Lançamentos Orçamentários (Alterações)
Em março, a realidade discorda do plano de janeiro: a manutenção está acima do previsto, os honorários profissionais estão abaixo. Você não pode simplesmente editar um orçamento contabilizado — isso reescreveria silenciosamente a promessa que todos aprovaram. Em vez disso, a REDA Financials altera orçamentos por meio de Lançamentos Orçamentários: registros datados, justificados e aprováveis de cada mudança, cada um preservado para sempre. O número original permanece visível; as alterações se acumulam sobre ele.
Acesso necessário. Criar e aprovar lançamentos orçamentários exige o conjunto de permissões Accounting Admin v2 ou Accounting Controller v2. Os conjuntos Accounts Payable v2, Accounts Receivable v2 e Read Only v2 podem visualizar os lançamentos, mas não alterá-los.
A aritmética de uma alteração
Cada linha orçamentária mantém seu Valor Orçado original intocado. Os lançamentos aprovados se acumulam em Aumentos Aprovados e Reduções Aprovadas, e o verdadeiro teto da linha passa a ser:
Orçamento Efetivo = Valor Orçado + Aumentos Aprovados − Reduções Aprovadas
Aplicação, disponibilidade, utilização — tudo, a jusante, lê o número Efetivo. A história para a auditoria se conta sozinha: o que planejamos, o que mudou, por quê.
Os tipos de alteração
| Tipo de Lançamento | O que faz | Aprovação |
|---|---|---|
| Suplemento | Adiciona verba a uma linha — dinheiro novo no orçamento | Obrigatória — alguém precisa assumir a promessa maior |
| Redução | Remove verba de uma linha | Aprovada automaticamente — devolver dinheiro não precisa de comitê |
| Transferência | Move verba entre duas linhas do mesmo orçamento — criada como um par atômico (saindo de uma linha, entrando na outra) | Obrigatória |
| Original | Documenta a alocação original de uma linha como um lançamento — raramente usado manualmente; o próprio Valor Orçado é o lugar normal para o número original | Não obrigatória |
O formulário descreve os três tipos do dia a dia com suas próprias palavras: "Adicionar verba adicional a uma Linha Orçamentária. Requer aprovação." · "Reduzir a verba de uma Linha Orçamentária. Aprovado automaticamente." · "Mover fundos entre duas Contas Contábeis dentro do mesmo orçamento. Requer aprovação."
O que um lançamento contém
| Campo | Observações |
|---|---|
| Nº do Lançamento | Numerado automaticamente (BE-00001, BE-00002…) — os lançamentos têm sua própria sequência, separada da do orçamento |
| Linha Orçamentária / Orçamento | A linha sendo alterada; o orçamento é preenchido automaticamente a partir da linha |
| Tipo de Lançamento (obrigatório) | Suplemento / Redução / Transferência / Original — veja acima |
| Valor (obrigatório) | Sempre positivo: "O valor deve ser maior que zero. O tipo de lançamento determina a direção do impacto no orçamento." |
| Data de Vigência (obrigatória) | Quando a mudança passa a valer — a data da própria alteração, independente das datas do orçamento |
| Motivo (obrigatório) | "Motivo é obrigatório. Informe a justificativa de negócio para esta alteração orçamentária (requisito de auditoria SOX)." |
| Status de Aprovação | Não Necessário / Pendente / Aprovado / Rejeitado — definido por padrão a partir do tipo, avançado pelo seu processo de aprovação |
| Lançamento de Referência | Em transferências: o vínculo com a outra metade do par |
| Valor Efetivo | Calculado, com sinal: negativo para reduções e para o lado de saída de transferências, positivo nos demais casos — de forma que uma lista relacionada de lançamentos totalize a alteração líquida da linha |
Criando um lançamento
Comece pelo orçamento contabilizado
Abra o registro de Orçamento que deseja alterar, vá até sua lista relacionada Lançamentos Orçamentários e clique em Novo — é assim que um lançamento é criado, com o orçamento já no contexto. Lançamentos orçamentários existem apenas para orçamentos contabilizados: se o orçamento ainda estiver em Rascunho, o formulário informa "Este orçamento não está Contabilizado. Lançamentos Orçamentários só podem ser criados para um orçamento Contabilizado — contabilize o orçamento primeiro, ou edite suas linhas diretamente enquanto ele estiver em Rascunho." E se você chegar ao formulário sem um orçamento no contexto, ele diz "Orçamento não encontrado. Abra um registro de Orçamento e use o botão Novo na sua lista relacionada Lançamentos Orçamentários." — cada mensagem diz exatamente o que fazer em seguida.
Tipo, valor, data — e o motivo
O valor é sempre positivo (o tipo decide a direção), a data de vigência diz quando ele passa a valer, e o Motivo é obrigatório — como o formulário coloca, a justificativa de negócio é um requisito de auditoria, não teatro burocrático. "Manutenção 20% acima do plano após o 1º trimestre; financiada pela sobra de honorários profissionais" é um motivo; "ajuste" não é.
Transferências escolhem duas linhas
Origem e destino (que devem ser diferentes) — o formulário cria os dois lados de forma atômica, vinculados entre si. O movimento de março da Meridian: transferir $15.000 de Honorários Profissionais para Manutenção; uma aprovação, as duas linhas atualizadas juntas.
Aprovação, depois permanência
Uma vez aprovado, o lançamento recalcula o Orçamento Efetivo da sua linha — e trava: "Lançamentos orçamentários aprovados não podem ser excluídos. Eles fazem parte do rastro de auditoria permanente." Mudou de ideia? Crie o lançamento oposto; nunca apague.
A transferência de março da Meridian, em números
A manutenção está acima do previsto; os honorários profissionais, abaixo. Uma Transferência aprovada de $15.000 reescreve os dois tetos — e só os tetos:
| Linha Orçamentária | Valor Orçado | Aumentos Aprovados | Reduções Aprovadas | Orçamento Efetivo |
|---|---|---|---|---|
| Manutenção e Reparos — Prédios | $120.000 | $15.000 | $0 | $135.000 |
| Honorários Jurídicos e de Consultoria | $30.000 | $0 | $15.000 | $15.000 |
As duas colunas de Valor Orçado ainda mostram os números de janeiro — esse é o objetivo. A transferência existe como dois lançamentos vinculados (o lado de saída marcado como a origem da transferência), uma aprovação cobriu ambos, e qualquer relatório de variação agora pode mostrar três colunas honestas: plano original, plano aprovado atual, realizado.
As regras que mantêm as alterações honestas
| A mensagem | O que significa / o que fazer |
|---|---|
| "Lançamentos orçamentários só podem ser criados para orçamentos contabilizados. Orçamentos em Rascunho devem ser editados diretamente; orçamentos cancelados precisam ser reabertos e recontabilizados primeiro." | Alterações existem para mudar uma promessa ativa — rascunhos apenas são editados. |
| "O valor deve ser maior que zero. O tipo de lançamento determina a direção do impacto no orçamento." | Sem valores com sinal — escolha o tipo que carrega a direção. |
| "Motivo é obrigatório. Informe a justificativa de negócio para esta alteração orçamentária (requisito de auditoria SOX)." | Escreva a frase de que um revisor precisa. "Ajuste" não é um motivo. |
| "Esta redução tornaria o Orçamento Efetivo negativo. A redução máxima para esta Linha Orçamentária é …" | Reduza até o máximo informado, ou divida a mudança de outra forma. |
| "Lançamentos de Transferência devem ter um Lançamento de Referência pareado. Crie transferências pelo formulário de Lançamento Orçamentário para garantir que os dois lados sejam criados de forma atômica." | Nunca crie metade de uma transferência manualmente — o formulário cria os dois lados juntos. |
| "As Linhas Orçamentárias de Origem e Destino devem ser diferentes." | Uma transferência para si mesma não move nada. |
| "Lançamentos de Transferência não podem ser editados. Crie uma Redução para reverter o efeito e, em seguida, crie uma nova Transferência." | Desfaça uma transferência pelo rastro, não pela exclusão. |
| "Este lançamento orçamentário foi aprovado e não pode ser modificado. Crie um novo lançamento para fazer ajustes adicionais." | Alterações aprovadas são histórico permanente. |
| "Lançamentos orçamentários aprovados não podem ser excluídos. Eles fazem parte do rastro de auditoria permanente." | A exclusão para de funcionar na aprovação — por design. |
Erros comuns a evitar
| Erro | Por que prejudica | Faça isto em vez disso |
|---|---|---|
| Reabrir o orçamento inteiro para mudar um número | Bloqueado assim que algo é comprometido — e mesmo quando possível, reescreve o plano silenciosamente | Uma linha alterada = um Lançamento Orçamentário com seu motivo |
| Informar um valor negativo para reduzir | Recusado — os valores são sempre positivos | O Tipo = Redução já carrega a direção |
| Criar as duas metades de uma transferência como lançamentos separados | As metades manuais são recusadas — transferências desemparelhadas não podem existir | Use o fluxo de transferência do formulário de Lançamento Orçamentário: os dois lados, uma ação, vinculados |
| Um motivo escrito para si mesmo ("movendo dinheiro") | O motivo é a resposta da auditoria, anexada permanentemente | Descreva a tendência, a origem dos fundos e o contexto da aprovação |
| Corrigir um lançamento aprovado incorreto pedindo sua exclusão | Impossível — lançamentos aprovados são permanentes | Crie o lançamento oposto (com um motivo que diga "reverte o BE-…"), depois o lançamento correto |
O que vem a seguir
- Entendendo os Orçamentos — onde o Orçamento Efetivo se encaixa.
- Aplicação de Orçamento em Ordens de Compra — o que o teto alterado controla.
- Relatórios de Utilização de Orçamento — acompanhando a tendência que motiva as alterações.
Perguntas frequentes
Porque aí o você de dezembro não conseguiria provar o que o você de janeiro prometeu. O valor original permanece congelado; as alterações registram a mudança e seu motivo. Essa separação é o que torna o orçamento auditável — e o que permite que os relatórios de variação comparem plano vs. plano revisado vs. realizado.
Transferências aprovadas são imutáveis: crie uma Redução na linha que recebeu o valor por engano e uma nova Transferência para a linha correta (ou uma transferência de estorno). O rastro mostra o erro e a correção — que é exatamente para isso que serve um rastro.
Quem quer que o processo de aprovação da sua organização direcione — normalmente o controller ou o CFO. As reduções dispensam aprovação por padrão; apenas os lançamentos que aumentam o teto de uma linha (suplementos, transferências) aguardam uma assinatura.
Lançamentos pendentes são o estágio editável — e se um já avançou além disso, a ação Reabrir e Editar o redefine: "Lançamento orçamentário reaberto para edição. Status de aprovação redefinido para Pendente." Já aprovado, porém, o lançamento é permanente; as correções viram novos lançamentos.
Na aprovação. Os Aumentos Aprovados e as Reduções Aprovadas da linha são recalculados a partir de todos os seus lançamentos aprovados, e a fórmula do Orçamento Efetivo é atualizada instantaneamente — a próxima ordem de compra é verificada em relação ao novo teto. Lançamentos pendentes não mudam nada ainda.
Não — transferências movem fundos entre duas linhas de contas contábeis dentro do mesmo orçamento. Entre orçamentos diferentes, use uma Redução em um e um Suplemento no outro, com motivos que façam referência um ao outro.
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