Criando uma Fatura a partir do OCR
Um item de OCR Extraído é a IA dizendo "esta é minha melhor leitura — a decisão é sua." A etapa Criar Fatura transforma essa leitura em um rascunho de Fatura de Compra diante dos seus olhos: o formulário abre pré-preenchido, você verifica com o documento, corrige o que precisa ser corrigido e salva. Mais rápido do que digitar, mais seguro do que uma automação cega.
Acesso necessário. Revisar itens de OCR e criar faturas a partir deles requer o conjunto de permissões Accounts Payable v2 (analistas e gerentes de contas a pagar) ou Accounting Admin v2 (administradores de sistema). Os conjuntos Accounting Controller v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 permitem visualizar os itens, mas não agir sobre eles.
O fluxo de revisão
Trabalhe a lista Aguardando revisão
A visualização Aguardando revisão da Caixa de entrada de OCR reúne toda extração abaixo do limite de criação automática. Abra uma delas; o documento anexado está logo ali para conferência lado a lado.
Criar Fatura → o formulário pré-preenchido
O formulário de Fatura de Compra abre carregado com a extração: fornecedor, entidade, datas, referência, moeda, linhas com quantidades, preços e a codificação contábil sugerida (com base no seu histórico com esse fornecedor). Tudo que a IA não conseguiu resolver com confiança fica simplesmente em branco — nunca é inserido como um palpite malfeito.
Verifique como um profissional de contas a pagar
A checklist de trinta segundos contra o PDF: o fornecedor está certo? número e data da fatura exatos? total até o centavo? codificação das linhas coerente? perfil fiscal onde aplicável? Depois clique em Salvar rascunho (ou contabilize, se estiver pronta) — a fatura segue pelo fluxo normal de contas a pagar, e o registro do OCR muda para Criado, com a fatura vinculada.
O que chega pré-preenchido — e o que fica em branco
Saber de onde vem cada valor pré-preenchido mostra onde olhar com mais atenção durante a revisão:
| No formulário | De onde vem | Atenção na revisão |
|---|---|---|
| Fornecedor | O nome do fornecedor lido no documento, correspondido às suas contas de fornecedor reais — tolerante a abreviações e variações de grafia | Confirme se é a conta correta, especialmente para fornecedores com nomes parecidos |
| Entidade | A empresa destinatária indicada na fatura do fornecedor, correspondida às suas entidades | Crítico — uma fatura contabilizada na entidade errada é um conjunto de livros errado |
| Número da fatura, datas, condições de pagamento | Lido diretamente do cabeçalho do documento | Confira o número da fatura caractere por caractere; é a sua defesa contra duplicidade |
| Moeda | A moeda detectada no documento; a moeda padrão da entidade quando nenhuma é detectada | Olhar rápido — importa em fornecedores multimoeda |
| Linhas: quantidades e preços | Lido dos itens de linha do documento | Confira o total contra o PDF até o centavo |
| Linhas: conta contábil / Produto | Seu próprio histórico com esse fornecedor — as escolhas de produto para conta contábil em pedidos e faturas anteriormente contabilizados; linhas sem uma conta contábil correspondida usam a Conta Contábil de Despesa Padrão do Produto | Verificação de coerência da codificação; é aqui que suas correções ensinam o sistema |
| Referência de ordem de compra | Uma referência de ordem de compra detectada é correspondida, com atenção à moeda, a uma Ordem de Compra real | Verifique a vinculação das linhas como em qualquer fatura correspondida a uma ordem de compra |
| Qualquer coisa não resolvida | Deixada em branco — texto que a IA não conseguiu correlacionar com confiança a um registro real é descartado, nunca inserido como lixo | Campos em branco são um honesto "eu não sei"; preencha-os você mesmo |
O limite de confiança: quem digita, quem revisa
Toda extração carrega a própria pontuação de confiança da IA, de 0 a 100. No caminho automatizado por e-mail, essa pontuação é comparada a uma configuração — um campo de território chamado OCR Auto-Create Threshold, cujo texto de ajuda descreve o contrato com exatidão: "Minimum AI confidence (0-100%) to auto-create invoices from OCR. Below this threshold, documents require manual review. Default: 80%."
- No limite ou acima dele — o rascunho de Fatura de Compra é criado automaticamente: sempre um Rascunho, com Tipo de Fatura padronizado como Fatura, linhas na ordem do documento, e o registro do OCR muda para Criado, com a fatura vinculada.
- Abaixo do limite — o registro permanece em Extraído e aparece na lista Aguardando revisão, esperando uma pessoa e o botão Criar Fatura.
- Resolução — o limite é consultado a partir da entidade do documento até seu território, então territórios diferentes podem operar com limites diferentes. Uploads feitos pelo formulário nunca criam nada automaticamente; já há uma pessoa no teclado, então o formulário simplesmente se pré-preenche.
Uma revisão na prática na Meridian
Dois documentos chegam à fila da Meridian US na mesma manhã:
| Documento | Confiança | Contra o limite de 80% | O que acontece |
|---|---|---|---|
| Fatura de junho da MetroPower — US$ 4.180,00, a décima segunda fatura mensal idêntica | 96 | Acima | Rascunho de fatura de compra criado e vinculado automaticamente; recebe sua checagem humana durante a revisão normal de contabilização |
| Baxter Facilities Services — primeira fatura desse fornecedor, US$ 2.730,00, digitalizada ligeiramente torta | 64 | Abaixo | Permanece Extraído, entra em Aguardando revisão |
Dana abre o item da Baxter, clica em Criar Fatura e lê o formulário pré-preenchido contra o PDF. O fornecedor foi correspondido (ela criou a conta da Baxter na semana passada), o total está correto, mas a IA deixou a conta contábil em branco em uma linha — a Baxter é nova, então não há histórico para codificar a partir dele. Ela codifica como Reparos e Manutenção, salva o rascunho e segue em frente. No mês seguinte, a segunda fatura da Baxter chegará com essa escolha já sugerida — seus trinta segundos de codificação acabaram de virar uma instrução permanente.
As criadas automaticamente
Extrações pelo caminho de e-mail no limite de confiança ou acima dele dispensam o botão: o rascunho de fatura de compra é criado automaticamente, vinculado, pronto. Elas ainda merecem a mesma verificação de trinta segundos antes da contabilização — o limite determina quem digita, não quem aprova. O ritmo da Meridian: rascunhos criados automaticamente recebem sua checagem durante a revisão normal de contabilização; itens abaixo do limite recebem a checagem no momento de Criar Fatura.
Proteções
- Uma fatura por documento: depois de criada, as ações se desativam — "Uma Fatura de compra já foi criada a partir deste registro da Caixa de entrada OCR." Sem duplicatas acidentais por cliques duplos.
- Somente rascunhos: a criação nunca contabiliza; todo controle (período, aprovação, orçamento, correspondência tripla) continua se aplicando na contabilização.
- Extração errada? Não brigue com o formulário — Reprocessar executa a IA novamente (útil depois de corrigir dados mestres, por exemplo, criando o fornecedor que faltava), ou simplesmente corrija os campos manualmente; você está em um formulário de fatura comum.
Mensagens que você pode encontrar, na íntegra
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "Uma Fatura de compra já foi criada a partir deste registro da Caixa de entrada OCR." (toast com o título "Action Not Available") | A proteção de uma fatura por documento. Abra a fatura vinculada a partir do registro do OCR, em vez de criar outra. |
| "Não é possível reprocessar — uma Fatura de compra já foi criada a partir deste registro." | A mesma proteção do lado do Reprocessar: uma vez que a fatura existe, executar a extração de novo poderia contradizê-la. Corrija a própria fatura. |
| "Documento processado com sucesso. Os campos foram pré-preenchidos a partir da extração." | O caminho de sucesso no canal de upload — revise e salve. |
| "Document processing failed" | A extração encontrou um erro; o motivo é registrado no registro do OCR. Veja a tabela de erros da visão geral para as mensagens específicas. |
| "O documento carregado não parece ser uma fatura. Faça upload de um documento de fatura válido." | A verificação inicial recusou um documento que não é uma fatura. Hoje, apenas faturas de fornecedores são suportadas. |
| "OCR Inbox record not found." | O registro de entrada foi excluído (ou você não tem acesso a ele) entre a entrada na fila e a ação. Consulte seu administrador. |
Quando a fatura veio com XML estruturado
Se o documento do fornecedor incluía um XML de fatura eletrônica estruturado, os valores pré-preenchidos que você está revisando não vieram da leitura de uma página — eles vieram diretamente dos campos de dados rotulados do XML, que são exatos por construção. Na prática, isso significa que os valores do cabeçalho e os totais já chegam corretos, com pouco a corrigir na revisão. Você ainda confirma e cria a fatura da mesma forma; simplesmente há menos a corrigir. Quando não há XML, o fluxo de revisão é exatamente como descrito acima, trabalhando a partir do que a IA leu no PDF. Veja XML de fatura eletrônica estruturado para saber como a Caixa de entrada escolhe sua fonte.
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Digitar a fatura manualmente porque a extração teve uma lacuna | O registro do OCR permanece Extraído com Criar Fatura ainda disponível — um colega trabalhando a fila depois pode criar uma segunda fatura duplicada | Sempre passe por Criar Fatura e corrija as lacunas no formulário pré-preenchido; o registro muda para Criado e a proteção assume |
| Revisar apenas o total do cabeçalho | Um total correto com codificação de linha errada contabiliza a despesa na conta errada — e ensina à IA a codificação errada para o mês seguinte | Adicione as contas contábeis de linha à checklist de trinta segundos; é a parte que se acumula |
| Contabilizar rascunhos criados automaticamente sem a verificação | O limite determina quem digita, não quem aprova — uma leitura equivocada com 85% de confiança ainda pode chegar ao livro razão | Dê aos rascunhos criados automaticamente a mesma checagem, na contabilização, que os revisados recebem na criação |
| Criar a fatura antes de criar um fornecedor que falta | Você escolhe o fornecedor manualmente dessa vez, mas a extração nunca o vinculou — nenhum histórico se acumula para a próxima | Crie a conta do fornecedor primeiro e depois Reprocesse: a correspondência acontece e o histórico começa a se acumular |
| Deixar a fila Aguardando revisão envelhecer | Itens abaixo do limite são faturas reais de fornecedores com vencimentos reais — eles não entram no aging de contas a pagar até serem criados | Trabalhe a visualização Aguardando revisão diariamente, como uma caixa de entrada |
Quem pode fazer isso
Trabalhar a fila e criar faturas exige acesso de edição à Caixa de entrada de OCR (o conjunto de permissões Accounts Payable ou Accounting Admin, conforme indicado no início deste artigo). Criar a fatura em si também exige ser um usuário licenciado da REDA Financials, como qualquer documento contábil.
O que vem a seguir
- Criando uma Fatura de Compra — o formulário no qual você está revisando.
- Reprocessando extrações com falha — o caminho para tentar novamente.
- Caixa de entrada de OCR e fila de documentos — a fila da qual isso se origina.
Perguntas frequentes
Provavelmente é um fornecedor novo: não existe uma conta (ou o nome difere além do reconhecível). Crie a conta do fornecedor e depois Reprocesse — a correspondência acontece, e a extração também poderá usar o histórico dele na próxima vez.
Sim — você está no formulário normal; altere o que quiser. A detecção favorece a entidade indicada na fatura do fornecedor, mas você decide onde ela é contabilizada.
Uma referência de ordem de compra detectada é correspondida à ordem de compra real durante a extração; verifique a vinculação das linhas no formulário como em qualquer fatura correspondida a uma ordem de compra — as regras de correspondência tripla se aplicam na contabilização, como sempre.
Sim. A proteção só desativa a ação depois que uma Fatura de Compra realmente existe e está vinculada ao registro do OCR. Abandonar o formulário pré-preenchido mantém o registro em Extraído, com Criar Fatura ainda disponível.
Não. Seja criada automaticamente ou criada a partir da revisão, o resultado é sempre um Rascunho — períodos, aprovações e todos os demais controles de contabilização ficam entre a extração e o livro razão. A IA digita; você decide.
A fatura criada é uma Fatura de Compra comum e existe por conta própria. Mas mantenha o arquivo de origem anexado: ele é sua evidência de auditoria, e fica vinculado à fatura no momento da criação justamente para que os revisores possam comparar o documento e o rascunho lado a lado.
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