accounts Receivable e Accounting Admin. Usuários com Accounting Controller e Read Only veem tudo, mas não contabilizam nada.
O período contábil deriva automaticamente da data da fatura. Se a combinação parecer errada, corrija a data — o período se ajusta sozinho. A contabilização em um período que não está Aberto é recusada, com o status do período informado na mensagem.
A geração automática é opcional por entidade; se estiver desativada, gere sob demanda com o botão Generate PDF (veja PDF da fatura de venda). A geração automática também nunca bloqueia uma contabilização — se encontrar um erro, a fatura é contabilizada mesmo assim e o erro fica registrado no registro.
Sim — a ferramenta Bulk Status Update contabiliza um lote filtrado de rascunhos em uma única execução, com um relatório de resultado por documento. Veja Bulk Status Update.
Apenas configurações que não tocam a contabilidade: os indicadores de aplicação automática (Auto Apply Memo), Match Lines on Apply, Dimension Match e o Modelo de PDF. Valores, datas, cliente, linhas — tudo travado. Qualquer alteração substantiva exige descontabilizar (se o documento nunca saiu da empresa) ou uma nota de crédito.
Esse é o comportamento do tipo Receipt funcionando como projetado: a contabilização criou um Recebimento (Cash Receipt) já nascido contabilizado (Método de Pagamento Cash) e o aplicou instantaneamente. Ele fica vinculado à fatura pelo campo Original Invoice — e se desfaz automaticamente se você algum dia descontabilizar a fatura.
Sim — mas saiba o que acontece: a aplicação do pagamento é removida, então o dinheiro volta para o recebimento como Unapplied Cash. O recebimento em si continua contabilizado. Ao recontabilizar a fatura corrigida, reaplique o dinheiro (ou deixe a aplicação automática fazer isso).
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